Corona Learnings – wie digitales Arbeiten über die Krise hinaus gelingt

Die Corona-Krise hat unsere Arbeitswelt über Nacht grundlegend verändert. Flächendeckendes Homeoffice statt Präsenzkultur und virtuelle Meetings statt Dienstreisen – digitales Arbeiten ist zum New Normal geworden und wird es auch über das Ende der Krisenzeit hinaus bleiben.

Wie es Unternehmen gelingt, diesen Wandel erfolgreich zu gestalten, zeigt dieser Blogartikel.

Digitalisierungsbeschleuniger Corona

Was für viele Unternehmen bis vor ein paar Monaten undenkbar erschien, machte die Corona-Pandemie von heute auf morgen möglich: jeder fünfte Deutsche arbeitete während der Hochzeit der Corona-Phase im April 2020 überwiegend aus dem Homeoffice heraus¹. Im Jahr 2018 waren es gerade mal 5 %. Nach rund vier Monaten digitalem Arbeiten unter Pandemiebedingungen ziehen mehrere Studien nun eine erste Bilanz. So untersuchte das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO die Auswirkungen der Corona-Krise auf die Arbeitswelt und stellt fest: Arbeits- und Kooperationsprozesse sind insgesamt deutlich stärker virtualisierbar als bisher angenommen². 72 % der befragten Unternehmen gaben an, Kundendialoge aktuell problemlos virtuell abzubilden. 57 % führten Bewerbungsgespräche erstmalig digital durch und weitere 62 % setzten auch bei Mitarbeitergesprächen auf Zoom, MS Teams & Co. Auch das Münchener Ifo-Institut zieht in einer aktuellen Umfrage eine positive Zwischenbilanz und stellt fest, dass 54 % der befragten Unternehmen Homeoffice als Arbeitsform dauerhaft ausbauen wollen.³ Als eines der ersten Unternehmen weltweit verkündete Twitter bereits Mitte Mai unter dem Hashtag #LoveWhereverYouWork, dass Angestellte auch über die Corona-Zeit hinaus im Homeoffice arbeiten könnten. Erste deutsche Großkonzerne wie Siemens ziehen nun nach. 

„Diese Ergebnisse sind beeindruckend“, so Norbert Bader, Experte für New Work und digitale Zusammenarbeit bei USU. „Wir erleben eine großflächige Beschleunigung der Digitalisierung von Arbeit und Kollaboration – und das in einer Geschwindigkeit, die bis vor kurzem noch undenkbar war.“
Das Ziel der Entwicklung ist klar: weg vom „Normalfall Büro“ hin zu „Hybrid Work“  – einem Mix aus klassischer Büroarbeit und Remote Work in dezentralen und verteilten Teams. Alles gebündelt und orchestriert in einem Digital Workplace.

Aus digitalen Notlösungen müssen nachhaltige Strategien entstehen

Viele Unternehmen stehen nun vor der Frage, wie sich die Erfahrungen und Taktiken der letzten Monate in ein nachhaltiges Konzept zur digitalen Zusammenarbeit übertragen lassen. Während der Krisenzeit waren vor allem schnelle und pragmatische Lösungen gefragt und so drückte sicher mehr als eine IT-Abteilung beide Augen zu, wenn die morgendliche Teamabstimmung über Whatsapp lief. Langfristig gesehen sind jedoch klare und sichere Konzepte gefragt, die definieren, wie das Arbeiten im virtuellen Raum gelingen kann. Aus unserer Sicht sind die folgenden vier Punkte zentral für den Erfolg eines Digital Workplace:

