Focus sur le Digital Access

Les revenus de SAP, qui sont fondés sur les licences, ont changé. Il est de plus en plus difficile pour l’éditeur de suivre et de facturer l'accès indirect, pour lequel vous payez une licence utilisateur nommé afin d'accéder aux données SAP via un outil tiers.

Cela a incité SAP a introduit un nouveau modèle de licence en 2018. Digital Access a été présenté en tant que solution alternative conviviale à l'accès indirect et comme un simple mécanisme permettant de calculer les coûts en comptant les documents que vous créez dans les systèmes SAP.

Mais SAP souhaite augmenter de ses revenus et le Digital Access est pour l’éditeur un moyen de monétiser votre transformation numérique. Examinons les récentes modifications apportées par SAP aux rapports d'estimation et la façon dont sont traités les "documents ultérieurs" afin de déterminer si le Digital Access est rentable pour vous.

Pourquoi l'accès indirect est-il en perte de vitesse ?

Nous, chez USU, savons, grâce à l'accompagnement réussi de clients dans le cadre d'audits, qu'il est difficile pour SAP de justifier les frais de licence pour l'accès indirect.

Selon les accords SAP, toute utilisation d'un logiciel SAP doit faire l'objet d'une licence, qu'il soit accessible directement par l’utilisateur ou indirectement via un système intermédiaire.

Cet accès indirect n’implique pas nécessairement un besoin de licence. Dans certains cas, les fonctions exécutées ne constituent pas une "utilisation" telle que décrite dans les contrats. Toutefois, si elles sont considérées comme telle, il faut soit une licence globale, soit une licence d'utilisation ou, dans certains cas, les deux, pour être en conformité contractuelle.  

L'accès indirect reste un problème majeur pour les entreprises qui n'ont pas pleinement compris leurs implications ou qui n'étaient pas au courant des exigences en matière de licence lors l’installation des nouvelles technologies. SAP est connue pour ses procédures d'audit agressives, ciblant souvent l'accès indirect afin de générer des revenus de licence élevés. 

Ce manque de compréhension et l'avènement de l'automatisation et de la numérisation ces derniers temps ont fait des clients, des proies faciles.

Vous voulez en savoir plus sur SAP Digital Access ?

Lisez l'article de notre blog "Attention aux coûts du Digital Access".

Le Digital Access est plus simple, mais est-il moins cher ?

Le modèle de licence Digital Access est plus facile à définir et à mesurer. Il implique l'octroi d'une licence pour votre accès indirect en fonction du nombre de documents numériques entrés dans SAP via des systèmes tiers externes. Il existe neuf types de documents numériques SAP, notamment les commandes de vente et d'achat, les écritures financières et les mouvements de matériel.

Ce modèle de licence peut vous sembler simple. Vous n'avez pas besoin de compter toutes les façons dont une personne peut accéder à ses systèmes SAP (comme les utilisateurs nommés) ou de mesurer si ces points sont directement accessibles via un portail SAP ou un fournisseur tiers (comme l'accès indirect).

Ce modèle peut parfaitement vous convenir. Nous chez USU ont souvent constaté que le Digital Access s’avérait l'alternative la moins chère pour le client.

Mais il peut aussi jouer en votre défaveur. Notre expérience nous permet de confirmer qu'avec le Digital Access, les scénarios existants qui étaient en conformité contractuelle sont soudainement devenus payants, ce qui joue en faveur de l’éditeur.

Après analyse de la situation de nos clients, on peut constater que les résultats varient considérablement d'un cas à l'autre, quelle que soit la taille de l'entreprise. Il est donc essentiel de déterminer si le Digital Access est ou non un modèle d’octroi de licences rentable pour votre entreprise.

L'estimation faite par SAP, en faveur ou à l’encontre de vos intérêts ?

Une des façons d'estimer les coûts potentiels du Digital Access pour votre entreprise est de travailler avec SAP sur une note d'estimation. L'équipe GLAC (Global License Audit and Compliance) de SAP examine votre consommation actuelle de documents et estime le coût d'une année de création de documents dans le cadre du Digital Access.

