Le 4 février 2020, SAP a publié deux grandes annonces concernant la gestion de ses licences et le calendrier relatif à la migration vers SAP S/4HANA. L’éditeur allemand a déclaré qu’il « étendra la maintenance courante des logiciels de la SAP Business Suite 7 à 2027 au lieu de 2025, et s’engage à assurer la maintenance de SAP S/4HANA jusqu’à, au moins, la fin de l’année 2040 ». Par ailleurs, SAP proposera en option un service de maintenance étendue jusqu’à la fin 2030 pour SAP Business Suite 7.
En d’autres termes, la fin des services de maintenance initialement prévue en 2025 pour SAP Business Suite est repoussée à la fin de l’année 2027. Rappelons que SAP Business Suite 7 comprend les logiciels suivants : ERP 6.0 pour la planification des ressources de l’entreprise), SCM 7.0 pour la gestion de la chaîne des achats, SRM 7.0 pour la gestion des relations fournisseurs, et CRM 7.0 pour la gestion de la relation client. S’agissant de la Business Suite sur SAP HANA, le couperet tombera en 2030.
Davantage de temps pour migrer vers SAP S/4HANA
Il y a cinq ans, SAP dévoilait son « ERP intelligent de nouvelle génération », amorçant ainsi un virage technologique somme toute vers une nouvelle ère. Pour SAP comme pour les utilisateurs de son ERP, il s’agissait d’une étape nécessaire pour rester compétitif sur le marché.
Or, toutes les entreprises ne sont pas toujours en mesure de suivre le rythme imposé par SAP. Certaines n’ont pas nécessairement besoin d’un nouveau modèle métier, ou ne sont pas prêtes pour entamer leur transformation numérique, tandis que d’autres n’ont pas les reins assez solides pour investir ou ont fait d’autres choix.
Pour les clients, il est par conséquent important de savoir précisément à quelle date leur Business Suite ne sera plus supportée. Ils disposent ainsi du temps nécessaire pour rechercher une valeur ajoutée à leur entreprise en changeant d’ERP, ainsi que pour planifier de nouveaux processus.
N’oublions pas que cette transition complexe touche tous les secteurs de l’entreprise et concerne la plupart des employés. Il faut du temps pour aborder un tel changement, notamment la nouvelle base de données SAP S/4HANA. Il est également important de former et motiver les utilisateurs.
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La solution pour aborder la migration vers S/4HANA
Il convient toutefois de noter qu’une modification apportée aux modes de licences SAP offre de nombreuses possibilités pour résoudre des problèmes « historiques ». Outre les processus obsolètes, les entreprises peuvent désormais redéfinir le concept d’autorisation et accorder davantage d’importance à la sécurité et à la protection des données.
L’introduction de S/4HANA est une source d'optimisation des contrats SAP. Il est fréquent qu'un ancien système de licences ne corresponde plus à l' utilisation présente mais qu’il continue de bénéficier inutilement d’un contrat de maintenance. Les clients SAP disposent désormais d’un plus long délai pour :
- analyser les contrats SAP existants
- évaluer leur réelle utilité
- déterminer quelles licences seront nécessaires après la transition:
- SAP S/4HANA
- les fonctionnalités de la Business Suite pour lesquelles il n’existe pas de successeur dans S/4
- les applications tierces et leurs effets sur la situation des licences SAP (« Accès numérique »)
- le développement interne et
- les produits cloud (SAP et autres)
- mettre au point une stratégie de négociation pour les nouveaux contrats SAP.
Opportunités d’optimisation des licences SAP
Plusieurs projets récents nous ont montré que ces enquêtes prennent un certain temps et qu’elles doivent être menées sans précipitation. Le processus d’évaluation des licences qui conserveront leur utilité à l’avenir présente en outre un réel potentiel d’optimisation des licences SAP, notamment les licences « SAP S/4HANA Management d’entreprise à usage professionnel, fonctionnel et de productivité ».
Ces évaluations ont un impact financier sur les futurs contrats de maintenance conclus avec SAP, lesquels ont été prolongés pour SAP S/4HANA jusqu’à la fin de l’année 2040.
Deux options s’offrent aux entreprises qui souhaitent utiliser leur Business Suite après 2027:
- extension du contrat de maintenance
- cette option est assortie d’un surcoût de 2 % par an sur les contrats de maintenance relatifs aux applications centrales en question, et s’applique à toutes les offres de support. La maintenance étendue est disponible pour une période de trois ans, de 2028 à 2030.
- Maintenance spécifique au client
- - inclut la résolution de problèmes déjà identifiés, sans surcoût.
Combien coûtera S/4HANA ?
« Les cycles d’innovation sont de plus en plus courts », a récemment déclaré Christian Klein, co-CEO de SAP. Cette situation justifie logiquement l’impossibilité de garantir une maintenance illimitée pour les produits plus anciens. Il est extrêmement compliqué d’appliquer des changements de législation logicielle dans l’ensemble des 180 pays et de disposer en permanence d’un vivier de spécialistes qualifiés pour programmer les produits plus anciens, a-t-il ajouté.
Reste à voir si cette prolongation de 5 ans répercutera les coûts supplémentaires encourus sur les clients actuels et non par l’intermédiaire de frais cachés - comme ce fut le cas en 2015 lorsque S/4HANA fut introduit suite à l’application d’un « péage » aussi inattendu qu’injustifié concernant les soi-disant droits « d’accès indirect ».
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