Digitalisierung in mehreren Stufen mit Robotic Process Automation

Digitalisierung ist inzwischen eines der wichtigsten Themen in fast jeder Organisation. Wie kann Robotic Process Automation (RPA) diesen Prozess unterstützen und beschleunigen?

Aus eigenen Erfahrungswerten als Dienstleister in der IT-Beratung wissen wir: Der öffentliche Sektor – aber auch der Finanzsektor – bringen die Problematik mit, dass Systeme oft veraltet sind oder nicht einfach durch neue ersetzt werden können. Dies hat beispielsweise zur Folge, dass keine technischen Schnittstellen existieren oder einzelne Anwendungen nicht ausgetauscht werden können, sodass Effizienz oder Datenqualität darunter leiden können.

Hierzu ein Beispiel: Angenommen, es existiert eine Behörde, die die Daten ihrer betreuten Benutzer in mehreren Systemen pflegt. Dies kann z.B. eine Webanwendung in Form eines Intranets/Extranets für Adresslisten sein, zudem ein fachliches System auf einem Großrechner mit MVS, Daten in einem CRM-System sowie Benutzer in einer ITSM-Software. Ruft ein Benutzer im Benutzerservice dieser Behörde an und möchte seine Stammdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, Bankverbindung) ändern lassen, so muss der Mitarbeiter in der Behörde diese Daten redundant in den zuvor beispielhaft genannten Systemen nachpflegen. Dies ist nicht nur für den Sachbearbeiter umständlich oder kostentreibend, sondern auch fehleranfällig aufgrund der höheren Wahrscheinlichkeit, dass zum Beispiel ein Tippfehler auftritt.

Da entweder keine technische Schnittstelle existiert oder die Umsetzung zu teuer oder zeitaufwändig wäre, ist es nicht möglich, eine Anwendung zu implementieren, in der diese Daten zentral geändert und alle anderen Systeme automatisch aktualisiert werden.

Wie kann RPA dieses Problem der Digitalisierung lösen?

Zurzeit sehr gefragt ist RPA – Robotic Process Automation. Hier gibt es diverse Anbieter, unter anderem UIPath, Automation Anywhere oder Pegasystems.
Unter RPA kann man sich kleine Roboter vorstellen, die im Arbeitsplatzrechner oder auf einem Server sitzen und einfache, sich wiederholende Schritte übernehmen, die bisher ein Mitarbeiter erledigt.

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Attended versus unattended Automation

So kann ein Roboter in Form einer Robotic Desktop Automation (auch Attended Automation genannt) einem Mitarbeiter assistieren und einfache Aufgaben wie das Kopieren von Daten aus einer Excel in eine Anwendung realisieren. Lassen Sie uns zum obigen Beispiel zurückkehren: Eine RDA bietet beispielsweise ein Formular an, über das der Mitarbeiter einer Behörde die Stammdaten des Benutzers anpasst und der Roboter (nach Bestätigung) alle Subsysteme aufruft und die Werte – wie der Mitarbeiter es tun würde – einzeln einträgt. Hierbei „beaufsichtigt“ der Mitarbeiter den Roboter, daher „attended Automation“.

Auf der anderen Seite gibt es noch die Unattended Automation, quasi die unbeaufsichtigte Automatisierung, die im Hintergrund z.B. auf einer Virtuellen Maschine oder auf einem physikalischen Server läuft. Der wichtige Unterschied ist, dass der Roboter ohne den Menschen arbeiten kann. Beziehen wir uns wieder auf den vorherigen Anwendungsfall, dass ein Bürger bzw. Benutzer seine Daten ändern möchte. In dieser Umsetzung stellen wir uns eine in der Digitalisierung fortgeschrittenere Behörde vor, die ihre Prozesse über eine Plattform von Pegasystems abgebildet und automatisiert hat, aber gleichzeitig noch ältere Systeme ohne technische Schnittstellen verwendet.

Nun meldet sich der Benutzer auf der Pega-Plattform dieser Behörde an, startet einen Prozess (auch „case“ genannt) namens „Stammdatenänderung“ und gibt seine neuen Daten ein. Nachdem er oder eine autorisierte Person seine Daten überprüft und bestätigt, läuft der Prozess weiter und führt diverse Aufgaben durch, bis er an den Punkt („stage“) gelangt, an dem die Subsysteme bzw. älteren Systeme aktualisiert werden sollen. Jetzt holt sich der „unattended“, also der unbeaufsichtigte Roboter die Aufgabe aus der Warteschleife und aktualisiert die Personendaten in den älteren Systemen, wie es ein Mitarbeiter auch erledigen würde, beispielsweise per Simulation der Benutzeroberfläche (GUI). Vollständigkeitshalber kann hier im Prozess auch eine Bestätigung an den Benutzer versendet werden, dass seine Daten erfolgreich aktualisiert wurden.