Cependant, c’est en toute discrétion que SAP a modifié ses notes et rapports d'estimation. Pour S/4HANA et ECC, il y a de nouvelles versions des notes, et de nouveaux rapports sous de nouveaux noms. Les anciennes notes sont désormais classées comme obsolètes.

Pour plus de détails, voir les notes SAP :

2992090 - Completely revised Digital Access estimation report 2 for ECC - Version 5 (3rd Dec. 2021)

2999672 - Completely revised Digital Access estimation report 2 for S/4H - Version 3 (19th Jan. 2021)

Le comptage et l'estimation de SAP ont inclus les modifications ultérieures des documents déjà introduits, or ces modifications ultérieures ne sont pas facturables-. Sur help.sap.com, vous pouvez voir cette limitation : "L’estimation n'exclut pas automatiquement les modifications ultérieures. Cela doit être fait manuellement après l'exécution des rapports".

Il ne manquait plus que ça ! En d’autres termes la note d'estimation SAP comptera tous vos documents, y compris les documents "ultérieurs" supposés être sans frais. Vous devez ensuite identifier ces documents ultérieurs, les supprimer de la liste et recalculer l'estimation. Beaucoup de travail manuel pour un rapport "automatisé".

Compter correctement les documents financiers ultérieurs

Nous parlons ici d'une décision complexe et coûteuse : comment les clients SAP peuvent-ils savoir s'ils doivent passer au Digital Access ou conserver leur contrat actuel pour l'accès indirect ?

C'est pourquoi USU a construit dans ce domaine la première solution capable de simuler la logique de la Note d'Estimation SAP. USU Software Asset Management fournit une méthode simplifiée pour calculer les coûts dans le cadre du Digital Access et prévoir avec précision le nombre de licences de documents nécessaires. Notre solution apporte une valeur ajoutée en étant plus précise et véritablement automatisée puisque nous incluons des facteurs importants tels que les documents financiers ultérieurs.

Voici un exemple des fonctionnalités de notre Digital Access Estimator par rapport à la Note d'Estimation SAP. La capture d'écran bleue montre comment SAP compte les documents financiers dans sa Note d'estimation. Dans cet exemple, le nombre total est de 93 812 documents.

La capture d'écran blanche montre comment notre solution USU compte les documents financiers au départ, également à 93 812.

Notez ici que notre solution est unique en son genre. Elle considère qu'il faut exclure les documents financiers ultérieurs qui, selon SAP, ne peuvent être comptés.

Cela signifie que notre calcul final pour le Digital Access n'est que de 21 196 documents, soit près de 80 % de documents en moins que ce qui avait été compté à l'origine dans l'ancienne note d'estimation SAP.

En fait, nous avons déterminé que le nombre de documents financiers – habituellement parmi les plus élevés - est en moyenne surestimé de 62%.

"Counts 80% fewer documents than SAP"

Le moment est venu d'estimer et d'évaluer

USU Software Asset Management est la première solution sur le marché à fournir aux clients SAP une vue à 180° et les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions qu’ils ne regretteront pas sur le Digital Access.

Si vous envisagez de passer de l'accès indirect au Digital Access, nos fonctions d'estimation calculent les coûts potentiels réels - y compris en ne tenant pas compte des frais pour les documents financiers ultérieurs non facturables - afin que vous puissiez les évaluer correctement.

Si vous avez déjà acheté des licences Digital Access sur la base des rapports d'estimation de SAP, notre analyse vous aide à entamer des négociations contractuelles avec SAP en position de force et à obtenir les meilleurs résultats.

Obtenir l'aide d'un expert peut vous aider à acheter les bonnes licences au bon moment, au bon prix et aux meilleures conditions. Si vous êtes à la recherche de professionnels pour vous aider à évaluer les licences Digital Access, n'hésitez pas à nous contacter.