Diese Top 10 SaaS-Konditionen sollten Sie verhandeln

Eine von Gartner im April 2021 veröffentlichte neue Studie erläutert die Top 10 SaaS-Vertragsbedingungen, die aus Sicht der Gartner-Analysten bei der Verhandlung von Softwareverträgen zu beachten sind.

Mit dem plötzlichen Wechsel vieler Mitarbeiter ins Homeoffice im vergangenen Jahr, ist die SaaS-Akzeptanz sprunghaft angestiegen und weiteres Wachstum wird prognostiziert. Bis zum Jahr 2025 werden schätzungsweise 70 % der Belegschaft mindestens fünf Tage im Monat an einem anderen Standort arbeiten.

Der Übergang zur Remote- oder Hybridarbeit rückt das SaaS-Kostenmanagement in den Fokus. Parallel zum dynamischen Anstieg von SaaS-Verträgen und -Vereinbarungen wächst auch der Verwaltungsaufwand. An dieser Stelle benötigen viele Unternehmen einen übersichtlichen Leitfaden, der auflistet worauf sie sich bei der Verhandlung gleich mehrerer SaaS-Deals konzentrieren müssen. Eine im April 2021 von Gartner veröffentlichte neue Studie zum SaaS-Kostenmanagement hebt die 10 wichtigsten SaaS-Vertragsbedingungen hervor, die aus Sicht der Gartner-Analysten bei der Verhandlung von Softwareverträgen am wichtigsten sind.

Der Bericht enthält auch einen Leitfaden mit Tipps für die Vertragsverhandlungen mit großen Softwareanbietern wie z.B. Microsoft, Oracle, Salesforce, Workday und Adobe.

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Geschickte Vertragsverhandlungen sind die Grundlage des SaaS-Kostenmanagements

Es ist unwahrscheinlich, dass die Geschäftswelt jemals vollständig zu dem Betriebsmodell der Vor-Pandemie-Zeit zurückkehren wird. Marktführer wie Spotify, Twitter, Atlassian und einige andere haben bereits angekündigt, dass sie eine stark dezentralisiert agierende Belegschaft beibehalten werden.
Software schafft die Verbindung, die eine Remote-Belegschaft zusammenhält. Die Nutzung von abonnementbasierter Software oder SaaS nimmt in Unternehmen auf der ganzen Welt rasant zu. Bei allen Vorteilen hat ein solches Wachstum aber auch seine Schattenseiten. So können die SaaS-Kosten, wenn sie nicht verwaltet werden, schnell in die Höhe schießen - oder wie wir in der „ITAM-Welt“ sagen, eine „SaaS-Kostenexplosion" verursachen.

Es gibt viele Aspekte, die sich auf das SaaS-Kostenmanagement von Unternehmen auswirken, und vor allem im letzten Jahr wurden aufgrund der Dringlichkeit der Umstellung auf eine dezentrale Belegschaft allzu oft Verträge unterzeichnet, bevor diese Aspekte genauer untersucht wurden.

Was sind die wichtigsten SaaS-Vertragsbedingungen, die Sie verhandeln sollten?

Laut Gartner stehen Führungskräfte in den Bereichen Vertrieb, Einkauf und Anbieter-Management oft unter Druck, ein zunehmendes Volumen an SaaS-Verträgen innerhalb kürzester Zeit zu verhandeln. Diese Entwicklung beeinträchtigt die nötige Konzentration und Genauigkeit, die für eine erfolgreiche Verhandlung der wichtigsten Vertragsbedingungen erforderlich ist.

Ohne das Verständnis für diese kritischen SaaS-Vertragsbedingungen, die es zu verhandeln gilt, riskieren Unternehmen im Laufe der Zeit erhebliche ungeplante SaaS-Kosten. Es ist entsprechend wichtig, über die notwendigen Informationen zu verfügen, um versteckte Kosten in SaaS-Verträgen identifizieren zu können. Das bedeutet, dass die Verantwortlichen im Unternehmen genau wissen sollten, wie Sie ein Preismodell aushandeln, das zum Bedarf Ihres Unternehmens passt, und wie sie praktikable Exit-Strategien festlegen, um die Anbieterabhängigkeit zu reduzieren.

Um eine SaaS-Kostenoptimierung sicherzustellen, hebt Gartner drei Hauptschwerpunkte bei der Vertragsverhandlung hervor:

1. Kosten
2. Risiko
3. Ausstieg

Das Verständnis der Nuancen von SaaS-Verträgen kann Ihnen dabei helfen, die Kosten und Risiken für die wichtigsten Stakeholder in Ihrem Unternehmen aufzuzeigen, sodass Sie informierte und kosteneffiziente Entscheidungen treffen können.

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Gartner, Top 10 SaaS Terms to Negotiate That Avoid Putting Your Budget and Business at Risk, 26 April 2021, Jo Liversidge