Le Shadow IT et pourquoi s’en préoccuper

Le cloud computing étend la portée du shadow IT

Les installations sur site nécessitent généralement des droits d'administrateur, des mots de passe et une assistance. Cela signifie qu'à un moment donné du processus, généralement très tôt, l'informatique sera impliquée dans le déploiement, la découverte ou la gestion du logiciel.

Mais la croissance et l'adoption de plus en plus rapides des logiciels et services Cloud et SaaS au sein des entreprises font que le Shadow IT devient un élément incontournable de la gestion des actifs logiciels. A moins qu’il ne s’agisse d'une solution hybride, les services cloud ne nécessitent pas la même intervention et le même support (du moins pas aussi tôt) que les installations sur site.

Le Shadow IT ou "Shadow Cloud" (selon le cas) peut se résumer à un seul employé qui achète un logiciel d'abonnement avec la carte de crédit de l'entreprise, ou prendre la forme d’une unité commerciale entière qui choisit et adopte une nouvelle solution SaaS sans consulter l'informatique.

Pourquoi se soucier du shadow IT ?

Le problème de l'informatique parallèle n'est pas son existence, mais son étendue. Si vous ne prenez aucune mesure, elle se répandra comme une mauvaise herbe dans un jardin bien entretenu. Votre organisation doit avoir suffisamment de souplesse pour réagir rapidement à son environnement commercial. Vous devez être en mesure de planifier et de contrôler les coûts.

L'adoption d'un service cloud non aligné peut conduire à :

• Des doublons d’achats SaaS
• Services SaaS redondants
• Licences inutilisées et sous-utilisées
• Une prolifération des frais connexes

Doit-on avoir peur du Shadow IT ?

Non. Le Shadow IT n'est qu'une des conséquences de cette situation lorsque les décisions d'achat et de déploiement de la technologie sont prises en fonction des besoins de l'entreprise, plutôt que des processus informatiques.

Si vous négligez le Shadow IT, les choses peuvent rapidement devenir incontrôlables et se transformer en un problème coûteux pour le SAM manager, qui a suffisamment de challenges à relever.

Comment gérer le shadow IT

Si vous faites face à des silos de communication dans votre organisation, alors surmonter ces silos peut être votre plus grand obstacle. S'engager régulièrement avec les parties prenantes au sujet de l'achat de logiciels peut aider à maîtriser l'informatique parallèle et conduire à une meilleure gestion des licences logicielles.

Voici 3 stratégies que vous pouvez utiliser pour gérer l'informatique parallèle dans votre organisation :

1) Avoir la main sur le shadow IT

Je ne connais pas un seul employé qui paie ses logiciels professionnels de ses propres deniers. Le suivi des dépenses reste donc une bonne piste de contrôle. Les rapports de comptes et les relevés de carte de crédit peuvent vous renseigner sur les achats récents de logiciels. Cela permettra de réduire le nombre de plates-formes de cloud computing utilisées au sein de l'entreprise.

2) Élaborer des politiques

Trop d'organisations ont des politiques désuètes en matière de logiciels. La plupart d'entre eux sont régis par des plafonds de dépenses (c.-à-d. que si le logiciel coûte plus de 500 $, les services informatiques doivent être impliqués). Cela ne fonctionne tout simplement pas avec la plupart des services cloud, en particulier ceux dont les frais "mensuels" sont inférieurs aux seuils fixés par les anciennes politiques.

Alors que vos politiques n'ont pas eu besoin d'une mise à jour pour les services cloud en raison du RGPD, elles ont maintenant besoin d'une révision face à ce nouvel « ordre mondial SaaS ». Il y aura toujours une tension entre innovation et stabilité. Votre travail consiste à vous assurer que vos politiques sont modifiées pour assurer une gestion efficace, à les gérer avec des politiques efficaces qui ne limiteront pas l'élan d'innovation au sein de votre organisation.

La déclaration obligatoire des nouveaux achats de logiciels aidera à tenir tous les intervenants informés, et permettra à vos unités d'affaires d'acquérir de nouveaux logiciels sans avoir trop de démarches administratives.

3) Configurer un outil de gestion des licences logicielles

Shadow IT semble très complexe, mais c'est un problème surmontable. Procurez-vous un outil SAM. Un outil de gestion des licences logicielles et un outil de gestion des actifs informatiques sont vos premières et meilleures lignes de défense contre la mauvaise surprise des dépenses SaaS. Ces outils peuvent vous donner la visibilité et les informations dont vous avez besoin pour gérer et contrôler l'achat de licences dans votre environnement informatique, tant sur site que dans le cloud.

Quelle est la prochaine étape ?

Maintenant que vous êtes mieux informé sur les enjeux et les stratégies du shadow IT, vous pouvez mieux faire face à ce problème avec une approche éclairée. En appliquant les outils et les stratégies que vous avez déjà dans votre arsenal et en obtenant une solution de Cloud Software Asset Management, plein feux sur votre environnement informatique, et fin la du « Shadow IT ».