Warum Sie jetzt auf einen Digital Workplace setzen sollten

Das Coronavirus beherrscht aktuell die Medien sowie das öffentliche und private Leben. Schulen und Kindertagesstätten sind geschlossen, viele Läden bieten nur noch Onlinebestellungen an und Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter ins Homeoffice. Was bis vor kurzem noch als „Arbeitsplatz der Zukunft“ betitelt wurde, wird über Nacht für zahlreiche Arbeitnehmer zur Realität und stellt sowohl Organisationen als auch einzelne Mitarbeiter vor Herausforderungen. Um auch weiterhin eine effiziente Zusammenarbeit von Mitarbeitern zu gewährleisten, sind die richtigen Tools und Plattformen gefragt. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie aus dem provisorischen Homeoffice einen modernen Digital Workplace machen – und damit auch über die aktuelle Krisenzeit hinaus einen echten Mehrwert für Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen schaffen.

Die aktuelle Lage zeigt: nicht jedes Unternehmen ist darauf vorbereitet, ein ortsunabhängiges, flexibles Arbeiten effizient zu gewährleisten. Die erste und größte Hürde ist es, eine geeignete technische Infrastruktur zu schaffen. Ein dezentraler Zugriff auf alle relevanten (Firmen-)Systeme und -Dokumente außerhalb des Unternehmensnetzwerks ist unabdingbar. Eine weitere Herausforderung liegt darin, dass Informationen plötzlich nicht mehr so schnell mit Kollegen über den Schreibtisch hinweg geteilt werden können oder Entscheidungen nicht mehr fix und informell im persönlichen Plausch in der Kaffeeküche getroffen werden. Zuletzt fehlen zu Beginn auch wichtige Rahmenbedingungen wie ein ergonomischer Schreibtisch und Bürostuhl, hinreichend Helligkeit oder technisches Equipment in Form von Bildschirmen, Dockingstations & Co. Erst sie machen den Arbeitsplatz zu Hause zu einem guten, in dem wir über längere Zeit effizient und gesund arbeiten können.

Remote Arbeit – eine Herausforderung für die IT

Quasi über Nacht Remote-Arbeitsplätze einzurichten, ist für viele Unternehmen daher eine große Herausforderung. Vor allem die IT-Abteilung hat in diesen turbulenten Zeiten kurzfristig alle Hände voll zu tun, um Mitarbeiter schnell von zu Hause aus arbeitsfähig zu machen. Laptops werden gekauft und verteilt, VPN Zugänge werden eingerichtet und Softwarelösungen für eine verbesserte, dezentrale Zusammenarbeit werden bereitgestellt. Glücklicherweise gibt es mittlerweile eine Vielzahl an professionellen Tools, die die Zusammenarbeit von dezentralen Teams erleichtern.

• Für Chat und Webmeetings eignen sich Tools wie z.B. Slack, Microsoft Teams oder Skype, die Telefonie, (Gruppen-)Chats, das Teilen von Dokumenten und Screen-Sharing ermöglichen
• Für das Verwalten von Projekten und Aufgaben haben sich z.B. Asana, Trello oder Jira bewährt, die ein großes Set an Collaboration-Möglichkeiten für dezentrale Teams bieten
• Gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und diese ortsunabhängig in der Cloud zu speichern ermöglicht z.B. Google Docs
  
  

Einen Schritt weitergehen – mit einem Digital Workplace

Eine ganzheitlichere Lösung bietet der sogenannte Digital Workplace. Dabei handelt es sich um eine moderne Intranetlösung, die eine Vielzahl an Werkzeugen, Informationen und Services auf einer zentralen Plattform für alle Mitarbeiter ortsunabhängig bereitstellt. Gerade für große, global aufgestellte Unternehmen schafft ein Digital Workplace die passenden Rahmenbedingungen für ein kollaboratives Arbeiten – über alle Länder, Fachabteilungen und Sprachgrenzen hinweg. Im Gegensatz zu statischen Intranetlösungen, deren Fokus vor allem auf der Bereitstellung von allgemeinen Informationen an die Mitarbeiter liegt, verfolgt der Digital Workplace einen interaktiven Ansatz. Mitarbeiter erhalten individuell auf sie zugeschnittene Informationen und können diese und eigene Inhalte mit anderen Mitarbeitern teilen und bearbeiten. Nicht umsonst sprechen viele Firmen auch vom „Social Intranet“ – da nach dem Vorbild der sozialen Medien Austausch und Interaktion im Vordergrund stehen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Digital Workplace sind sogenannte Employee Self-Services, also digitale Service-Angebote für Mitarbeiter, die analoge vor-Ort Services ersetzen. So können Mitarbeiter im Digital Workplace beispielsweise ihre KPIs nachverfolgen, Jahresgespräche terminieren oder Gehaltsabrechnungen abrufen. Dies spart Ressourcen – sowohl auf Seiten der Mitarbeiter als auch auf Seiten des Fachbereichs. Darüber hinaus bieten Digital Workplaces eine große technische Flexibilität, mit der sich weitere Software-Systeme wie ERP oder CRM schnell und einfach integrieren lassen. Dadurch werden an zentraler Stelle alle relevanten Firmendaten für alle Mitarbeiter verfügbar.

