Mehr Performance: Warum IT-Automatisierung sich lohnt

Trotz des technologischen Fortschritts in den Bereichen Cloud, künstlicher Intelligenz und Digitalisierung sind manuelle Arbeitsabläufe in vielen Unternehmen immer noch an der Tagesordnung – unabhängig von Größe und Branche. Ein Großteil der täglich anfallenden Aufgaben in der IT wird immer noch manuell oder mit Skripten erledigt. Die Folgen: Übertragungsfehler und Verzögerungen in der Abarbeitung durch „Liegenlassen“. An die IT übertragene Aufgaben (Tickets, Tasks etc.) stapeln sich aufgrund der Fülle von Themen im Posteingang der IT-Mitarbeitenden, und der Rückstau wächst. 
Das kostet Zeit und Geld und frustriert die gesamte Belegschaft. Darüber hinaus riskieren Unternehmen durch manuelle Bearbeitung Fehleingaben und dadurch Störungen im Arbeitsablauf. Einen Ausweg aus diesem Szenario bietet die Automatisierung von IT-Prozessen, denn repetitive Abläufe werden erheblich beschleunigt und Mitarbeitende von langweiligen Routinetätigkeiten entlastet.

Erfahren Sie, wie Automatisierung intelligent in IT Service Management-Prozesse integriert werden kann:

Quelle: flowster.de

Silo-Strukturen als Hürde

Es ist ein typischer Zustand in vielen Unternehmen: über Jahre gewachsene Infrastrukturen, die sich aus einer Vielzahl von Komponenten und Ressourcen zusammensetzen – manchmal über-, manchmal unterdimensioniert. In Silostrukturen voneinander getrennt und untereinander nicht kompatibel, interagieren diese Systeme mehr schlecht als recht miteinander und erschweren die Steuerung durch die Unternehmens-IT. Viele Prozesse werden manuell ausgeführt und Daten doppelt und dreifach eingegeben, weil Schnittstellen fehlen. All das geht zu Lasten des Geschäftserfolgs und der Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitenden.

Die Lösung ist der Einsatz einer Automatisierungssoftware, die systemübergreifend alle IT-Services und -Ressourcen organisiert – von der Bereitstellung und Verteilung über die Konfiguration und Zuordnung bis hin zur Steuerung und Verwaltung. Dabei muss Automation weder teuer noch kompliziert sein: Dank Low-Code-Technologien automatisieren Sie Ihre IT-Prozesse schnell, kostengünstig und ohne umfangreiches IT-Fachwissen.

Fachkräftemangel treibt die Automatisierung voran

Wir fassen also zusammen, dass die Automatisierung von Routinetätigkeiten heutzutage enorm wichtig ist, damit Ihr Unternehmen konkurrenzfähig bleibt. Denn eines steht fest: durch Automatisierung erledigen Sie mit der gleichen Zahl an Mitarbeitenden mehr Arbeit und sichern sich so Vorteile gegenüber Ihren Marktbegleitern.

Laut Stepstone kostet eine unbesetzte IT-Stelle ein Unternehmen durchschnittlich 29.000 € pro Jahr. Je größer die Firma, desto größer der Umsatzausfall durch die nicht besetzbare Position. Abgesehen davon setzt der aktuelle Arbeitnehmermarkt die Unternehmen auch auf einer ganz anderen Ebene unter Druck. Sie müssen sich heute Ihren Mitarbeitenden als attraktiver Arbeitgeber präsentieren – und dazu zählt auch der Wegfall von Routinetätigkeiten.

Die Generation „Z“ will „Spaß“, was übersetzt bedeutet: junge Arbeitnehmende wollen sinnvolle Aufgaben übernehmen. Auch die Pandemie hat Ihren Teil dazu beigetragen und zu einem Umdenken und Neuorientierungen in großem Stil geführt. Deshalb setzen Unternehmen mittlerweile verstärkt auf die Automatisierung von strukturierten, aber fehlerträchtigen Abläufen. Denn dank der Automatisierung können sich Unternehmen wieder auf ihre Prioritäten konzentrieren und dadurch die Produktivität und die Zufriedenheit Ihrer Kunden wesentlich verbessern.

