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Forrester ROI-Studie II: Wie man 10 Mio. Dollar SaaS-Kosten spart

NEUNSTELLIG ist die Summe, die ein multinationales Unternehmen der Life-Sciences-Branche jedes Jahr für Software ausgibt. Eine Menge Geld, eine Menge Verantwortung, eine Menge Einsparpotenzial. Die Aufwände verteilen sich etwa zur Hälfte auf On-Premises-Lizenzen bzw. auf Software-as-a-Service (SaaS)-Kosten. Letztere betrugen 2019 über 55 Millionen US-Dollar. Seit einiger Zeit nutzt das Unternehmen professionelle Tools für Software Asset Management (SAM) des Lizenzmanagement-Spezialisten USU. Zur Verwaltung von Lizenzen für zwei Enterprise Cloud-Anwendungen kommt die USU-Lösung zum Einsatz – mit großem Erfolg! Um den Nutzen des Cloud-Kostenmanagements und der SaaS-Optimierungs-Software möglichst realistisch zu quantifizieren, beauftragte USU die US-Analysten von Forrester Consulting mit der Durchführung einer Total Economic Impact™ (TEI)-Studie.

Das Ergebnis der Finanzanalyse ist eindeutig: über drei Jahre ergab sich ein quantifizierter Gesamtnutzen von 10,2 Mio. US$ im Vergleich zu Kosten von 2,1 Mio. US$. Dies summiert sich zu einem Kapitalwert (KW) von 8,1 Mio. US$ und einer Kapitalrendite (ROI) von 383 %. Die Investitionen amortisierten sich innerhalb von nur 3 Monaten.

Die wichtigsten Finanzkennzahlen bei der Lizenzverwaltung

 

Abb.1: Die wichtigsten Finanzkennzahlen

Herausforderungen für die SaaS-Optimierung

SaaS-Lösungen dominieren die Software-Budgets der meisten großen Unternehmen: Hier fließt das Geld hin, und folglich ist das Sparpotenzial dort am größten – die Herausforderungen jedoch auch. Laut der Studie erkannte das Unternehmen schnell fünf zentrale Bereiche, die für die explodierenden SaaS-Kosten verantwortlich sind:

  1. Schwerfällige Verwaltung: Die Daten von rund 50.000 Konten wurden manuell erfasst und in einer Tabellenkalkulation gespeichert. Dadurch war es praktisch unmöglich, einen genauen Überblick zu bekommen.
  2. Keine zeitnahe Datenanalyse: Ohne einen klaren Überblick und ein automatisiertes Reporting konnten die Software-Asset-Manager keine zeitnahen oder gar zeitkritische Entscheidungen treffen und nur langsam auf Geschäftsanforderungen reagieren.
  3. Sicherheitsmängel: Mitarbeiter, die das Unternehmen bereits verlassen hatten, hatten mitunter noch immer Zugang zu sensiblen Daten und Systemen. Ihre Abonnements wurden ineffektiv verwaltet und deshalb nicht deaktiviert.
  4. Unpräzise Daten: Die Daten waren oftmals unzuverlässig, weil sie manuell erfasst wurden. Das Unternehmen will künftig menschliche Eingriffe minimieren, um die höchste Datenqualität zu gewährleisten.
  5. Compliance-Probleme: Ohne einen klaren Überblick über Abonnements, personelle Änderungen oder automatisierte Arbeitsabläufe war das Unternehmen dem ständigen Risiko ausgesetzt, gegen Geschäftsbedingungen zu verstoßen und Strafgebühren zahlen zu müssen.

Obwohl der Kunde nie Gefahr lief, größere finanzielle Verluste aufgrund seiner SaaS-Abonnements zu erleiden, war klar, dass er vor einem wichtigen, aber lösbaren Problem stand. Notwendig war eine automatisierte Cloud-Kostenmanagement-Lösung mitsamt SaaS-Optimierung. „Es geht um Kosteneinsparungen, Kostenvermeidung, Datentransparenz und bessere Verhandlungspositionen“, fasst der zentrale SAM-Verantwortliche des Konzerns die Ziele zusammen.

