Wie Sie sich mit Software Asset Management aus der SaaS-Kostenfalle befreien

In den letzten zehn Jahren haben wir eine explosionsartige Zunahme von SaaS-Anwendungen und -Funktionen auf dem Markt erlebt. Die derzeitige Begeisterung für KI hat diesen SaaS-Boom nur noch weiter angeheizt, da Unternehmen sich bemühen, die neuesten Anwendungen in ihr Portfolio zu übernehmen. In diesem Blog finden Sie Tipps, wie Sie eine ausufernde Nutzung vermeiden und Ihre SaaS-Kosten effizient gestalten können.

Marktforschung zeigt, dass Unternehmen heute im Durchschnitt mehr als 300 SaaS-Anwendungen nutzen, wobei die Ausgaben im Jahr 2024 rund 232 Milliarden US-Dollar erreichen werden. Dennoch ist es erstaunlich, dass 53 % dieser SaaS-Lizenzen ungenutzt bleiben - das ist nicht nur ein Versäumnis, sondern ein erheblicher Ressourcenverbrauch!

Die wichtigsten Herausforderungen im SaaS- und Cloud-Bereich

IT-Teams und Geschäftsbereiche stehen in SaaS- und Cloud-Umgebungen vor zwei großen Herausforderungen: die Beherrschung der Komplexität und das Erreichen von Transparenz im IT-Stack einerseits, sowie die Kontrolle über steigende Kosten. Die Navigation durch das riesige Angebot an SaaS-Anwendungen kann überwältigend sein, denn es gibt unzählige Optionen und Lizenzmodelle zu berücksichtigen.

Was früher als Schatten-IT bezeichnet wurde, hat sich zu dem entwickelt, was man heute als abteilungsbezogene oder "demokratisierte IT" bezeichnet. Die traditionelle Rolle der IT-Abteilungen als „Hüter der Technologie“ nimmt ab, da die Technologie für unterschiedlichste Aspekte des Geschäftsbetriebs unerlässlich wird. So kann beispielsweise die Personalabteilung bei der Auswahl einer Mitarbeiterverwaltungssoftware wie SAP SuccessFactors versierter sein als die IT-Abteilung. Oder eine CRM-Software wie Hubspot wird besser von der Marketingabteilung erworben und verwaltet.

Dezentralisierung erschwert die IT-Transparenz

Wenn Technologieentscheidungen dezentral durch verschiedene Abteilungen und Einzelpersonen getroffen werden, kann dies zu einem Wildwuchs von Anwendungen führen. Dieser Wildwuchs an Lösungen, die häufig redundante Funktionen mit sich bringen, erweist sich aus finanzieller, produktiver und aus Governance-Sicht als ineffizient.

Es sind Lösungen gefragt, um die SaaS-Vielfalt in Unternehmen wieder auf ein normales und ausgewogenes Maß zurückzuführen. Die Vervielfachung der Verträge führt zu unnötiger Komplexität, die fehlende Standardisierung schafft Unordnung, und die unkontrollierte Einführung von Anwendungen birgt erhöhte Risiken. 

IT-Teams und Geschäftsbereiche befinden sich im Spannungsfeld von steigendem Druck, der von CTOs, CFOs und anderen Führungskräften ausgeht und sie dazu treibt, die IT-Transparenz zu verbessern und die Kosten in den Griff zu bekommen. Sie ringen damit, die Kontrolle zu verlieren, was durch Trends wie die Dezentralisierung noch verstärkt wird. Zudem sehen sie sich mit dem Hindernis unregulierter SaaS-Ausgaben konfrontiert, die ihre Kostenmanagementziele beeinträchtigen.

Für diese Herausforderungen gibt es eine passende Antwort: SaaS-Optimierung durch Software Asset Management. Dieser Ansatz bietet die Möglichkeit, die SaaS-Kosten effektiv zu steuern und erhebliche Einsparungen zu erzielen. Der Knackpunkt liegt darin, die Anstrengungen dort zu konzentrieren, wo sie die größte Wirkung erzielen. Sind Sie mit der 80/20-Regel vertraut? Sie besagt, dass nur 20 % Ihres Software-Stacks potenziell 80 % Ihrer Einsparungen bewirken. Vor allem die wichtigsten 10% der verwendeten SaaS-Applikationen in Ihrem Unternehmen sind von großer Bedeutung, da sie etwa 30 % der potenziellen Einsparungen ausmacht. Folglich ist es unerlässlich, den 10 bis 15 wichtigsten Tools Aufmerksamkeit zu schenken, da sie als wirksame Hebel zur Verbesserung des Endergebnisses dienen.

