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Software Asset Management: Mehr als nur Lizenz-Compliance und Lizenzmanagement

In der Branche besteht eine fortwährende und vielleicht auch zunehmende Verwirrung bezüglich des Bereichs Software Asset Management (SAM) und dessen Untergruppen Software Lizenzmanagement und Software Lizenz-Compliance.

Beispiele für widersprüchliche Informationen oder Erklärungen des Software Asset Managements umfassen:

  • Aussagen in öffentlichen Foren:
    • „Die Softwarelizenzoptimierung ist SAM, hören Sie auf, die Dinge zu verkomplizieren.“
    • „Beim SAM geht es rein um die Lizenz-Compliance.“
  • Stellenausschreibungen für ITAM- oder SAM-Positionen (z. B. SAM-Analyst), die klar angeben, dass es bei der Position spezifisch um die Einhaltung von Softwarelizenzen geht, oft für spezielle Hersteller. In Wirklichkeit sieht es so aus, dass SAM-Profis zwar ein Grundverständnis im Bereich Lizenzierung benötigen, ihr Fokus aber auf der Implementierung und Governance des SAM-Programmgerüsts liegt.
  • Positionierung der Lizenz-Compliance-Audits als ‚SAM‘-Prüfungen oder -Services durch die Hersteller.
  • Positionieren ihrer Produkte als umfangreiche ‚SAM‘-Lösungen durch einige der Technologieanbieter.
  • Vereinbarungen für Managed Services oder extern vergebene ‚SAM‘-Services, die schwammige, allgemeine Bedingungen und einen engen Anwendungsbereich beinhalten und nicht den umfangreichen SAM-Lebenszyklus widerspiegeln.
    • „Der externe Anbieter ist für das IT Asset Management verantwortlich, insbesondere für die Wartung des Bestands installierter Hard- und Software.“
    • „MSP ist für die Umsetzung genehmigter Softwarelizenz-Anforderungen und für die Lizenznachverfolgung zuständig.“

Die Unfähigkeit (oder der Unwille?), SAM und dessen Untergruppen zu differenzieren, ist einer der Gründe, warum die Erwartungen bei SAM-Initiativen oftmals nicht erfüllt werden: Es gibt bedeutende Unterschiede hinsichtlich des Umfangs und der Ziele sowie Unterstützungsverfahren. Eine klare Differenzierung kann Ihnen bei der erfolgreichen Planung und Implementierung Ihres SAM-Programms helfen, genauso wie bei der Auswahl passender Branchenlösungen.

Das Software Asset Management und seine Untergruppen

Das Software Asset Management (SAM) ist eine Untergruppe des IT Asset Management (ITAM), die sich auf Software Assets, Lizenzen und zugehörige Services sowie auf Medien (physisch oder digital) konzentriert, mit denen die Software bereitgestellt wird.

Ein Vergleich von SAM und dessen Untergruppen ist in Abbildung 1 dargestellt:

Abbildung 1: ITAM- und SAM-Untergruppen
  • Die Software License Complianceikonzentriert sich auf das Vermeiden einer ‚Unterlizenzierung‘, indem die Compliance durch Lizenzberechtigungen sichergestellt wird – oft mit einem (mangelnden) Fokus auf die Anzahl der Lizenzen im Vergleich zu den Softwarebereitstellungen. Bei der Compliance müssen jedoch auch andere Lizenzparameter berücksichtigt werden wie z. B. Gerätekonfiguration, geografischer Standort, Mitarbeiter/Betriebsfremde und viele andere.
  • Das Software License Management, einschließlich der Softwarelizenzoptimierung, geht über die Einhaltung von Softwarelizenzen hinaus und konzentriert sich zusätzlich auf das ‚richtige Lizenzieren‘ – und vermeidet unnötige Lizenzen in Bezug auf Typ, Menge und Funktion. Die meisten Unternehmen sind mengenmäßig für manche Produkte (z. B. Microsoft Project) oder hinsichtlich der Produktfunktion überlizenziert (z. B. Enterprise anstatt Standard Edition). In manchen Fällen könnte Software intelligenter eingesetzt und so Lizenzierungsanforderungen und -kosten reduziert werden – wie z. B. das Verschieben der Software auf einen kleineren Server.
  • Das Software Asset Management geht über eine Fokussierung auf Lizenzen hinaus und konzentriert sich zusätzlich auf das Softwareprodukt (Asset) – Funktion, Währung, Standardisierung, Lebenszykluskosten und vieles mehr.

Heute basieren viele ‚SAM‘-Initiativen im Wesentlichen auf der Einhaltung von Softwarelizenzen und sie enthalten möglicherweise Elemente des Softwarelizenzmanagements. Idealerweise werden diese Verfahren zu einem umfangreichen Software Asset Management-Programm erweitert und weiterentwickelt.

Die Hardware Asset-Nachverfolgung bildet dabei die Basis für alle Disziplinen, insbesondere für die Software Lizenz-Compliance, um sicherzustellen, dass jede Softwarelizenz für die Geräteeigenschaften ausreichend ist (wie Prozessoren und Kerne).

