Digital Workplace: von der Corona-Transformation zur Digitalstrategie

Natürlich – Digitalisierung ist keine Erfindung seit der Corona-Krise. Die Anforderungen einer globalen Belegschaft, also z.B. Zusammenarbeit über große Entfernungen, ständige mobile Kommunikation, Home Office oder flexible Arbeitszeiten, stellen Unternehmen seit einiger Zeit vor besondere Herausforderungen – und Chancen. Erfolgs-Schlüssel hierfür ist die digitale Transformation. Und diese hat durch Covid-19 eine rasante Beschleunigung erfahren. Die Nachfrage nach entsprechenden Lösungen war und ist plötzlich akut und eine schnelle Akzeptanz unerlässlich. Auch in 2021 ist weiterhin eine schnelle Implementierung von Lösungen für den digitalen Arbeitsplatz gefragt – aber mit einem Jahr Erfahrung werden Organisationen und Unternehmen ihren Fokus vermutlich wieder auf ihre langfristigen strategischen und planerischen Ziele richten. Lesen Sie im Folgenden unsere Ideen und Empfehlungen dazu.

Die drei Säulen der digitalen Transformation am Arbeitsplatz

1.) Strategie

Die Umstellung auf den digitalen Arbeitsplatz im Jahr 2020 wurde weniger durch strategische Überlegungen als vielmehr durch die Not getrieben. Jetzt, wo wir digitale Tools haben, die Homeoffice und distanziertes Arbeiten möglich machen, müssen wir entscheiden, wo sie in unsere langfristigen digitalen Pläne passen und wie wir das Beste aus unseren Investitionen herausholen können. In einigen Fällen werden wir entscheiden, dass wir andere Lösungen für den digitalen Arbeitsplatz benötigen, oder wir werden feststellen, dass einige der implementierten Lösungen nicht unseren Bedürfnissen oder langfristigen Zielen entsprechen. Darüber hinaus haben sich viele Unternehmen auf isolierte Lösungen wie MS Teams konzentriert oder sich nur auf Kommunikations- bzw. VPN-Tools beschränkt, anstatt einen ganzheitlichen Ansatz zu entwickeln. In Zukunft werden sich die Ziele für den digitalen Arbeitsplatz darauf konzentrieren, die richtigen Tools und Lösungen zu finden und ganzheitlichere Ansätze für die Bedürfnisse des digitalen Arbeitsplatzes zu entwickeln, je nach Geschäfts-, Sicherheits- und Arbeitsanforderungen. 2021 wird das Jahr der digitalen Arbeitsplatzstrategie sein.

2.) Governance

So wie die digitale Strategie angesichts der Notwendigkeit des Homeoffice in den Hintergrund trat, wich die Governance lockeren Regeln und offenen Strukturen. Dies wird sich langfristig sowohl für Unternehmen als auch für ihre Mitarbeiter als Gewinn erweisen. Unternehmen wurden durch die Corona-Pandemie auf unangenehmes Terrain gezwungen, aber die gewonnene Flexibilität wird wahrscheinlich ein Segen für die Produktivität sein. Unternehmen müssen jedoch weiterhin ihre Infrastruktur schützen - ob zentralisiert oder nicht - und den Datenschutz und die Datensicherheit gewährleisten. Wie der Bericht "6 Trends on the Gartner Hype Cycle for the Digital Workplace, 2020" von Gartner berichtet, lautet einer der Trends von 2020 "Bring your own thing to the digital workplace." Das bedeutet, dass viele mitarbeitereigene Geräte wie "Fitnessbänder, smarte Lampen, Luftfilter, Sprachassistenten, smarte Ohrstöpsel" oder auch Mobiltelefone, Tablets und Laptops nun mit Unternehmenssystemen verbunden sind oder regelmäßig mit diesen interagieren. Für die Unternehmens-IT stellt sich die Frage, wie sie die Sicherheit ihrer Umgebung und den Datenschutz gewährleisten kann. Dies könnte VPNs, Genehmigungsprozesse und die Definition, wie und wann bestimmte Geräte mit Unternehmenssystemen verwendet werden dürfen, mit sich bringen. All das sind Governance-Fragen, die das Rückgrat einer jeden Strategie für den digitalen Arbeitsplatz bilden werden.