Gewinnen Sie die Kontrolle über Ihr SaaS-Budget mit einem SAM-Tool zurück

Ein Software Asset Management-Tool ist ein unverzichtbarer Helfer, um Transparenz zu gewährleisten und das Software-Budget optimal zu nutzen. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Software-Investitionen und Lizenzverpflichtungen effektiv zu überwachen und zu steuern.

Eine SAM-Lösung ermittelt automatisch, welche Anwendungen im Einsatz sind und wie viele Nutzer sie verwenden. Dies gilt nicht nur für Anwendungen im unternehmenseigenen Rechenzentrum ("on premises"), sondern auch für Software, die ein Unternehmen über die Cloud als Software-as-a-Service (SaaS) bezieht.

Prozesse und Standardanwendungsfälle des USU Software Asset Management

Seit vielen Jahren profitieren USUs Enterprise-Kunden von Kosteneinsparungen von 30 % und mehr bei gleichzeitiger Minderung der technologischen Risiken. Sie erreichen dies, weil wir einen einfachen, aber effektiven Weg des SaaS-Management verfolgen.

SaaS-Optimierung in 5 Schritten:

1. Identifizierung und Beseitigung ungenutzter Konten

Starten Sie Ihre Reise zur Kostenoptimierung, indem Sie ungenutzte SaaS-Konten identifizieren und eliminieren oder neu zuordnen, um sofortige Einsparungen zu erzielen.

2. Optimieren Sie Anwendungsnutzung und Abonnements

Analysieren Sie die Nutzungsmuster, um Möglichkeiten für die Herabstufung von Abonnements auf kostengünstigere Optionen zu ermitteln und sicherzustellen, dass die Ausgaben mit dem tatsächlichen Bedarf übereinstimmen.

 3. Automatisieren Sie Provisioning und Deprovisioning

Nutzen Sie die Automatisierung, um die Verwaltung von SaaS-Konten zu optimieren, Betriebskosten zu senken und die Effizienz zu steigern.

4. Reduzierung der Anwendungsvielfalt (SaaS Sprawl)

Konsolidieren Sie Anwendungen, um Redundanzen und Überschneidungen zu minimieren, die Produktivität zu steigern, Risiken zu reduzieren und Kosten zu senken.

 5. Proaktives Management von Renewals

Nehmen Sie bei SaaS-Erneuerungen eine proaktive Haltung ein und nutzen Sie aktuelles Wissen, um bessere Lizenzbedingungen auszuhandeln, Bedürfnisse vorauszusehen und Last-Minute-Entscheidungen zu vermeiden.

Einsparungen in reellen Zahlen

Unsere USU-Lösung beschränkt sich nicht nur auf die Ermittlung des Status quo. Sie erlaubt es auch, die Neuzuweisung und Übertragung von Lizenzen zu veranlassen. So können die Kunden die Art und Anzahl der Lizenzen an den tatsächlichen Bedarf anpassen. Über- und Unterlizensierung werden vermieden.

Dieser Überblick über unsere SAM-Aufträge zur SaaS-Optimierung zeigt, welche Möglichkeiten zur Kostensenkung USU für Großunternehmen aufgedeckt hat:

Fazit

Ob IT-Führungskraft, Geschäftsleitung oder weitere Budgetverantwortliche - gehen Sie proaktiv vor, um die steigende Flut der SaaS-Ausgaben effizient einzudämmen. Setzen Sie auf umsetzbare Strategien und Tools, die Sie in die Lage versetzen, die Verantwortung zu übernehmen und Ergebnisse zu erzielen.

Wenn Sie sich auf die SaaS-Kosten konzentrieren, nehmen Sie nicht nur kurzfristige Änderungen vor, sondern gewinnen die volle Kontrolle über Ihre SaaS-Ausgaben und Ihr IT-Portfolio zurück. Dies verringert nicht nur die Risiken von Schatten-IT und Software-Wildwuchs, sondern gibt Ihnen auch die Planungssicherheit für Budgets zurück.

Denken Sie daran, dass die Senkung der SaaS-Kosten keine einmalige Angelegenheit ist, sondern ein Weg der kontinuierlichen Verbesserung. Bleiben Sie am Ball, indem Sie Ihre SaaS-Landschaft regelmäßig bewerten, clevere Spartaktiken anwenden und Ihr Budget anpassen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre SaaS-Investitionen einen maximalen Wert zum bestmöglichen Preis bieten.

Lassen Sie es uns wissen, wenn Sie weitere Fragen zu unserem SAM Tool und Managed Services haben, oder Sie sich Ihre Einsparungspotenziale in einer Live-Demo aufzeigen lassen möchten.

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