1. Schaffen Sie eine nachhaltige digitale Infrastruktur

Schon 2002 ließ Jeff Bezos seine Mitarbeiter wissen: Jeder Developer wird gefeuert, der seine Lösungen nicht so entwickelt, dass auch Dritte sie jederzeit nutzen können. Das bedeutet: Anwendungen ohne Schnittstellen sind keine geeigneten Bausteine in einer modernen IT-Architektur. Dies gilt auch für die Einführung eines Digital Workplace. Die meisten Unternehmen haben bereits Einzellösungen im Einsatz, die die digitale Zusammenarbeit unterstützen. Teammeetings finden über MS Teams, Zoom oder Webex statt, Wissen und Informationen werden in Sharepoint oder Content Management Systemen abgelegt, Prozesse werden über ERP-Systeme abgebildet. Das Problem dabei: alle Lösungen existieren nebeneinander, kommunizieren nicht miteinander und sind nicht über eine einheitliche Oberfläche bedienbar. Die Folge sind Medienbrüche, Mehrfach-Logins und Zeitverlust durch aufwändige Suchen nach dem richtigen Ablageort für Informationen.

Ein echter Digital Workplace bricht diese einzelnen Silos konsequent auf und schafft eine zentrale Stelle, an der unternehmensweit Wissen, Prozesse und Zusammenarbeit digital abgebildet werden können:

Unser Tipp: Setzen Sie bei der Technologieauswahl auf flexible und erweiterbare Plattformlösungen wie Liferay DXP. Die Digital Workplace Lösung auf Open-Source-Basis bringt im Standard eine Vielzahl moderner Werkzeuge und Services mit und bietet durch die Struktur in Microservices gleichzeitig maximale Flexibilität und Erweiterbarkeit. Wie die Einführung  gelingt, zeigt unsere Infografik "In 6 Schritten zum Digital Workplace". 

2. Machen Sie Datenschutz zu einer Priorität

Eine zentrale Herausforderung bei der Einführung eines Digital Workplace ist die Gewährleistung von Datenschutz. Homeoffice und Remote-Arbeit können Risiken wie Datenmissbrauch oder unzulässige Einflussnahme durch Dritte bei der Verarbeitung personenbezogener Daten vergrößern. Wichtig: eine klare gesetzliche Regelung für die datenschutzrechtliche Zulässigkeit von Telearbeit und mobilem Arbeiten gibt es nicht und muss in jedem Einzelfall vom Arbeitgeber entschieden werden. Erhöhte Vorsicht ist hier bei der Verarbeitung besonders schützenswerter Daten wie Beschäftigtendaten oder Sozialdaten gegeben. Eine hilfreiche Übersicht über Datenschutz-Risiken und Kontrollpflichten für Unternehmen bietet der Datenschutz-Wegweiser des Bundesbeauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit.

Unser Tipp: Holen Sie sich bereits in der Planungsphase einen Datenschutzexperten mit ins Team, der auf etwaige Risiken hinweist und passende Lösungen direkt in die Konzeption eines Digital Workplace mit einfließen lässt. Setzen Sie bei der Technologieauswahl auf Lösungen, die Ihren Weg zur DSGVO-Compliance durch vorintegrierte Funktionen wie Datenexporte, Datenlöschungen und Benutzerberechtigungen deutlich erleichtern. Und last but not least: Führen Sie regelmäßige Schulungen und Fortbildungen Ihrer Mitarbeiter zum datenschutzgerechten Umgang mit mobilen Geräten und Informationen durch.

3. Gestalten Sie eine digitale Unternehmenskultur

Die technische Infrastruktur bildet die Grundlage für digitale Zusammenarbeit. Doch Tools und Technologien allein machen noch keinen echten Digital Workplace aus. Aus unserer Sicht ebenso wichtig ist es, die Unternehmenskultur von Anfang an in den virtuellen Raum zu übertragen. Nur so schaffen Sie eine echte Akzeptanz für den Digital Workplace. Doch wie kann dies gelingen? Wie können Mitarbeiter emotional an das Unternehmen gebunden werden obwohl man sich seltener trifft? Wie fördert man die Zusammenarbeit im Team wenn alle Prozesse vermehrt virtuell ablaufen?