3.) Prozessautomatisierung

Sobald die Strategie- und Governance-Fragen geklärt sind, möchten Unternehmen die Prozesse für den Zugriff auf digitale Arbeitsplatzlösungen, die Installation und Verwaltung von Sicherheits- und Datenschutzprotokollen und gegebenenfalls die Genehmigung und das Onboarding der Nutzung von mitarbeitereigenen Geräten für den Zugriff auf die Unternehmens-IT automatisieren. Dieser Schritt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter ohne unnötige Verzögerungen oder bürokratische Hürden arbeiten können. Außerdem erhöhen sich dadurch die Produktivität und die allgemeine Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Zur Prozessautomatisierung gehören auch Marktplätze für Unternehmens-Apps sowie ein robustes Intranet, in dem Prozesse kommuniziert und dokumentiert werden können und Mitarbeiter unabhängig von Ort und Zeit an geschäftskritischen Aktivitäten zusammenarbeiten können.

Digital Workplace: von der Pandemie zur Strategie

Wie nutzen Sie nun die aktuelle Situation am besten und entwickeln eine langfristige und nachhaltige digitale Arbeitsplatzstrategie? Hier einige Empfehlungen.

1. Bewerten Sie die Erfahrungen der Mitarbeiter. Haben die Tools, die Sie während Corona oder sogar davor implementiert haben, einen Mehrwert für deren Arbeitsleben gebracht? Können sie schneller und effektiver arbeiten? Sind sie in der Lage, einfacher zu kommunizieren, wichtige Informationen auszutauschen und bessere, intelligentere Entscheidungen zu treffen? Sind die Tools intuitiv, benutzerfreundlich und einfach zu bedienen? Wenn ja, großartig! Wenn nicht, dann ist es an der Zeit, sich nach neuen und besseren Optionen umzusehen.
   
   
2. Finden Sie heraus, was Sie haben. Eine der Herausforderungen für jeden digitalen Arbeitsplatz ist die Schatten-IT, d. h. kostengünstige Cloud-basierte Lösungen, die möglicherweise nicht über die normalen Kanäle eingeführt wurden und nicht Teil Ihrer Planung sind. Dazu können Kommunikations-Tools wie Zoom, Slack, Discord, Schreib- und Kollaborations-Tools wie Evernote und viele andere gehören. Finden Sie diese Lösungen und fügen Sie sie Ihrem Inventar der digitalen Arbeitsplatz-Tools hinzu. Diese Liste ist der Schlüssel für Ihre nächsten Schritte, um zu entscheiden, was Sie auf der Grundlage von Kosten, Mitarbeitererfahrung und Arbeitsplatzbedarf behalten möchten.
   
   
3. Entscheiden Sie sich für langfristige Ziele für den digitalen Arbeitsplatz. Vielleicht hat Sie die Corona-Krise von der Idee des Home Office überzeugt, und Ihr Ziel ist es nun, es so zu gestalten, dass jeder von zu Hause aus arbeiten kann. Vielleicht möchten Sie ein hybrides Modell beibehalten, das denjenigen, die es wirklich brauchen, Flexibilität bietet, aber eine Bürokultur beibehält. Oder vielleicht benötigt Ihr Unternehmen mobile, weltweit erreichbare Arbeitsplätze. Was auch immer der Fall sein mag, daraus ergibt sich Ihre Strategie: Wie soll Ihr Arbeitsplatz in zehn Jahren aussehen und funktionieren, und wie wollen Sie dorthin gelangen.
   
   
4. Etablieren, zentralisieren und automatisieren Sie wichtige Prozesse. Ob es sich um einen App-Store handelt, der Mitarbeitern einen einfachen und schnellen Zugriff auf Tools und Lösungen ermöglicht, oder um zentralisierte Onboarding- und Schulungsprozesse – Ihr digitaler Arbeitsplatz erfordert automatische Prozesse. Lösen Sie Tickets, Warnungen und E-Mails aus, wenn neue Mitarbeiter an Bord kommen, wenn bestehende Mitarbeiter ihre Rolle ändern oder wenn neue Tools und Prozesse implementiert werden. Mit Tools wie einem Intranet können Mitarbeiter schnell und einfach auf ständig aktualisierte Informationen und Anwendungen zugreifen, wo und wann immer sie diese benötigen.

Wie auch immer Sie sich entscheiden, das Problem der Strategie anzugehen, stellen Sie sicher, dass Sie über die richtigen Werkzeuge und Prozesse verfügen, um diese Strategie zu unterstützen.

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