Software Asset Management : éviter les surcoûts du mode SaaS en optimisant la gestion des actifs logiciels

Ces dix dernières années, nous avons assisté à l’explosion du nombre d’applications et de fonctionnalités accessibles « en tant que service » (SaaS). L’engouement que suscite actuellement l’intelligence artificielle ne fait qu’alimenter cette déferlante, les entreprises n’hésitant pas à adopter les dernières offres SaaS lancées par les nouveaux venus sur le marché.

Selon une récente étude, une entreprise moyenne utilise plus de 300 applications SaaS, ce qui représente un CA d’environ 216 milliards de euros en 2024. Face à de tels chiffres, il est pour le moins étonnant de constater que 53 % de ces licences ne seront pas utilisées. Une « étourderie » qui ponctionne de façon significative les ressources des entreprises.

Principaux défis aux environnements SaaS et Cloud

S’agissant des environnements SaaS et Cloud, les entités et les équipes IT se heurtent aujourd’hui à deux défis majeurs : maîtriser la complexité et assurer la transparence de la pile IT tout en conservant la maîtrise des coûts. En outre, compte tenu de la multitude d’options et de tarifs à prendre en compte, la gestion des applications SaaS est un véritable casse-tête.

Ce que l’on a longtemps appelé « l’informatique fantôme » (« shadow IT ») a évolué vers l’informatique « départementale » ou « démocratique ». Le rôle traditionnel des services IT en tant que garants de la technologie tend à s’amenuiser tandis qu’elle devient essentielle au bon fonctionnement des entreprises. À titre d’exemple, certaines équipes en charge des ressources humaines sont mieux armées que la DSI pour choisir un logiciel de gestion des employés tel que SAP SuccessFactors.

Face à la décentralisation et à la prolifération des solutions, la transparence de l’IT se dégrade

L’heure est venue de reprendre le contrôle de votre environnement technologique ! L’autonomie dont font preuve certains services et individus dans le choix des produits se manifeste dans de nombreux cas par la multiplication du nombre d’applications. Or cette prolifération va souvent de pair avec la duplication des fonctionnalités, ce qui est une source d’inefficacité tant du point de vue financier que de la productivité et de la gouvernance.

Une rationalisation des applications s’avère indispensable : en effet, la multiplication des contrats introduit une complexité inutile, l’absence de standardisation est source de désordre, et l’adoption non maîtrisée d’applications soulève des risques significatifs. Heureusement, le remède est à portée de main.

Les entités et les équipes IT se trouvent au cœur de pressions convergentes qui émanent des directeurs techniques (CTO), financiers (CFO) et autres dirigeants, les obligeant à améliorer la visibilité de l’informatique et à faire des coupes claires dans un contexte de défis mondiaux. Aux prises avec un sentiment de perte de contrôle et de visibilité exacerbé par des tendances telles que la décentralisation, elles se heurtent à l’absence de règlementation des dépenses SaaS, un obstacle qui entrave leurs objectifs de gestion des coûts.

Une stratégie efficace existe : optimiser les logiciels SaaS à l’aide d’un outil de gestion des actifs logiciels (SAM — Software Asset Management) pour maîtriser les coûts avec efficacité tout en dégageant des économies significatives. L’important est de concentrer les efforts là où leur impact sera le plus fort. Selon la règle des 80/20, également appelée Loi de Pareto, 20 % de votre pile logicielle recèlent jusqu’à 80 % d’économies. En particulier, le décile supérieur des applications SaaS de votre entreprise est primordial, dans la mesure où il représente quelque 30 % des économies potentielles. Par conséquent, il convient d’accorder une attention particulière à vos dix à quinze principaux outils, car ce sont de puissants leviers d’amélioration des résultats.

Reprenez le contrôle de votre budget SaaS en optant pour un outil SAM

L’adoption d’un outil de gestion des actifs logiciels (SAM) s’avère indispensable pour exploiter en toute transparence votre budget software ; en effet, un outil SAM permet de surveiller et de contrôler efficacement les investissements en logiciels, ainsi que vos obligations vis-à-vis des licences.

Un outil SAM identifie automatiquement quelles applications sont utilisées, mais également par combien d’utilisateurs. De plus, ce calcul englobe à la fois les applications déployées sur site dans le datacenter de l’entreprise (« on prem ») et les logiciels auxquels ses employés peuvent accéder « en tant que service » (SaaS) sur le Cloud.

Processus et cas d’utilisation standard du logiciel de gestion des actifs logiciels (SAM) d’USU

Depuis plusieurs années, les clients d’USU qui exploitent de vastes infrastructures informatiques bénéficient d’une réduction des coûts pouvant atteindre, voire dépasser 30 % tout en limitant les risques technologiques — et ce, grâce à notre approche simple et efficace d’optimisation des dépenses SaaS à l’aide d’un outil SAM :

Lancez votre parcours d’optimisation des coûts en identifiant et en éliminant (ou en réaffectant) les comptes SaaS non utilisés ; cette mesure simple permet de réaliser des économies immédiates.

Analysez les habitudes d’utilisation en vue de localiser les possibilités de rétrogradation des abonnements au profit d’options plus économiques tout en s’assurant que les dépenses répondent aux besoins effectifs.

Appuyez-vous sur les techniques d’automatisation disponibles pour rationaliser la gestion des comptes SaaS, réduire les coûts opérationnels et améliorer l’efficacité.

Consolidez les applications afin de limiter les redondances et les chevauchements dans le but d’améliorer la productivité, de réduire les risques et d’abaisser les coûts.

Faites preuve de proactivité dans le renouvellement des licences SaaS ; utilisez des informations pertinentes pour négocier de meilleures conditions, anticiper les besoins et éviter les décisions de dernière minute.

Des économies en chiffres réels

La solution USU ne se contente pas de réaliser un instantané de la situation à un instant donné : elle permet également de réattribuer ou de transférer des licences. Les clients peuvent ainsi adapter le type et le nombre de licences en fonction de leurs besoins réels tout en évitant d’acquérir un nombre de licences excessif (overlicensing) ou insuffisant (underlicensing).

Ce tableau compare les engagements de gestion des coûts SaaS et présente concrètement les opportunités de réduction des coûts qu’USU a identifiées pour les grandes entreprises qui utilisent les quatre solutions suivantes :

Conclusion

Les responsables IT, les dirigeants d’entreprise et, de manière générale, les responsables de budget doivent adopter une approche proactive afin de juguler dès aujourd’hui la vague de dépenses SaaS qui déferlera demain. La solution : déployer des stratégies et des outils exploitables qui vous permettront de gérer la situation avec efficacité.

En vous concentrant sur les coûts des logiciels SaaS, vous ne vous contentez pas d’apporter des changements : vous recouvrez la maîtrise de vos dépenses SaaS et de votre portefeuille d’applications. Outre la limitation des risques liés au Shadow IT et à la prolifération des logiciels, vous reprenez le contrôle de vos décisions.

N’oubliez pas que la réduction des coûts SaaS n’est pas une solution ponctuelle, mais un processus d’amélioration permanente. Conservez une longueur d’avance en évaluant régulièrement votre environnement SaaS, en mettant en œuvre des tactiques d’économie astucieuses et en ajustant votre budget. C’est ainsi que vous rentabiliserez les investissements consacrés aux logiciels SaaS.

N’hésitez pas à nous contacter pour toute question, ou si vous souhaitez nous rencontrer pour analyser vos économies potentielles dans le cadre d’une démonstration en direct. En savoir plus sur la gestion des actifs logiciels d'USU et planifier une consultation gratuite.

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