Die Top 3 Use Cases für IT-Automatisierung

Welche neuen Möglichkeiten ergeben sich durch IT-Automatisierung? Dazu stellen wir Ihnen die Top 3 Use Cases vor, die sich in unzähligen Projekten herauskristallisiert haben und in praktisch jeder Organisation einen hohen Stellenwert haben. Als Einstieg in das Thema IT Automatisierung verweisen wir auch auf unseren letzten Blogbeitrag.

Lernen Sie die wichtigsten Einsatzfelder von IT-Automation kennen.

                                                                                                                                      Quelle: flowster.de

1.    Datacenter Automation

IT-Systeme sind heute ganz selbstverständlich das Herz eines jeden Unternehmens. Nicht nur durch neue Technologien werden IT-Plattformen immer komplexer und heterogener. Häufig entsteht über die Jahre ein Labyrinth aus unterschiedlichen Diensten, überdimensionierten Infrastrukturen und inkompatiblen Schnittstellen. Dies erschwert die Kommunikation der Dienste untereinander und hemmt deren Handling, Überwachung und Steuerung – zu Lasten von Ressourcen, Agilität und Auditierbarkeit. 

Schaffen Sie eine hochintegrative IT-Landschaft 

Kurz gesagt: um die unterschiedlichen, historisch gewachsenen Silos in und um Rechenzentren und IT-Plattformen einheitlich zu steuern, bietet sich eine Automatisierungs-Software an, die nativ oder über Rest-APIs die verschiedenen Services ansteuern, Informationen auslesen und weiterverarbeiten kann. Ziel ist es, die verteilten Informationen zu orchestrieren und automatisierte Arbeitsabläufe einzuführen, die zum einen das Management der Plattformen vereinfachen bzw. vereinheitlichen, zum anderen Ihre Mitarbeitenden von Routinetätigkeiten entlasten und so unter dem Strich die Kosten für den Betrieb senken, indem Ausführungszeiten reduziert werden und eine revisionssichere Dokumentation quasi „im Vorbeigehen“ erstellt wird. 

Lösungsbeschreibung oder viele Wege führen nach Rom

Die gute Nachricht ist: die Straße haben wir bereits für Sie gebaut, Sie entscheiden, in welchem Tempo und mit welchem Fortbewegungsmittel Sie den Weg beschreiten. 

• Integrieren Sie Ihre bisherigen Insellösungen in einen eleganten Workflow. Sie können sogar Ihre bewährten Powershell-Skripte weiterverwenden, indem Sie diese einfach in Ihren neuen Workflow einbinden und ihnen damit eine automatische Versionierung geben. Tauschen Sie automatisiert Informationen zwischen einzelnen Diensten und Systemen aus, und lassen Sie diese automatisierte Aktionen ausführen.
• Mit über 2.000 Aktivitäten und Konnektoren fügen Sie Ihre bestehenden Systeme nativ in Ihre Workflows ein und tauschen – revisionssicher und automatisch – Informationen zwischen diesen aus. Erweitern Sie z.B. die kostenfreie Version von Ansible um die Funktionalität der Versionierung, der Erstellung eines Audit-Logs, um Hochverfügbarkeit oder Genehmigungen.
• Erstellen Sie Workflows, mit denen Sie alle Ihre Prozesse zentral automatisieren, administrieren und dokumentieren.
• Die Kommunikation zwischen Unternehmensbereichen wird optimiert (oder erstmalig hergestellt, wie wir vielfach erfahren), die Ausfallsicherheit erhöht und die Fehleranfälligkeit drastisch verringert.

2.    User Management

Das User Management ist in vielen Unternehmen ein aufwändiger und vielfach manuell ausgeführter Prozess. Der Grund dafür ist, dass viele Unternehmensbereiche wie Personalabteilung, IT und Security involviert sind. Die Begleitung eines Mitarbeitenden während der Zugehörigkeit zu Ihrer Organisation (Employee Lifecycle) erfordert, dass viele Abläufe und Abteilungen miteinander verzahnt werden müssen – vom Eintritt in das Unternehmen über die Personalentwicklung bis zum Austritt.

Der Employee Lifecycle erzeugt, rein organisatorisch betrachtet, die immer gleichen Routineaufgaben wie:

• Onboarding-Prozess anstoßen
• Zugangsgenehmigungen erteilen
• Zugriff auf Systeme und Laufwerke gewähren
• Eintragungen in das Active Directory vornehmen
• Passwörter generieren und verteilen

So haben Verantwortliche immer weniger Zeit, sich ihren eigentlichen Kernaufgaben zu widmen. 
Zudem sind sie in Prozesse involviert, die die Handhabung von immer mehr IT-Systemen erfordern. Viele Unternehmen binden also Ressourcen für unnötige Tätigkeiten, die ein Automat heute viel besser (und exakt reproduzierbar) ausführen kann. 