  Ziele Wichtige Überlegungen
Software Lizenz-Compliance
  • Vermeidung einer ‚Unterlizenzierung‘.
  • Minimierung der Audit-Wahrscheinlichkeit.
  • Minimierung der Audit-Auswirkungen.
  • Vermeidung außerplanmäßiger Ausgaben.
  • Vermeidung rechtlicher Risiken und Reputationsrisiken.
  • Sind wir zur Nutzung der Software berechtigt?
  • Ist die Lizenz ausreichend?
  • Wo und wie wird sie eingesetzt?
  • Wann, wie und von wem wird sie verwendet?
Software Lizenzmanagement Wie oben, sowie:
  • Sicherstellen der ‚richtigen Lizenzierung‘.
  • Vermeidung unnötiger direkter Kosten (Lizenz, Wartung, Support).
  • Vermeidung unnötiger Komplexität.
  • Haben wir die richtigen Lizenzen?
  • Ist der Aufwand für die Verwaltung der Lizenzen angemessen?
  • Werden die Lizenzen optimal eingesetzt?
  • Werden die Lizenzen verwendet?
  • Stehen die direkten Kosten in einem angemessenen Verhältnis zum Wert?
Software Asset Management
    Wie oben, mit erweitertem Fokus über die Lizenzen hinaus zur Berücksichtigung der Assets (Produkte):
  • Reduzierung technologischer Komplexität – z. B. durch Produktstandardisierung.
  • Reduzierung der direkten und indirekten Lebenszykluskosten.
  • Maximierung von Wert/Rendite.
  • Unterstützung anderer IT-/IT-externer Funktionen.
  • Strategische Planung.
  • Haben wir die richtigen Produkte? Gibt es neue oder andere Produkte, die für die Geschäftsanforderungen besser geeignet wären?
  • Haben wir Standardprodukte und -versionen?
  • Haben wir überflüssige Produkte?
  • Werden die Produkte optimal bereitgestellt und genutzt?
  • Werden die Produkte angemessen unterstützt? (intern und extern)
  • Ist ein Produktplan vorhanden? (intern und Hersteller)
  • Stehen die Lebenszykluskosten in einem angemessenen Verhältnis zum Wert?

Warum ist eine Differenzierung von Bedeutung?

Wie mit den meisten Dingen im Geschäft und im Leben ist der Erfolg beim SAM teilweise vom Festlegen entsprechender Erwartungen für die Stakeholder und von einem allgemeinen Verständnis der Hauptkonzepte abhängig. Genauer gesagt ist aus folgenden Gründen eine Differenzierung erforderlich:

  • Identifizierung erwarteter Ergebnisse (Vorteile).
  • Erstellen eines angemessenen Plans und Budgets.
  • Festlegen standardmäßiger und geeigneter Definitionen – z. B. IT-Asset oder Lizenz.
  • Auswahl/Definition eines geeigneten Programmrahmens für die Bewertung aktueller Verfahren und Implementieren neuer/verbesserter Verfahren. Innerhalb dieses Rahmens legen Sie die erforderlichen Richtlinien, Prozesse, Daten, Technologien und Rollen/Verantwortlichkeiten fest.
  • Auswahl geeigneter Ressourcen mit ausreichend Erfahrung und entsprechenden Kenntnissen.
  • Bereitstellung angemessener Schulungen.

Wir müssen die Ziele und den Umfang unserer ‚SAM‘-Initiativen kennen und diesbezüglich einen Konsens erreichen, damit von uns die richtige Lösung implementiert werden kann – in jeder Hinsicht (Richtlinien, Technologien, Ressourcen, Rollen/Verantwortlichkeiten usw.). Durch die richtige Differenzierung innerhalb von SAM und seiner Untergruppen werden Verständnis und Konsens gefördert, was zu einer verbesserten SAM-Entwicklung und letztlich zum Erfolg führt.

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Sherry Irwin

Sherry Irwin

IAITAM Fellow Sherry Irwin ist Gründerin (1995) und Präsidentin von Technology Asset Management Inc und hat über 30 Jahre Erfahrung im IT Asset Management (ITAM), einschließlich Lizenz-, Vertrags- und Anbietermanagement in verschiedenen Branchen. Sie ist eine allgemein anerkannte Vorreiterin, Expertin und Ausbilderin sowie Verfechterin dieser sich entwickelnden Disziplin. Als Consultant und Mentorin berät Sherry Kunden hinsichtlich Best Practices beim ITAM und fokussiert dabei die Minimierung von Kosten und Risiken und die Maximierung der Vorteile in Bezug auf IT-Investitionen. Sie veranstaltet außerdem eine Reihe von Bildungsworkshops und Seminaren zu verschiedenen Aspekten des IT Asset Managements, einschließlich ITAM-Strategie und Programmentwicklung, Software Asset und Lizenzmanagement (SAM) sowie Vertrags- und Anbietermanagement (CVM). Sherry war zuvor als Beraterin für Gartner (1989 bis 1995) sowie als Expertin und Beraterin für Kunden des Forschungs- und Beratungsdienstes der Giga Information Group (2000 bis 2003) tätig. Vor 1989 gründete und verwaltete Sherry eine zentrale Software Asset Management-Abteilung bei Hudson‘s Bay Company und war dort für Planung, Beschaffung, Budget und Ausgabenmanagement sowie für zugehörige Richtlinien und Prozeduren verantwortlich. Von 1977 bis 1984 war sie bei Shell Canada beschäftigt und für die Planung und Implementierung der Informationssicherheit und der dazugehörigen Richtlinien und Verfahren zuständig. Sie verfügt über die Zertifizierungen CSAM, CHAMP, CSM, ASM, CTPS und Verafirm Professional und ist Gründerin und Vorsitzende der 1992 gegründeten Canadian IT Asset Management Users' Group (CITAMUG).

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