Kosten im Sinkflug

Nach den Worten des SAM-Direktors „ist die manuelle Verwaltung von Lizenzen im Vergleich zu LicenseControl for Cloud wie ein Fahrrad im Vergleich zu einem Flugzeug“. Mit einer automatisierten SaaS-Optimierungslösung gewann das Unternehmen Geschwindigkeit, Effizienz, Leistung, Kapazität und Perspektive. Und es wirkt: Sobald das Unternehmen mit LicenseControl for Cloud zu arbeiten begann, konnte es seine wichtigsten Probleme beim Cloud-Kostenmanagement lösen:

  • Weniger Zeit- und Kostenaufwand für das Software-Management
  • Präzise und zeitgerechte Berichte
  • Begrenztes Sicherheitsrisiko
  • Reduzierte Compliance-Risiken


LicenseControl for Cloud sorgt für Transparenz

Das Unternehmen wurde flexibler. Zum ersten Mal konnte man sehen, was wirklich in der SaaS-Umgebung passiert. Zuverlässige Daten ermöglichten es nun, fundierte Geschäftsentscheidungen bezüglich Abonnements und Services zu treffen und Zugriff auf die Hebel zu bekommen, die die Umsatzmaschine steuern.

Durch den nun geschaffenen transparenten Überblick erkannte man z.B., dass eine erhebliche Anzahl an Lizenzen inaktiven oder ehemaligen Mitarbeitern zugewiesen war. In der Folge konnten anhand exakter Echtzeitdaten Lizenzen schnell neu zugewiesen bzw. neu genutzt, zurückgestuft oder eliminiert werden, was zu erheblichen direkten Einsparungen führte. Dank dieser Informationen war das SAM-Team in der Lage, zu bestimmen, welche neue SaaS-Software wirklich wichtig ist und welche SaaS-Beschaffungen hinausgezögert oder vermieden werden können.

„LicenseControl for Cloud gibt uns die Möglichkeit, Lizenzen von einer Umgebung in eine andere zu verschieben. Das ist echt stark. Es ist unglaublich, wenn man sieht, welche Software die Leute wirklich nutzen und wofür sie lizenziert sind. Manchmal lassen sich Benutzerkonten einfach herabstufen. Es verschafft einen echten kommerziellen Nutzen, wenn man alle diese Daten hat.“

Direktor für Software-Management

 

Kurz- und langfristige Einsparungen bei SaaS

Das Unternehmen konnte große Einsparungen bei den SaaS-Kosten erzielen. Die automatisierten Arbeitsabläufe und Datenerfassungstools ermöglichten es, die Anstrengungen der Mitarbeiter auf übergeordnete Aufgaben zu verlagern und zwei Vollzeitmitarbeiter mit neuen Aufgaben zu betrauen.

Der Studie zufolge erzielte der Kunde über drei Jahre hinweg Kosteneinsparungen in Höhe von 10,2 Millionen Dollar, ein ROI von 383%. Darüber hinaus führten die Veränderungen zu eingesparten Personalkosten in Höhe von 343.335 Dollar über drei Jahre hinweg. Das entspricht etwa drei Prozent des Gesamtpakets. Die Betriebskosten sinken, so dass unter dem Strich mehr herauskommt.

 

Überblick über den Risiko-bereinigten Gesamtnutzen für 3 Jahre

 

Abb.2: Überblick über den Risiko-bereinigten Gesamtnutzen für 3 Jahre

Lesen Sie die komplette Forrester TEI-Studie kostenfrei: 

Zur Studie

Neben den nicht von Forrester quantifizierten Nutzenaspekten wie z.B. die verbesserte SaaS-Sicherheit oder die deutliche Erhöhung der Datenqualität ergibt sich vor allem durch die Tatsache, dass bislang lediglich zwei konzernweit genutzte SaaS-Plattformen durch Lizenzmanagement angebunden wurden, weiteres erhebliches Einsparpotenzial. Das Unternehmen plant daher, die Nutzung weiterer SaaS-Anwendungen großer Anbieter sukzessive durch professionelles Lizenzmanagement wesentlich wirtschaftlicher zu gestalten. Kostentransparenz und zusätzliche Einsparungen im 7stelligen Bereich pro Jahr erlauben damit gerade in Krisenzeiten eine optimale Wertschöpfung der eingesetzten Software.


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Olaf Diehl

Olaf Diehl

Olaf Diehl betreut als Business Unit Manager die Bereiche Marketing und Produkt Management. Er studierte Betriebswirtschaftslehre an der Philipps-Universität in Marburg. Seit 1998 ist er für die IT Beratung im Bereich ITSM und SAM zuständig, seit 2002 in einer Führungsrolle.

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