Somit ist der manuelle Aufwand zum Anlegen, Verändern und Abmelden von Mitarbeitenden sowie deren Rollen und Berechtigungen nach wie vor sehr hoch. Es ist keine Seltenheit, dass der vollständige Onboarding-Prozess eines neuen Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin Tage oder gar Wochen dauert. Häufig werden die dafür benötigten Schritte manuell oder per Skript umgesetzt. 

Das führt dazu, dass dieser Prozess kaum nachvollziehbar ist und nicht oder nur unvollständig dokumentiert wird.

Lösungsansatz

Mit der richtigen Software werden IT-Prozesse in der Benutzerverwaltung entlang des gesamten Employee Life Cycles effizient automatisiert.

• User-Accounts werden zentral angelegt, angepasst oder gelöscht: entweder ausgelöst durch das Self-Service-Portal der Automatisierungs-Engine oder durch eine Aktion im ERP-System.
• Benutzer-Accounts und deren entsprechende Berechtigungen werden automatisiert zugeteilt und entzogen (ergebnis- und/oder zeitgesteuert, letzteres ist wie oben beschrieben z.B. bei Auszubildenden/Praktikanten sinnvoll, die mehrere Abteilungen durchlaufen).
• Definierbare Freigaben und ein automatisiertes Passwort-Management für Endbenutzer entlasten Ihren Support. Die Mitarbeitenden können ihre Passwörter über ein Self-Service-Portal, per E-Mail oder auch per SMS selbsttätig zurücksetzen – selbstverständlich Security Richtlinien konform über eine mehrstufige Authentifizierung.
• Anpassungen lassen sich schnell mittels standardisierter Workflows realisieren und reduzieren unmittelbar Ihren Ressourcenbedarf für Routineaufgaben.
• Das zentrale Management aller Benutzer erleichtert deren Verwaltung und verringert das Potenzial für Fehler und Inkonsistenzen.
• Die nahezu beliebigen Erweiterungsmöglichkeiten durch Einbindung neuer Systeme (nativ oder über API-Schnittstellen) gibt Ihnen maximale Flexibilität für die zukünftige Unternehmensentwicklung.

3.    ITSM-Integration

Ein IT Service Management (ITSM) System ist mittlerweile in vielen Unternehmen ein integraler Bestandteil. Die heutigen intelligenten ITSM-Systeme verknüpfen dabei vorhandene Strukturen und IT-Dienste miteinander und wirken sich positiv auf alle Geschäftsprozesse aus. ITSM-Tools erleichtern die Verwaltung von IT-Diensten spürbar, jedoch werden beispielsweise Service Requests und Incidents Iediglich dokumentiert und getrackt. Support-Mitarbeiter müssen selbst aktiv werden, um Anfragen abzuarbeiten, Events und Incidents zu lösen und damit den reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Prozesse zur Fehlerbehebung müssen innerhalb des ITSM-Tools nach wie vor manuell angestoßen werden und sind daher mit personellem und zeitlichem Aufwand für wiederkehrende Routine-Tätigkeiten verbunden.

Nutzer lösen automatisierte Abläufe über das Self-Service Portal aus

Eine Effizienzsteigerung ist also möglich, wenn der eingegangene Service Request „Benötige neue Software“ einen automatisierten Genehmigungs- und Deployment-Prozess auslöst. Ein weiteres Beispiel ist der eingehende Change Request eines Kunden, der die Betriebssysteme seiner gehosteten Plattform kontrolliert und sicher auf die neueste Version updaten möchte. Eine moderne Automatisierungs-Software ist hier in der Lage, diesen Prozess sicher im Hintergrund ablaufen zu lassen. Die richtige Reihenfolge beim Herunterfahren (sofern notwendig) und Wiederanlaufen der Systeme wird automatisch beachtet. Alle Schritte werden protokolliert, dokumentiert und dies sogar über verteilte Rechenzentren hinweg.
Im Idealfall werden Prozesse im ITSM somit ganzheitlich über verschiedene Abteilungen hinweg automatisiert. Eine intelligente Automatisierungsplattform kann schnell und einfach in ITSM-Tools integriert werden und deckt somit die komplette Automatisierungs-Kette ab – von ITIL®-Prozessen bis hin zur RZ-Automatisierung. 

Erfahren Sie, welches Potential Service-Automation in den verschiedenen IT-Management-Disziplinen bietet.