Guide de gestion des licences Microsoft 365

Les offres Office 365 et Microsoft 365 représentent une part considérable du chiffre d’affaires de Microsoft, et cette source n’est pas près de tarir. En ce qui concerne les clients, les produits proposés par l’éditeur de Richmond réunissent toutes les conditions pour occuper une part croissante des dépenses logicielles à mesure que des fonctionnalités, des licences et des modules complémentaires sont mis à leur disposition.

Pourtant, même si vous utilisez Microsoft 365 depuis plusieurs années, les méthodes ne manquent pas pour réduire la facture et garder les coûts sous contrôle tandis que votre entreprise poursuit sa croissance.

Logiciels SaaS et en cloud : un budget de plus en plus gourmand

À mesure qu’elles déploient leur stratégie d’adoption des logiciels en tant que service (SaaS) et du cloud tout en évoluant vers le travail hybride et flexible, les entreprises se trouvent confrontées au risque de surconsommation logicielle — une situation qui offre par ailleurs aux professionnels de la gestion des actifs informatiques (ITAM — IT Asset Management) l’occasion de démontrer l’étendue de leurs compétences.

Ce bref article fait le point sur les récentes annonces de Microsoft et leur impact sur les futures options tarifaires et la gestion de vos licences. Vous y trouverez également des leviers de négociation qui peuvent être activés pour optimiser les dépenses logicielles.

Ne manquez pas les dernières informations concernant les principales modifications annoncées par Microsoft.

Hausse des tarifs Microsoft 365, 2021/2022

Ces nouveaux tarifs entreront en vigueur en mars 2022 :

Nota : aucune hausse tarifaire n’a été annoncée pour Microsoft 365 E5, ni pour les plans « F ».

Ces changements de tarifs représentent une formidable occasion de revoir vos dépenses et votre stratégie Microsoft. Faites le point sur ce que vous achetez et comparez le résultat à ce que vous utilisez. Si la différence est flagrante, identifiez quels changements peuvent être apportés et à quel moment en fonction de votre contrat et des besoins de votre entreprise.

Pour commencer, élaborez votre stratégie de négociation : pouvez-vous négocier avec Microsoft les conditions d’une remise plus élevée qui compenserait (partiellement) cette hausse tarifaire ? Méfiez-vous cependant des éventuels engagements qu’implique une réduction trop alléchante. Il est probable que Microsoft vous incitera à acquérir des licences de niveau supérieur, par exemple Microsoft 365 E5. Achetez uniquement des produits correspondant aux besoins et au budget de votre entreprise.

Collaborez avec les responsables Achats pour identifier les modifications de contrat pouvant être mises en œuvre afin d’amortir l’impact de cette hausse. Si votre contrat doit être renouvelé avant mars 2022, pouvez-vous négocier un accord dépassant les trois années habituelles afin de parer plus longtemps à cette hausse tarifaire ?

Par ailleurs, si la date de renouvellement est postérieure à mars 2022, évaluez l’intérêt d’un engagement anticipé. En avançant la date de renouvellement de votre contrat, vous continuerez à bénéficier des tarifs actuels après l’augmentation. Mais attention, si elle permet de réaliser des économies à long terme, cette décision aura un impact immédiat sur les budgets et la trésorerie., ce qui n’est pas nécessairement la bonne solution. Pour les responsables de la gestion des actifs informatiques (ITAM), c’est toutefois une occasion en or de montrer à leurs supérieurs comment les décisions métier et les budgets peuvent être influencés par les considérations ITAM.

Une visibilité panoramique de votre parc Microsoft

Dans la très grande majorité des scénarios, la précision et l’exhaustivité des données occupent une place essentielle. C’est en sachant de quels actifs vous disposez, où ils se trouvent et comment ils sont consommés que vous pourrez prendre des décisions éclairées. À cet égard, un outil SAM bien utilisé avec les bonnes personnes et les bons processus peut faciliter et accélérer la prise de bonnes décisions.

Les professionnels de la gestion des actifs informatiques (ITAM) doivent veiller à l’optimisation et à la rentabilité de leur parc de licences Microsoft 365. En vous armant d’un ensemble de processus et de contrôle trimestriels et annuels, vous vous dotez d’un processus fluide et rationnel pour aborder chaque renouvellement et ajustement de votre contrat Microsoft.

Optimisez votre facture Microsoft

Face aux changements majeurs qui surviennent au sein des entreprises, ainsi qu’à l’évolution régulière de la gamme de produits et de licences Microsoft, un examen régulier est indispensable pour optimiser les dépenses :

• identifiez les achats excessifs de licences, et vérifiez si les licences nécessaires conviennent effectivement aux besoins des utilisateurs afin d’éviter tout surdimensionnement logiciel ;
• examinez les répercussions potentielles du calendrier de renouvellement des contrats sur vos dépenses, notamment dans l’optique des hausses tarifaires annoncées par Microsoft pour mars 2022 ;
• établissez le profil des utilisateurs de votre entreprise pour déterminer s’il est possible d’utiliser différentes licences — plans « F », par exemple — en vue de réduire certains postes.

Enfin, dans le cadre d’une approche ITAM holistique, un outil de gestion des actifs logiciels (SAM) soigneusement choisi contribue à accroître l’efficacité et la précision en réduisant les tâches manuelles qu’impliquent la gestion et la maintenance d’un parc de licences Microsoft 365. En automatisant certaines composantes du processus, un outil SAM vous aidera à identifier plus rapidement des économies supplémentaires. Vous disposerez de plus de temps pour anticiper la prise de décision, ce qui est toujours appréciable, compte tenu de la rapidité à laquelle évoluent les licences Microsoft !