Licht ins Dunkel bei Digital Access

Die Lizenzierungs-Politik von SAP hat sich verändert. Denn es wird für SAP immer schwieriger, das Lizenzierungsmodell für Indirekte Nutzung, bei dem man eine Named-User-Lizenz für den Zugriff Von Dritten auf SAP-Daten bezahlt, aufzudecken und in Rechnung zu stellen.

Das hat dazu geführt, dass SAP im Jahre 2018 ein neues Lizenzierungsmodell eingeführt hat. Digital Access wurde als kundenfreundliche Alternative zum Indirekten Zugriff beworben und als einfache Möglichkeit, die Gebühren auf Basis der Zählung von Dokumenten zu berechnen, die in SAP-Systemen erstellen werden. Aber für SAP ist Digital Access eine Möglichkeit, die Digitalisierung Ihres Business zu monetarisieren. Schauen wir uns die jüngsten Änderungen von SAP mit Hilfe von „Estimation Reports“ an und wie sie mit "Folgedokumenten" umgehen, um festzustellen, ob Digital Access für Sie ein kosteneffektives Modell ist.

Warum ist Indirekter Zugriff/ Indirect Access auf dem Rückzug?

Bei USU wissen wir durch die Zusammenarbeit mit Kunden aus erfolgreichen Auditverhandlungen, dass SAP inzwischen Probleme hat, die Lizenzgebühren für Indirect Access zu rechtfertigen. Nach den Vereinbarungen muss jede Nutzung von SAP-Software lizenziert werden, egal ob der Zugriff direkt erfolgt oder indirekt über Dritte, die einem proprietären Zwischensystem vorgeschaltet sind.
Dieser indirekte Zugriff ist nicht zwangsläufig ein lizenzpflichtiger Indirect Access. In manchen Fällen stellen die ausgeführten Funktionen keine "Nutzung" im Sinne der Verträge dar. Wenn es sich jedoch um eine Nutzung handelt, dann benötigen Sie entweder eine Enginelizenz, eine Nutzerlizenz oder in manchen Fällen beides, um den Anforderungen zu genügen.

Indirekter Zugriff ist nach wie vor ein großes Problem für Unternehmen, die die Implikationen nicht vollständig verstanden haben oder sich bei der Implementierung neuer Technologien nicht über die Lizenzanforderungen im Klaren waren. SAP ist bekannt dafür, mit Audit-Taktiken aggressiv vorzugehen, die oft auf Indirect Access abzielen, um hohe Lizenzeinnahmen zu generieren (wer erinnert sich nicht an die berüchtigte Diageo-Klage wegen Indirect Access). Diese fehlende Transparenz und die zunehmende Automatisierung und Digitalisierung in der letzten Zeit hat viele Kunden zur leichten Beute gemacht.

Möchten Sie mehr erfahren über SAP Digital Access?

Lesen Sie unseren Blogartikel "Wie Sie eine teure Überraschung mit Digital Access vermeiden".

Digital Access ist einfacher zu analysieren, aber ist es auch billiger?

Das Lizenzierungsmodell von Digital Access ist einfacher zu definieren und zu messen. Es beinhaltet die Lizenzierung Ihres indirekten Zugriffs nach der Anzahl der Digitalen Dokumente, die über externe Drittsysteme in SAP eingegeben werden. Es gibt neun Arten von digitalen SAP-Dokumenten, darunter z.B. Kundenaufträge, Finanzbuchungen und Materialbewegungen. Dieses Lizenzierungsmodell erscheint zunächst viel einfacher als Indirekte Nutzung. Man muss nicht mühselig herleiten, auf welchem Wege eine Person auf SAP-Systeme zugreift oder klären, ob diese Zugriffe direkt über ein SAP-Portal oder einen Drittanbieter erfolgen.

Dieses Modell kann für Sie funktionieren. Unser USU-Team hat einige Fälle gesehen, in denen Digital Access die günstigere Alternative für den Kunden war. Aber dieses Modell kann auch gegen Sie arbeiten. Aus unserer praktischen Erfahrung mit Kunden können wir bestätigen, dass durch Digital Access bestehende Szenarien, die konform waren, plötzlich kostenpflichtig geworden sind, was eben auch zu jenen neuen SAP-Lizenzumsätzen führt. In unseren Analysen für USU-Kunden waren die Ergebnisse von Fall zu Fall sehr unterschiedlich, unabhängig von der Größe des Unternehmens oder der Sparte. Es ist also entscheidend, vernünftig zu analysieren, ob Digital Access das richtige Modell für Ihr Unternehmen sein wird.

Hilft oder schadet Ihnen die Estimation Note von SAP?

Das GLAC-Team (Global License Audit and Compliance) untersucht Ihren aktuellen Dokumentenverbrauch und schätzt, was die Erstellung von Dokumenten im Rahmen von Digital Access pro Jahr kosten könnte.