Mehrwert von Robotic Process Automation

Verständlicherweise fragen Sie sich nun, welchen Mehrwert Ihnen RPA bietet. Diese Frage ist jedoch nicht so einfach zu beantworten, da der Nutzen von mehreren Faktoren abhängt. Hierbei spielt es zum Beispiel eine wichtige Rolle, welche Anwendungslandschaft und -fälle vorliegen und welche Kosten mit einer Modernisierung bzw. einer Umsetzung auf technischer Schnittstellenbasis entstehen. Zudem muss eruiert werden, inwiefern RPA für Sie als Lösung in Frage kommt. Denn bei sehr dynamischen, sich täglich/wöchentlich ändernden Benutzeroberflächen, die Elemente enthalten, die nicht durch eine ID oder bestimmten Eigenschaften fest zuzuordnen sind, ist RPA gegebenenfalls nicht die ideale Lösung.

RPA bietet eine erste Stufe der Digitalisierung, wobei diese nicht als eine „halbe Lösung“ angesehen werden sollte. Von Seiten der IT wird eine Lösung angestrebt, bei der Anwendungen über technische Schnittstellen (API’s), ohne Simulation von Benutzeroberflächen sicher und verschlüsselt miteinander kommunizieren. Dennoch ist RPA ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung und bringt viele Vorteile wie Kosten-/Zeitersparnisse und eine höhere Datenqualität mit.

Entwicklung in der Pega RPA Welt

In der aktuellen Version 19.1 (Stand November 2021) wird Pega RPA im Umfeld MS Visual Studio entwickelt. Pega stellt hierzu entweder ein Plugin für Visual Studio oder ein Gesamtpaket zur Verfügung. Was die Integrated Development Environment (IDE) angeht, handhabt Pega das genauso wie die UIPath-Lösung, die ebenfalls mit einem MS Visual Studio Plugin entwickeln.

Wie geht man nun in der Entwicklung vor?

Nach den Analysen sollte bekannt sein, mit welcher Technologie eine Anwendung funktioniert und wie sie in den Prozessen genau verwendet wird.

Entsprechend dieser Informationen müssen zunächst Adapter angebunden werden, beispielsweise der WebAdapter für Anwendungen, die über den Internet Explorer laufen, der UniversalWebAdapter für Anwendungen, die über Chrome oder Firefox aufgerufen werden oder der WindowsAdapter für lokale Windows-Anwendungen. In diesen Adaptern wird genau konfiguriert, wie auf die jeweilige
(Web-)Anwendung zugegriffen wird, welche Eigenschaften sie hat etc. Adapter könnte man auch als Schnittstellen bezeichnen, wie z.B. der Adapter eines Ladegerätes, der die Spannung und Stromwerte anpasst und in diesem Fall den Zugriff auf die Anwendung „adaptiert“.

Je nach Adapter unterscheidet sich auch das Anlernen der Benutzeroberflächenelemente, da sich diese in jeder Anwendung unterschiedlich gestalten. Der Button einer Windows-Anwendung ist technisch nicht das gleiche wie ein Richfaces-Button in einer Webanwendung. Daher muss ein entsprechender Adapter verwendet werden, damit die Elemente genau erkannt werden.

Abbildung 1: Object Explorer. Quelle: PEGA Academy

In einem weiteren Schritt lernt man die UI-Controls an (Buttons, Textfelder, DropDown-Menüs etc.) und erstellt die entsprechende Baumstruktur im Object Explorer (Abb.1). Zu diesen Elementen oder ihren Properties/Methoden/Events aus dem Object Inspector (Abb.1) zieht man entsprechende Kacheln in ein leeres Feld im Designer, verbindet diese und erstellt somit einen Ablauf und Prozess (Abb.2). Der gesamte Prozess ähnelt einem BPMN.

Abbildung 2: Prozess Darstellung. Quelle: PEGA Academy

Alle Funktionen, die mit Windows, .NET und entsprechenden Anwendungen bzw.Formularen zu tun haben, funktionieren gut, während die Entwicklung für Webbrowser wie Firefox und Chrome etwas umständlicher ist, da man hier Plugins bzw.Add-Ons für die Browser benötigt und auch anders (mit anderen Adaptern) als auf den Internet Explorer zugreift.

Pega hat jedoch bereits eine Eigenentwicklung v21 seiner IDE vorgestellt und veröffentlicht. Es steht eine Preview Version zur Verfügung. Mit der neuen Version ist eindeutig zu sehen, dass man sich von MS Visual Studio verabschiedet und somit vieles vereinfacht hat, was Microsoft „verschuldet“ war. Auch das Anlernen der UI-Elemente sowie das Thema der Adapter wurden wohl verbessert. Es bleibt spannend, und ganz sicher gibt es noch viel zu entdecken in dieser Welt!

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