Der Digital Workplace stellt erstmalig den mündigen Mitarbeiter konsequent in den Fokus. Nicht Präsenzzeiten und Stempelkarten entscheiden über den Unternehmenserfolg, sondern das individuelle Commitment eines jeden Mitarbeiters.

 Die wichtigsten Vorteile eines Digital Workplace auf einen Blick:

• Schnell: Informationen und Wissen können schnell und einfach geteilt werden
• Einfach: Intuitive Softwarelösung, mit der jeder Mitarbeiter ohne große Schwierigkeiten arbeiten kann
• Effektiv: Zeitintensive Faktoren wie Mehrfach-Logins, Systembrüche oder aufwändige Suchen werden reduziert, so dass Entscheidungen in Echtzeit getroffen und technische Hürden abgebaut werden
• Flexibel: Ermöglicht orts- und zeitunabhängiges Arbeiten
• Integriert: Alle Software-Systeme befinden sich auf einer Plattform
• Effizient: Schlankere Workflows und somit deutlich schnellere Entscheidungsfindung
• Mitarbeiterorientiert: Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, da privates und berufliches Leben besser in Einklang gebracht werden können
• Sozial: Besserer Austausch, da das Thema Kommunikation sowohl beim Management als auch bei jedem Einzelnen stärker in den Fokus rückt
• Nachhaltig: Schonung der Umwelt, z.B. durch Reduktion der Fahrstrecken, digitaler Rechnungserfassung etc.

Die Einrichtung eines Digital Workplace erfolgt nicht von heute auf morgen. Wichtig ist, alle Fachabteilungen und relevanten Stakeholder in den Prozess mit einzubeziehen und die Einführung dieser neuen Plattform als wichtigen Baustein in der gesamten digitalen Unternehmensstrategie zu begreifen. Doch die aktuellen Herausforderungen sind für viele Unternehmen Anlass, über langfristige und nachhaltige Maßnahmen nachzudenken, mit denen ortsunabhängiges Arbeiten effizient gestaltet werden kann. 

In 5 Schritten zum Digital Workplace

1. Definieren Sie Ihre Anforderungen

Halten Sie fest, welche Prozesse und Services digitalisiert werden sollen und definieren Sie Ihre individuellen Anforderungen an das neue Tool.

2. Binden Sie Stakeholder mit ein

Holen Sie frühzeitig alle relevanten Stakeholder an einen Tisch (Fachbereiche, Geschäftsführung, HR, IT) und erarbeiten Sie gemeinsam eine Zielführung. Dies schafft frühzeitig Synergieeffekte, Verständnis für die Problemstellungen der anderen Stakeholder und hilft, die technische Machbarkeit zu bewerten.

3. Befragen Sie echte Nutzer

Integrieren Sie Ihre Mitarbeiter in den Prozess, denn nichts hilft mehr, als echte Anwender an ihren Arbeitsplätzen zu beobachten und ihre individuellen Probleme per Umfrage zu identifizieren. Dadurch gewinnen Sie echte Einblicke in die Praxis und können Ihre Annahmen frühzeitig validieren.

4. Wählen Sie die geeignete Plattform aus

Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse und Zieldefinitionen wählen Sie nun eine geeignete technische Basis aus. Achten Sie darauf, dass die Anwendung(en) zukunftssicher sind und idealerweise von einem breiten Partner-Ökosystem betreut und gewartet werden können. Damit verschaffen Sie sich Unabhängigkeit von einem Anbieter.

5. Machen Sie den Praxistest

Anforderungen, Prozesse und Arbeitsweisen – und nicht zuletzt auch die Mitarbeiter – sind einem steten Wandel unterworfen. Dies muss sich notwendigerweise auch in Ihrem Digital Workplace widerspiegeln. Entsprechend ist es wichtig, einerseits Anwender in der Praxis kontinuierlich im Blick zu behalten und andererseits eine Lösung zu wählen, die größtmögliche Flexibilität bietet.

Wenn Sie diese fünf Schritte bei der Auswahl Ihre Digital Workplace beachten, legen Sie ein nachhaltiges Fundament für einen modernen Arbeitsplatz, der die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter konsequent in den Mittelpunkt stellt und in turbulenten Zeiten wie diesen die nötige Flexibilität mit sich bringt.