Was ist Schatten-IT? Und warum sollte ich mich darum kümmern?

Schatten-IT (zu Englisch: Shadow-IT) bezieht sich auf Hard- und Software, die Mitarbeiter einsetzen, ohne dass diese von der IT-Abteilung geprüft oder genehmigt wurden. Die Zunahme cloudbasierter und oft kostenloser Programme führt zu immer mehr solcher unkontrollierten IT-Lösungen.

Cloud-Computing erweitert den Anwendungsbereich der Schatten-IT

On-Premises-Installationen erfordern normalerweise Administratorrechte, Passwörter und Support. Daher wird die IT zu einem bestimmten Zeitpunkt im Prozess, in der Regel sehr früh, in die Bereitstellung, Ermittlung oder Verwaltung der Software eingebunden.

Durch das immer schnellere Wachstum und die zunehmende Verbreitung von Cloud- und SaaS-Software und -Dienstleistungen in Unternehmen wird die Schatten-IT immer wichtiger und zentraler für das Software Asset Management. Sofern es sich nicht um eine Hybridlösung handelt, erfordern Cloud Services nicht die gleiche Intervention und Unterstützung wie On-Premises-Installationen (zumindest nicht so frühzeitig).

Schatten-IT oder "Shadow Cloud" (je nach Fall) kann so klein sein wie ein einzelner Mitarbeiter, der Abonnementsoftware mit der Firmenkreditkarte kauft. Oder aber so groß wie eine ganze Geschäftseinheit, die eine neue SaaS-Lösung auswählt und einführt, ohne die IT zu konsultieren.

Warum sollte ich mich für Schatten-IT interessieren?

Das Problem mit der Schatten-IT ist nicht ihre Existenz - sondern ihr Ausmaß. Wenn Sie nicht darauf achten, wird sie wie Unkraut in einem ansonsten gut gepflegten Garten wachsen. Wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen flexibel auf die sich ändernde Geschäftsumgebungen reagieren kann, sollten Sie in der Lage sein, die Kosten zu planen und zu kontrollieren.

Die nicht ausgerichtete Einführung von Cloud-Services führt zu:

• Doppelten SaaS-Käufen
• Redundante SaaS-Services
• Nicht genutzte und nicht ausgelastete Lizenzen
• Einer starken Zunahme der damit verbundenen Gebühren

Ist Schatten-IT etwas, wovor man Angst haben muss?

Nein. Schatten-IT ist einfach ein Ergebnis von Unternehmensanforderungen und nicht von IT-Prozessen, wenn es darum geht die Kauf- und Bereitstellungsentscheidungen für Technologien zu bestimmen. Aber wenn Sie nicht anfangen die Schatten-IT zu verwalten, können die Dinge schnell außer Kontrolle geraten.

Schatten-IT schnell zu einem kostspieligen und komplexen Problem werden. Ein Problem. mit dem sich die Software Asset Manager auseinandersetzen müssen (zusätzlich zu all den anderen lustigen Problemen, die sie bereits zu lösen versuchen).

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Wie sollte ich die Schatten-IT verwalten?

Das ist eine etwas größere Herausforderung. Sind Sie mit Kommunikationssilos in Ihrem Unternehmen konfrontiert? Dann ist die Überwindung dieser Silos Ihre größte Hürde. Die regelmäßige Zusammenarbeit mit Stakeholdern beim Softwareeinkauf kann dazu beitragen, Schattenseiten der IT aufzudecken und zu einem besseren Software Lizenzmanagement zu führen.

Hier sind 3 Strategien, mit denen Sie die Schatten-IT in Ihrem Unternehmen verwalten können:

1) Schatten-IT identifizieren

Ich kenne keinen einzigen Mitarbeiter, der mit seinem eigenen Geld Software für die Arbeit kaufen würde. Das bedeutet, dass immer eine „Geldspur“ existiert. Spesen- und Kreditkartenabrechnungen können Sie über die jüngsten Softwarekäufe informieren. So können Sie eingrenzen, welche Cloud-Plattformen innerhalb des Unternehmens eingesetzt werden.

2) Richtlinien entwickeln 

Zu viele Unternehmen haben veraltete Richtlinien bezüglich ihrer Software. Die meisten unterliegen Ausgabenhöchstgrenzen (d.h. wenn Software mehr als 500 Dollar kostetet, muss die IT-Abteilung beteiligt sein). Dies funktioniert bei den meisten Cloud-Diensten einfach nicht. Insbesondere bei Diensten mit niedrigeren "monatlichen" Gebühren, die unter die festgelegten Schwellenwerte in den alten Verträgen fallen.

Mussten Ihre Richtlinien aufgrund der neuen DSGVO aktualisiert werden? Falls nicht ist mit ziemlicher Sicherheit eine Überprüfung angesichts dieser neuen "SaaS-Weltordnung" nötig. Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien geändert werden. So gewährleisten Sie ein effektives Management, ohne den Innovationsimpuls in Ihrem Unternehmen einzuschränken.

Die vorgeschriebene Berichterstattung über neue Softwarekäufe wird (nachträglich) dazu beitragen, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Sie ermöglichen Ihren Geschäftseinheiten, neue Software zu erwerben, ohne bürokratische Hindernisse zu überwinden.

3) Software Asset Management Tools einführen

Obwohl das Problem der Schatten-IT wie eine neue, größere und kostspieligere Grippe des letzten Jahres erscheint, ist die Lösung glücklicherweise bekannt. Holen Sie sich ein SAM-Tool. Ein Software Lizenzmanagement-Tool und ein IT Asset Management-Tool sind Ihre ersten und besten Verteidigungslinien gegen die Überraschung bei Ihren SaaS-Ausgaben. Diese Tools geben Ihnen Einblicke und Informationen in Ihre IT-Umgebung - sowohl vor Ort als auch in der Cloud - die Sie für die Verwaltung und Kontrolle des Lizenzkaufs benötigen.

Und was jetzt?

Jetzt, da Sie mehr über die Probleme und Verwaltungsstrategien für Schatten-IT informiert sind, können Sie diesem Problem mit einem fundierten Ansatz begegnen. Durch die Anwendung der Tools und Strategien, die Sie bereits in Ihrem Arsenal haben, und die Anschaffung einer Cloud-Software-Asset-Management-Lösung können Sie ein helles Licht auf Ihre IT-Umgebung werfen und die Schatten loswerden.