Top 10 des clauses à négocier pour vos contrats SaaS

Publiée par Gartner en avril 2021, cette nouvelle étude présente les dix points clés que les analystes du cabinet considèrent les plus importants lors de la négociation d’un accord SaaS. 

Avec l’adoption accélérée du télétravail en 2020, le modèle des logiciels accessibles « en tant que service » (SaaS) a le vent en poupe. La situation devrait perdurer, les experts estimant que d’ici 2025, 70 % de la population active travaillera à distance au moins cinq jours par mois.
Cette transition vers le télétravail ou hybride met en relief l’importance de bien gérer le coût des environnements SaaS. En effet, face à l’afflux soudain de contrats et d’accords qu’elles doivent gérer, nombre d’entreprises ont indubitablement besoin de conseils au moment de négocier les multiples contrats SaaS.
Publiée en avril 2021, la nouvelle étude de Gartner consacrée à la gestion des coûts SaaS présente les dix points à absolument prendre en compte au moment de négocier un contrat logiciel SaaS.
Ce document comprend par ailleurs un guide téléchargeable où sont décrits en détail les éléments qu’il convient d’aborder avec les principaux éditeurs de logiciels, en l’occurrence Microsoft, Oracle, Salesforce, Workday et Adobe.

Télécharger gratuitement le rapport Gartner

Un contrat judicieusement négocié est la clé d’une gestion saine des coûts SaaS

Il est peu probable que le monde des affaires revienne un jour au mode de fonctionnement que nous connaissions avant la pandémie. De grands comptes tels que Spotify, Twitter ou Atlassian ont d’ores et déjà annoncé leur décision de pérenniser le télétravail à un niveau élevé.
Les logiciels représentent la colonne vertébrale de cette main-d’œuvre dispersée, et dans ce contexte, l’utilisation d’applications accessibles par abonnement ou en tant que service (SaaS) progresse à un rythme soutenu au sein des entreprises du monde entier. Or, des coûts SaaS non maîtrisés peuvent rapidement augmenter ou, selon les experts en gestion des actifs informatiques (ITAM), provoquer une « explosion des dépenses SaaS ».
Les responsables de la gestion des approvisionnements, des achats et des fournisseurs semblent prendre conscience des défis soulevés par la gestion des coûts SaaS. « Selon une récente enquête du cabinet Gartner, 43 % des personnes interrogées ont souligné la difficulté de négocier des contrats SaaS. »
Cette difficulté réside dans le fait que les termes et conditions ne sont généralement pas adaptés à des exigences spécifiques à chaque entreprise.
De nombreux éditeurs de logiciels SaaS tentent d’exercer une certaine pression en expliquant à leurs clients que leur offre est « à prendre ou à laisser ». Tenues de répondre aux attentes d’une main-d’œuvre évoluant dans un environnement hybride, bon nombre d’entreprises se retrouvent ainsi piégées par des contrats qui sont loin de répondre à leurs besoins.

Le manque apparent de flexibilité qui caractérise les contrats SaaS est un réel problème. Il n’est pas rare qu’un contrat SaaS soit souscrit pour une durée de 3 à 5 ans et que celui-ci ne puisse être modifié pour répondre à la fluctuation des besoins en licences. Même pendant la pandémie, de nombreux éditeurs ont ignoré la demande de clients qui souhaitaient revoir leurs contrats à la baisse en raison de licenciements imprévus.
Quitter un fournisseur de logiciels SaaS — ou en changer — représente une décision relativement complexe qui nécessite une planification importante dans l’optique de minimiser des coûts de migration potentiellement élevés. En d’autres termes, il est essentiel de prévoir une stratégie de sortie au moment de négocier les conditions du contrat SaaS. D’autres aspects doivent être pris en compte, à savoir la façon dont les données sont extraites, le coût de cette opération, ou la manière d’associer plusieurs abonnements.
Compte tenu du nombre élevé d’éléments pouvant influencer la gestion du coût des logiciels SaaS dans un contexte marqué par l’adoption précipitée du télétravail, certains contrats ont probablement été signés de façon hâtive.

Quels sont les points à bien négocier ?

Selon Gartner, « les responsables de la gestion des approvisionnements, des achats et de la gestion des fournisseurs sont souvent sous pression pour négocier rapidement un volume toujours plus important de contrats SaaS, mettant à mal l’attention qu’ils accordent à la négociation des clauses essentielles. »
Faute de mesurer l’importance que revêt la négociation de ces clauses contractuelles, les entreprises risquent de verser d’importantes sommes non planifiées au fil du temps. Il est important de disposer des informations permettant d’identifier les coûts cachés dans les contrats SaaS. C’est pourquoi il est important de précisément savoir comment négocier un modèle tarifaire adapté à vos besoins actuels et futurs vos prévisions de demande et d’élaborer des stratégies de sortie viables permettant de limiter la dépendance vis-à-vis des éditeurs.
Pour garantir l’optimisation des coûts SaaS, Gartner met en avant trois domaines d’intervention majeurs à aborder lors de la négociation d’un contrat :

1. les coûts
2. les risques
3. la stratégie de sortie

Une bonne compréhension des nuances de chaque contrat SaaS permet d’identifier les principaux coûts et risques et de les présenter aux parties prenantes décisionnaires en vue de trancher pour faire en sorte de réduire les dépenses de votre entreprise.

Télécharger gratuitement le rapport Gartner

Rapport Gartner, Top 10 SaaS Terms to Negotiate That Avoid Putting Your Budget and Business at Risk, 26 avril 2021, Jo Liversidge

ⁱ Enquête Gartner 2020 sur la gestion des approvisionnements, des achats et des fournisseurs : les résultats reposent sur une étude menée par le cabinet Gartner pour identifier les principaux défis que les responsables de la gestion des approvisionnements, des achats et des fournisseurs (SPVM) doivent relever lorsqu’ils négocient avec des fournisseurs de technologies. Cette étude a été menée en ligne en septembre et octobre 2020 auprès de 279 personnes en Amérique du Nord (n=130), en Europe occidentale (n=84) et en Asie-Pacifique (n=65). À la question « A-t-il été simple ou compliqué de négocier ces contrats technologiques au cours de l’année écoulée ? », 43 % des personnes interrogées ont déclaré que les contrats SaaS sont « compliqués », soit davantage que les contrats sur site (« on premises ») et Iaas (respectivement 29 et 33 %).