CIO & Inflation - 3 Empfehlungen, wie Sie IT-Ressourcen optimal einsetzen

Auf breiter Front steigen seit Monaten die Preise. In den USA erreichte die Inflation im Juni 2022 mit 9,1 Prozent den höchsten Wert seit über 40 Jahren. Und entgegen ursprünglichen Prognosen gehen die meisten Führungskräfte inzwischen davon aus, dass dies kein bald vorübergehendes Phänomen ist. Eine weltweite Rezession droht. Auch als CIO müssen Sie ihren Beitrag leisten. Sie stehen vor der Herausforderung, Ihre IT-Kosten zu analysieren, Kostentreiber zu identifizieren und IT-Aufwände signifikant zu reduzieren – nicht zuletzt, um strategisch in die Zukunft zu investieren. Der folgende Beitrag beschreibt einige zentrale Maßnahmen, um Ihre IT fit für die Zukunft zu machen.

Kostendruck steigt

Obwohl sich die Gesamtauswirkungen der Inflation nicht exakt vorhersagen lassen, gibt es Szenarien, mit denen CIOs bereits heute planen können. Natürlich: die Preise werden steigen – sowohl für die Hard- und Software als auch für Dienstleistungen. Damit nicht genug gibt es wichtige Aspekte, die ebenfalls mehr Kosten verursachen, aber notwendig sind, z.B. die Gestaltung neuer Hybrid-Work-Arbeitsplätze oder Bereiche wie IT-Security. Dazu kommt z.B. noch steigende Lohnkosten für Ihre Mitarbeitenden bzw. das kostenintensive Recruiting von jungen Talenten in Schlüsselbereichen wie z.B. KI. Unterm Strich ist klar, dass diese Entwicklungen Ihr IT-Budget sprengen werden. CIOs sollten ihre Maßnahmen vor allem auf 3 Bereiche ausrichten: ihre Mitarbeiter:innen, die Optimierung von IT-Kosten und Investitionen sowie den Schulterschluss mit dem Business – insbesondere mit dem CFO.

Erfahren Sie, wie Wissensmanagement Sie und Ihr Team in der IT und im Kundenservice unterstützt.

Machen Sie Ihre Mitarbeitenden wertvoll!

Laut Aussagen des Branchenverbandes BITKOM sind derzeit etwa 100.000 IT-Fachstellen in Deutschland unbesetzt. Tendenz stark steigend. Dazu kommt eine Reihe von vergleichsweise neuen Themen wie Cloud, Data Science etc., die das Kompetenzprofil vieler IT-Mitarbeitenden nicht abdeckt. Und natürlich – wie bereits erwähnt, steigende Lohnforderungen, aber auch nicht-monetäre Anforderungen.
Als CIO müssen Sie diese Herausforderungen auf mehreren Ebenen angehen. In enger Abstimmung mit HR-Verantwortlichen gilt es, einerseits eine Aus- und Weiterbildungsoffensive zu starten, die Ihren Mitarbeitenden erlaubt, die vom Unternehmen benötigten erweiterten Fähigkeiten zu erwerben. Die Qualifizierung des vorhandenen Personals für neue Rollen und Aufgaben ist gerade in diesem Bereich erfolgskritisch – zum Beispiel für neue Technologien wie Spracherkennung, IoT, Cloud Computing, Machine Learning oder Blockchain.
Parallel dazu sollten Sie darauf achten, zumindest Ihre Leistungsträger nicht zu verlieren – entsprechende Incentive-Initiativen sind meist deutlich günstiger als die Kosten für Recruiting und Onboarding neuer Talente. Und Sie verlieren kostbare Zeit. Neben dem monetären Aspekt und entsprechenden individuellen Personal-Entwicklungs-Maßnahmen ist jedoch eines ganz wichtig: die Unternehmenskultur. Entwickeln Sie eine Wohlfühl-Atmosphäre, machen Sie Mitarbeitende zu Mitunternehmer:innen, schaffen Sie – auch mit konkreten DEI (Diversity, Equity, Inclusion) -Maßnahmen – ein Menschen-zentriertes Arbeitsumfeld.

Investieren Sie, um zu sparen!

Auf einer anderen Ebene lassen sich weitere Maßnahmen ergreifen, die schwindenden Ressourcen und dem Fachkräftemangel entgegenwirken: Geeignete Technologien zur Automatisierung und zum Wissensmanagement. Hierfür sind allerdings Investitionen nötig, die einen raschen ROI bieten und in kürzester Zeit zu Einsparungen führen.

Beispiel Wissensmanagement:
Der Einsatz einer aktiven Wissensdatenbank für IT und den Kundenservice rechnet sich immer. Denn das geballte fachliche Know-how wird internalisiert und steht über das System auf Knopfdruck zur Verfügung. Für den IT-Service, für das Service Center und – über Self-Service – für alle Kunden rund um die Uhr. Und für alle Kommunikationskanäle. Diese „Single Source of Knowledge“ speist z.B. auch das Wissen von Chatbots, die ihrerseits aktiv das Service-Team ergänzen. In Summe führt das Prinzip der aktiven Wissens-Versorgung und -Steuerung zu einer vielfältigen Entlastung der Service-Organisation von Routinetätigkeiten. Service Agents können sich auf hochwertige, qualifizierte Arbeitsbereiche konzentrieren.

Konkrete Beispiele für positive Effekte sind u.a.:

• Die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden im Service Center reduziert sich um ca. 80%
• Die First Contact Resolution Rate erhöht sich durchschnittlich um 40 Prozent
• Der Einsatz von Chatbots ersetzt bei einer Nutzungsfrequenz von 1.000 pro Tag ein etwa 20-köpfiges Service-Center

Beispiel IT-Automatisierung

Laut den Ergebnissen einer aktuellen Studie von Stonebranch „2022 Global State of IT Automation“ planen 88 % der Unternehmen in diesem Jahr eine Erhöhung ihrer Investitionen in IT-Automatisierung und -Orchestrierung. Wachstumstreiber sind vor allem komplexe hybride IT- und Multi-Cloud-Umgebungen, die zur Norm werden. Gerade die Kernprozesse im IT Service Management (ITSM) lassen sich durch eine integrative, ITIL-konforme ITSM-Gesamtlösung automatisieren. Modellieren und implementieren Sie die gewünschten Arbeitsabläufe für sämtliche Prozesse des IT- und Enterprise-Service-Managements, wie z.B. Service Request Management, Change Management, IT Financial Management, Asset Management, Contract Management, IT Monitoring, Supplier Management u. v. m. Häufig können auch die Standard-Workflows des Herstellers genutzt bzw. ggf. angepasst werden. Dabei bildet die Standardnotation BPMN 2.0 eine gute Basis für die grafische Prozessmodellierung. Die IT kennt viele wiederholbare Aufgaben wie z.B. Softwarebereitstellung, Change- und Release Management, Patch-Verwaltung etc. Da liegen die Vorteile der Automatisierung auf der Hand: reduzierte Kosten, weniger Fehler, höhere Produktivität, Verfügbarkeit und Sicherheit.

Konkrete Beispiele für positive Effekte sind u.a.:

• Im Service Desk lassen sich erfahrungsgemäß mindestens 20 % der Endanwenderfragen und Störungsmeldungen automatisch beantworten bzw. lösen. Dabei spielen integrierte Self-Service und Self Healing-Komponenten ebenso wie KI-gestütztes Ticket-Routing eine zentrale Rolle
• Bis zu 100 % der Service Requests können automatisiert bearbeitet werden
• Ein automatisiertes Eventmanagement, das das komplette Alarm-Konzept mit der Gewichtung der Kritikalität und sequentiellen Alarmierungspfaden sowie den definierten Medien abbildet, sorgt nicht nur für eine rasche Fehlerbehebung, sondern kann durch ML-Komponenten auch die Anzahl der „false positives“ um über 50 Prozent reduzieren.

Beispiel Software Lizenzmanagement

Komplexität bei der Software-Lizensierung ist das Geschäftsmodell vieler Software-Hersteller. Denn diese legen ihre Preise auf der Grundlage einer undurchsichtigen Kombination von Cores, Clustern, Umgebungen und Verfügbarkeit fest. Unternehmen benötigen daher leistungsstarke Tools für Software Asset Management (SAM). Denn sie liefern transparenten Informationen über alle Software-Verträge und -Lizenzen, optimieren die SaaS-Nutzung und managen Ihre Software-Ressourcen in hybriden Umgebungen. Der ROI dieser Anwendungen liegt oftmals bei nur wenigen Monaten.
Ihr Einsparpotenzial können Sie beispielsweise mit einem ROI-Generator innerhalb weniger Minuten berechnen.

Konkrete Beispiele für positive Effekte sind u.a.:

• Mit der Kenntnis aller Regeln und Metriken lässt sich durch ein SAM-Tool das jeweils kostengünstigste Oracle-Lizenzmodell identifizieren. Dadurch erreichen Unternehmen ein Einsparvolumen von 50 %.
• Die Zeit- und Kostenersparnis zur Vorbereitung und erfolgreichen Durchführung von Hersteller-Audits liegt Tool-gestützt bei mindestens 50 Prozent.
• Neben dem Sicherstellen von Compliance optimieren Unternehmen mit SAM Ihre PaaS-, IaaS-, SaaS- und Hybrid Cloud-Kosten. Die Cloud-Nutzung ist transparent, Cloud-Lizenzen und -Migration lassen sich jederzeit analysieren. Im Durchschnitt ergeben sich ca. 30 % geringere Kosten für Software-Lizenzen und Cloud-Abonnements.

Erfahren Sie, wie ein globaler Pharmakonzern Einsparungen von über $10,2 Mio. erzielte.

Gehen Sie strategische Allianzen ein – vor allem mit dem CFO!

Unternehmensinterne Allianzen sind inzwischen ein erfolgskritischer Faktor beim Wandel hin zur Digitalen Transformation geworden. Seit Jahren nähern sich IT und Geschäftsbereiche immer weiter an – je intensiver der Austausch und die Zusammenarbeit, desto mehr profitieren beide Business-Partner. Auch die Rolle des CFOs hat sich spürbar geändert – Controller alter Prägung finden sich in modernen Unternehmen nicht mehr. Einer der wesentlichen Skills des CFO sind fundierte Technologie-Kenntnisse. Zunehmend ist er daher auch Teil der Entscheidungen über die Technologie-Agenda. Eine Studie von Rimini Street „CFO Peer Insights 2021: Digitaler Wandel und IT-Investitionsprioritäten“ bestätigt die Affinität von CFOs zur IT. Die Umfrage unter 1.500 CFOs wurde durchgeführt, um herauszufinden, welche Rolle und welche Priorität Technologie in der aktuellen schwierigen disruptiven Zeit hat.

Die Erwartungshaltung in Richtung IT ist dabei klar: CFOs erwarten von ihren CIOs detaillierte Vorschläge für technologische Investitionen, die einen klaren geschäftlichen Mehrwert und einen hohen ROI gewährleisten. Auf der anderen Seite lehnen sie mehr als zwei Drittel der CFOs Investitionen ab, die nicht essentiell sind und keinen messbaren Nutzen bringen. Das betrifft z.B. auch große ERP-Implementierungs- oder Migrationsprojekte. Neben dem Business Case sind kurze ROI-Zyklen für Technologieinvestitionen entscheidend: 46 % erwarten diesen innerhalb von 24 Monaten, 82 Prozent zumindest innerhalb von 3-5 Jahren. Sind diese Voraussetzungen gegeben, unterstützen mehr als drei Viertel der CFOs diese Maßnahmen – wenn nötig sogar vor dem Vorstand.

Es zeigt sich, dass die Perspektiven zwar unterschiedlich sind – die beiden Rollen des CIO und des CFO jedoch hochgradig synergetisch und voneinander abhängig agieren, da CIOs nach Finanzmitteln suchen, um digitale Initiativen zu beschleunigen, und CFOs nach einer soliden Rechtfertigung für Investitionen. Hier sind Vertrauen, kurze Kommunikationswege, das Bemühen um Nachvollziehbarkeit und Transparenz sowie das richtige Timing gefragt – die Basis bilden jedoch aktuelle Best-Worse-Case-Analysen, detaillierte Finanz- und ROI-Pläne sowie deren Business Impact.