Heimlich, still und leise hat SAP jedoch ihre Estimation Notes und Reports geändert. Für S/4HANA und ECC gibt es neue Versionen der Notes und neue Reports unter neuen Namen. Die alten Hinweise sind nun als veraltet eingestuft.

Details finden Sie unter SAP-Notes:

2992090 - Vollständig überarbeiteter Digital Access estimation report 2 für ECC - Version 5 (3. Dez. 2021)

2999672 - Vollständig überarbeiteter Digital Access estimation report 2 für S/4H - Version 3 (19. Jan. 2021)

Bei der Zählung und Schätzung durch SAP wurden bisher auch die Folgedokumente berücksichtigt, die nicht verrechenbare Wiederholungen von neuen Dokumenten sind. Auf help.sap.com kann man nachlesen: "Folgebelege werden nicht automatisch aus der Schätzung ausgeschlossen. Dies muss manuell erfolgen, nachdem die Berichte gelaufen sind."

Aha. Das bedeutet, dass SAPs Estimation Note alle Ihre Dokumente zählt, einschließlich der "Folgedokumente", sich wiederholenden Dokumente, die laut Definition keine Gebühr erfordern. Dann müssen Sie den Schätzbericht durchgehen, diese Folgedokumente identifizieren, sie aus der Liste entfernen und die Schätzung neu berechnen. Das ist eine Menge manueller Arbeit für einen "automatisierten" Bericht.

Wie USU hilft: Korrekte Zählung für Finanz-Folgebelege

Wir haben über die komplexe und kostspielige Entscheidung gesprochen: Woher sollen SAP-Kunden wissen, ob sie auf Digital Access umsteigen oder ihre aktuelle Lizenzierung für Indirect Access beibehalten sollen?

Um die Frage zu beantworten, hat USU die branchenweit erste Lösung entwickelt, die die Logik des SAP-eigenen Schätz-Hinweises nachstellt. USU Software Asset Management bietet eine vereinfachte Methode, um die Kosten für Digital Access zu berechnen und die Anzahl der benötigten Dokumentenlizenzen genau vorherzusagen. Unsere Lösung bietet einen Mehrwert, da sie genauer und wirklich automatisiert ist, da wir wichtige Faktoren wie z.B. den Ausschluss von Finance Folgedokumenten berücksichtigen.

Hier ist ein Beispiel für die Funktionen unseres Digital Access Estimators im Vergleich zu SAPs Estimation Note. Der blaue Screenshot zeigt, wie SAP die Finanzdokumente in ihrer Estimation Note zählt. In diesem Beispiel beträgt die Gesamtzahl 93.812 Dokumente.

Der weiße Screenshot zeigt, die genaue Zählung im Tool

Finance Documents, Gesamtzahl 93.812, wie die SAP Note.

Allerdings macht unsere Lösung dann etwas Besonderes. Sie berücksichtigt, dass Financial-Folgedokumente ausgeschlossen werden sollten, die laut SAP nicht gezählt werden dürfen.
Das bedeutet, dass unsere endgültige Berechnung für Digital Access in diesem Beispiel nur 21.196 Dokumente umfasst, also fast 80 % weniger Dokumente als ursprünglich im alten Schätzungshinweis von SAP gezählt wurden.

Tatsächlich haben wir festgestellt, dass die Dokumenttypen aus dem Bereich Finanzen - die eine beträchtliche Größe erreichen können und deshalb "nur" mit 20% (also mit dem Faktor 0,2 multipliziert) berechnet werden - im Durchschnitt um mehr als 60% überzählt sind.

Jetzt ist es an der Zeit zu schätzen und zu bewerten

USU Software Asset Management ist die erste Lösung auf dem Markt, die SAP-Kunden einen vollständigen Überblick und Einblick bietet, um fundierte Entscheidungen über Digital Access zu treffen. Wenn Sie einen Wechsel von Indirect Access in Erwägung ziehen, berechnet unser Digital Access Estimator die genaueren potenziellen Kosten - einschließlich dem Ausschluss von Gebühren für nicht anrechenbare nachträgliche Finanzdokumente - damit Sie richtig bewerten können. Wenn Sie bereits Digital Access-Lizenzen auf Basis der Estimator-Reports von SAP erworben haben, hilft Ihnen unsere Analyse, aus einer Position der Stärke in die Vertragsverhandlungen mit SAP zu gehen und die besten Ergebnisse zu erzielen.

Die Hilfe von Experten kann Ihnen helfen, die richtigen Lizenzen zum richtigen Zeitpunkt, zum richtigen Preis und zu den besten Konditionen zu kaufen. Wenn Sie auf der Suche nach Experten sind, die Sie bei der Evaluierung von Digital Access-Lizenzen unterstützen, dann zögern Sie nicht, mit uns Kontakt aufzunehmen.

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