5 Tipps für die Einführung einer digitalen Unternehmenskultur:

1. Beziehen Sie Mitarbeiter aktiv in den Wandel ein, indem Sie Stakeholder aus allen Unternehmensbereichen an der Konzeption des Digital Workplace beteiligen und regelmäßig Zufriedenheitsumfragen durchführen
2. Legen Sie Richtlinien für die virtuelle Zusammenarbeit fest (Online-Präsenzzeiten, Security-Regelungen, Equipment etc.)
3. Führen Sie einen Kodex für virtuelle Meetings ein, der Rahmenbedingungen klar vorgibt (Meeting-Rhythmen, Video statt Voice, Definition einer Agenda etc.)
4. Finden Sie virtuelle Alternativen zum Plausch in der Büroküche (z.B. virtuelle Kaffeepäuschen, After-Work Hang-outs oder gemeinsame Gaming-Sessions)
5. Schaffen Sie Sichtbarkeit für Management-Themen, z.B. durch kurze Videobotschaften der Geschäftsführung

Noch mehr Tipps haben wir in unserem kostenfreien Praxisguide „So gelingt der Digital Workplace“ für Sie zusammengefasst.

4. Bilden Sie das Management in Remote-Führung aus

Remote-Arbeit und Homeoffice stellen insbesondere Führungskräfte vor neue Herausforderungen. Zentral ist es, Mitarbeiter zum eigenverantwortlichen Handeln und Entscheiden zu befähigen – und gleichzeitig Zielsetzungen und Strategien transparent zu kommunizieren. Zusätzlich müssen Mitarbeiter auf dem Weg in die Digitalisierung mitgenommen und Akzeptanz für neue Technologien und Prozesse geschaffen werden. Um dies zu gewährleisten, sollten Teamleitung und Management regelmäßig in Remoteführung gecoacht werden. 

Konkret bedeutet das:

• Verabschieden Sie sich von klassischen Führungsmodellen der Mitarbeitersteuerung und Präsenzzeiten. Was zählt sind messbare Ergebnisse und ob sie innerhalb des definierten Zeitrahmens und der gewünschten Qualität geliefert werden
• Kommunizieren Sie Ziele und Strategien noch klarer, z.B. mit Hilfe von agilen Management-Methoden wie OKR (Objectives and Key Results)
• Stellen Sie den Informationsfluss Top-Down und auch Bottom-Up sicher
• Gehen Sie als Führungskraft als gutes Beispiel in der Nutzung digitaler Tools voran
• Leben Sie eine offene Fehlerkultur vor
• Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern und deren Fähigkeiten

Fazit: Bleiben Sie agil und bewahren Sie einen kühlen Kopf

Das zentrale Learning aus der Krise für die Arbeitswelt ist klar: viele Prozesse sind schneller, einfacher und in größerem Maße digitalisierbar als bislang angenommen. Viele Unternehmen haben in kürzester Zeit mit viel Kreativität, Mut und auf agile Weise die Digitalisierung von Arbeitsplätzen vorangebracht. Dieses Momentum sollten wir auch über die Krisenzeit hinaus beibehalten und nicht leichtfertig in alte Strukturen zurückkehren. Hat die Corona-Zeit doch gezeigt, dass wir auch in dezentralen Remote-Strukturen produktiv arbeiten und wettbewerbsfähig bleiben. Wichtig ist nun jedoch, ad hoc definierte digitale Prozesse in einen klaren strategischen Fahrplan für die digitale Zukunft des eigenen Unternehmens zu überführen und auf flexible und nachhaltige technologische Lösungen für die digitale Zusammenarbeit zu setzen. Wir hoffen, der Blogartikel hat erste Denkanstöße für einen solchen Fahrplan gegeben.

Falls Sie sich weiterführend zur digitalen Zusammenarbeit informieren möchten, empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper „Vom statischen Intranet zum Digital Workplace“ – viel Spaß bei der Lektüre!

Quellen:

1. https://www.handelsblatt.com/politik/deutschland/studie-homeoffice-boom-koennte-corona-pandemie-ueberdauern/26002678.html?ticket=ST-6785193-c3iD0jSg77egWUve7gij-ap4
2. https://www.iao.fraunhofer.de/lang-de/presse-und-medien/aktuelles/2298-corona-beschleuniger-virtuellen-arbeitens.html
3. https://www.faz.net/aktuell/karriere-hochschule/buero-co/der-siegeszug-des-homeoffice-16859055.html