Die Vorteile von IT-Automatisierung

Automatisierte IT-Prozesse sind in vielfacher Hinsicht vorteilhaft – sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Mitarbeitenden. Das Unternehmen selbst profitiert von besserer Ressourcennutzung und -auslastung, kann Services und Technologien schneller bereitstellen, dadurch Kosten senken und flexibler auf Veränderungen reagieren. Außerdem werden Störfälle und damit teure Ausfallzeiten in der IT vermieden. Diese Einsparungen können Sie an Ihre Kunden weitergegeben oder für eine höhere Gewinnmarge nutzen. Gleichzeitig werden Fehler durch die manuelle Bearbeitung reduziert, da Standard-IT-Prozesse ohne menschliche Eingriffe ablaufen. So verbessern Sie die Qualität, Stabilität und Wiederholgenauigkeit Ihrer Prozesse. Automatisierungslösungen haben aber nicht nur rein geschäftliche Vorteile. Ihre Belegschaft freut sich dank Automatisierung über:

•    bessere Arbeitsbedingungen
•    Freiraum für persönliche Entwicklung
•    den Wegfall von Routinetätigkeiten

Beispiele aus unserem Kundenkreis bestätigen dies: beim regelmäßigen Umgang mit einer neuen Lösung weicht die anfängliche Skepsis einer hohen Akzeptanz. Zu diesem Ergebnis kommt auch eine Umfrage von Salesforce. Demnach steigern Automatisierungslösungen nicht nur die Produktivität, sondern senken auch den Stresslevel der Mitarbeiter:innen. Für die persönliche und berufliche Verbesserung des Mitarbeitererlebnisses nennt die Studie vier Hauptgründe:

•    Automatisierung fördert die Produktivität und Zusammenarbeit im Team
•    Die Automatisierung von Aufgaben spart Zeit und reduziert gleichzeitig Fehler
•    Die durch Automatisierung eingesparte Zeit lässt Mitarbeitenden die Möglichkeit, neue Projekte anzugehen und ihre Karriere voranzutreiben
•    Automatisierung reduziert Stress und fördert die Ausgeglichenheit

Laut der Salesforce-Studie geben 47% der Befragten an, dass Automatisierungslösungen sie von lästigen Routineaufgaben befreien. 81 % der Anwender haben keine Bedenken mehr, dass Automation ihre Arbeit ersetzt. 90 % sind durch Automatisierung mit der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit wesentlich zufriedener. 

Zusammengefasst erreicht Ihr Unternehmen durch und mit Automatisierung also:

•    Höhere Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
•    Weniger Zeit- und Arbeitsaufwand
•    Bessere Einhaltung von Compliance-Richtlinien
•    Geringere Kosten und mehr Gewinn
•    Mehr Agilität, Flexibilität und Wiederholgenauigkeit
•    Stabilere und schnellere Prozesse
•    Weniger Ausfallzeiten
•    Schnellere Beseitigung von Störungen
•    Qualitativ hochwertige und skalierbare Services
•    Weniger Bearbeitungsfehler und Stress
•    Bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben

Weniger Aufwand und Kosten, mehr Performance

Automatisierungslösungen, die einzelne Geschäftsbereiche und IT-Systeme zusammenführen, helfen Ihnen, wiederkehrende Routineaufgaben zu automatisieren und Informationen in Dokumentationssystemen (ITSM, ERP, CMDB etc.) in Workflows umzuwandeln. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern macht Ihr Unternehmen auch revisionssicher und schafft Ihnen den Freiraum, sich Ihrem eigentlichen Geschäftszweck zu widmen. So konnte zum Beispiel bei einem deutschen Unternehmen der Befestigungstechnik mit 15.000 Angestellten der Zeitaufwand für das Onboarding von neuen Mitarbeitern von 600 Stunden auf 24 (!) Stunden im Jahr reduziert werden.

Die Frage ist also nicht, ob man eine Automatisierung der Silos anstreben sollte, sondern vielmehr, wo man anfängt und was sich alles automatisieren lässt. 

Erfahren Sie, welches Potential Service-Automation in den verschiedenen IT-Management-Disziplinen bietet: