In 5 Schritten zur Flash-Organisation

Im Frühjahr 2020 konnten wir alle beobachten, wie schnell sich die Welt verändern und in den Krisenmodus übergehen kann. Persönlich mussten wir uns auf viel Neues einstellen, und auch Unternehmen mussten reagieren: Lieferketten anpassen, auf Telearbeit umstellen, finanziell liquide bleiben. Viele befanden sich zeitweise im Überlebensmodus, manche kämpfen noch immer - während andere durch massives Wachstum an ihre Grenzen gekommen sind.

Neue Szenarien und unternehmerische Herausforderungen erfordern neues Wissen und Herangehensweisen. Eine der vielen Lehren aus der Covid-Krise lautet, dass Resilienz und Anpassungsfähigkeit einer Firma und ihrer Mitarbeiterschaft nicht hoch genug bewertet werden können. Die Fähigkeit, die eigene Talentbasis schnell zu erweitern und jederzeit relevante Unterstützung und Fachwissen ins Unternehmen holen zu können, dabei gleichzeitig als Organisation schlank, flexibel und agil zu bleiben und auch die persönliche und professionelle Zufriedenheit des Personals zu gewährleisten, wird in Zukunft über wirtschaftlichen Erfolg und Misserfolg entscheiden.

Ein Baustein des New Work Konzepts, welches den gedanklichen Überbau für all diese Ideen bildet, sind Flash-Organisationen. Seit die New York Times Ende 2017 den Begriff das erste Mal verwendet hat, hat er bei New Work-Theoretikern, HR-Experten, Beratern und Gründern von Talentmarktplätzen wie mir großen Anklang gefunden. Zahlreiche Google-Suchergebnisse für "Flash Organization" zeigen, dass das in Stanford verwurzelte Konzept einen Nerv getroffen hat. Eine Flash-Organisation ist ein temporäres Team aus Experten, das in kürzester Zeit für die Durchführung komplexer Projekte zusammengestellt wird. Die Rollen innerhalb des Teams basieren auf den individuellen Fähigkeiten des Einzelnen. Sobald das Team die Projektaufgabe gelöst hat, löst es sich wieder auf.

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Ein großer Vorteil von Flash-Organisationen ist dabei ihre Vielseitigkeit. Es kann sich um interne oder externe Talente handeln, die aus der Ferne oder vor Ort arbeiten - solange es sich um die besten Leute für die Aufgabe handelt, spielen diese organisatorischen Feinheiten keine Rolle. Flash-Organisationen sind nicht nur ein Kennzeichen einer agilen Organisation, sie sind ein wesentlicher Bestandteil davon und werden immer dann relevant, wenn Expertenwissen und Teamarbeit erforderlich sind.

Und Flash-Organisationen sind nicht nur ein abstraktes Konstrukt. Die Deutsche Telekom zum Beispiel hat ihre Abteilung für Unternehmenskommunikation seit 2013 in einer Flash-Organisation organisiert, die auf einer Skill-Map basiert. Tatsächlich hat sich in den letzten Jahren ein lebendiges Ökosystem entwickelt, das den Flash-Gedanken praktisch unterstützt. Interne Talentmarktplätze analysieren und dokumentieren die Fähigkeiten und Verfügbarkeiten aller Mitarbeiter einer Organisation, managen Mentoring und Weiterbildungsangebote und helfen bei der Zusammenstellung von Teams. Externe Talentmarktplätze verfügen über globale Netzwerke aus freiberuflichen Ressourcen. Sie bringen Transparenz in den Markt der Freiberufler und Selbstständigen (beispielsweise über Tagessätze) und nicht selten sind sie qualitative Gatekeeper. Sie vermitteln projektspezifisch Unterstützung und übernehmen administrative Unliebsamkeiten.

Aber sind die meisten Unternehmen überhaupt so aufgestellt, dass sie über Ad-hoc-Lösungen hinausgehend in Flash Teams arbeiten können? Anfang 2020 haben wir die Berater in unserem Netzwerk nach den Hürden in den Unternehmen gefragt, die Flash-Teams in Firmen im Wege stehen. Obwohl Flash-Organisationen in der Blogosphäre en vogue sind und von einigen Pionierunternehmen auch umgesetzt werden, bescheinigen die Berater der überwiegenden Mehrheit der Unternehmen noch Nachholbedarf für den strukturierten Einsatz von Flash-Teams: strategisch, prozessual aber auch, was die Sichtweise betrifft, das viel zitierte Mindset. Der Fairness halber muss man sagen: Gewiss dürfte die Krisenerfahrung, in der viele in den „Einfach Machen“-Modus wechselten und neue Erfahrungen beispielsweise mit hybriden Arbeitsmodellen aus Präsenz und Fernarbeit sammelten, hier bereits einiges verbessert haben.

Die befragten Berater finden: Unternehmen werden durch Prozesse und Abteilungsgrenzen eingeschränkt und verlangsamt, kennen ihren eigenen internen Talentpool zu wenig und haben kein ausreichend gutes Netzwerk, um externe Unterstützung einzuholen. Die gute Nachricht ist, dass diese Hürden überwunden werden können. Es ist sicherlich einfacher, das richtige Knowledge-Mapping-Tool zu finden und in der Firma zu etablieren, als Silo- oder Hierarchiedenken aufzubrechen. Aber all das ist machbar, wenn auch nicht innerhalb eines Tages.

Wenn Sie Lust haben, Flash-Organisationen einmal selbst zu testen, empfehle ich Ihnen, mit einem Pilotprojekt zu beginnen. Es wird Ihnen die praktische Erfahrung bringen, die Sie brauchen, um Kritiker in der Firma zu überzeugen und den Wandel einzuleiten.

1. Fangen Sie klein an. Wählen Sie eine Abteilung, die vorrangig in Projekten und nicht in Prozessen arbeitet. Marketing & Kommunikation oder IT & Produkt könnten für den Anfang geeignete Abteilungen sein.
   
   
2. Arbeiten Sie mit den Besten. Suchen Sie sich die besten Leute in Ihrem Unternehmen für das Projekt. Gehen Sie keine Kompromisse ein, abgesehen von der Verfügbarkeit, und schränken Sie sich nicht ein, indem Sie sich strikt an interne Hierarchien halten. Wenn Sie in Abteilung X jemanden finden, der für eine Aufgabe geeignet ist, beziehen Sie diese Person ein, auch wenn das Problem aus Abteilung Y stammen mag.
   
   
3. Setzen Sie Anreize für das Flash-Mindset. Belohnen Sie Mitarbeiter für die Unterstützung von Flash-Projekten, z. B. Teamleiter, die sich bereit erklären, ihre Mitarbeiter an Projekten außerhalb der eigenen Abteilung arbeiten zu lassen.
   
   
4. Gehen Sie Partnerschaften ein. Wenn Sie Ihr Team nicht ausschließlich mit internen Talenten aufbauen können oder wenn Sie dabei große Kompromisse hinsichtlich der Expertise eingehen würden, dann wenden Sie sich an externe Talentmarktplätze. Eventuell müssen Sie verschiedene Anbieter testen, bis Sie den für Sie richtigen gefunden haben. Inspiration für die optimale Zusammenarbeit mit Marktplätzen und Freelancern finden Sie bei COMATCH oder in den Artikeln über die „Freelance Revolution “ von Forbes-Autor Jon Younger.
   
   
5. Werden Sie jedes Mal besser. Tauschen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern und externen Partnern darüber aus, was gut läuft und was verbessert werden kann. Passen Sie Ihr Vorgehen auf Grundlage des Feedbacks ständig an und sorgen Sie dafür, dass alle eingebunden und mitgenommen werden.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, werden Sie vermutlich in Ihrer gesamten Organisation Veränderungen feststellen. Wahrscheinlich wird es Rückschläge geben, einige Abteilungen und Kollegen werden diese Veränderungen begrüßen und geradezu aufblühen, während sich andere schwer damit tun. Es werden im Laufe der Zeit natürlich Fragen auftauchen: Welche Aufgaben gehören zu den Kernaufgaben der Firma und müssen kontinuierlich von Festangestellten verantwortet werden, welche müssen wir kurzfristig mithilfe von Externen abdecken? Wie stellen wir sicher, dass neues Wissen in der Organisation bleibt und abrufbar ist? Finden Sie die Antworten gemeinsam und geben Sie nicht zu schnell auf, wenn Sie ein eigenes Konzept für Flash-Organisationen in Ihrem Unternehmen entwickeln. Gelingt es Ihnen, wird Ihr Unternehmen agiler und widerstandsfähiger werden. In einer Welt, die sich ständig verändert, wird das zu einem immensen Wettbewerbsvorteil.

Die Zukunft der Arbeit ist bereits Gegenwart. Lassen Sie sich inspirieren durch einen USU Strategy Xpert Talk „Future of Work – Arbeitsteilung bei der Erbringung von Services “