Attention aux coûts du Digital Access !

Aperçu du Digital Access

La présentation au monde entier par SAP de son modèle de licence outcome based a laissé de nombreux clients perplexes. Ils ont alors décidé de "NE RIEN FAIRE" : à choisir entre l'ambiguïté de l'accès indirect et l'incertitude entourant l'octroi de licences de documents – ils ont opté pour la première solution.

Cela a un peu changé. Depuis mai 2019, les clients SAP envisagent sérieusement de passer à la licence de document, malgré les risques de double licence utilisateur et de sur-licensing pour la création de documents. En d'autres termes, SAP a suffisamment adouci l'accord pour que les clients ignorent le risque de coûts plus élevés que prévu.

Qu'est-ce qui a changé ? Après l'introduction par SAP en 2018 de la nouvelle tarification à son Digital Access, environ 800 clients ont fait ce choix, soit moins de 1 % de la clientèle. Dans un effort pour accélérer ce passage, le programme d'adoption Digital Access (DAAP) a proposé des conditions financières intéressantes à tous ceux qui optaient pour le Digital Access sous un délai d'un an (jusqu'à fin mai 2020). Avec ces conditions financières et l’incitation à changer de système qui suit un audit de licences logicielles, le nombre de clients SAP prêt à passer à la licence de document est en augmentation.

Le DAAP (jusqu'à mai 2020 *), garantit que les clients n'ont pas à payer de frais de maintenance ou de pénalités rétrospectifs.

* En février 2020, SAP a annoncé la fourniture d’une maintenance générale pour les principales applications du logiciel SAP Business Suite 7 jusqu'à la fin de 2027, suivie d'une maintenance étendue facultative jusqu'à la fin de 2030, nous prévoyons donc une extension du DAAP, mais rien d’officiel pour l’instant.

Petit récap : pour ceux qui envisagent le DAAP, SAP propose une approche en deux étapes :

1. Mesure de la consommation actuelle de vos documents

Il existe deux façons de mesurer votre consommation de documents.

1. Vous pouvez travailler soit avec l'équipe globale d'audit et de conformité des licences (GLAC) de SAP pour identifier le nombre estimé de documents créés par l'utilisation actuelle via le SAP Digital Access Service ; mais n’oublions pas qu’il s'agit toujours d'une estimation faite par SAP.

Comme son nom l'indique, la Note D'estimation présente une estimation de vos coûts de licence de document. L'installation de la note est fastidieuse et vous devez analyser vos utilisateurs techniques, ce qui représente un certain effort.

Cette note ne tient pas compte des documents supprimés ou annulés, par conséquent l'estimation peut être plus élevée que prévu. Cependant elle mesure également l'activité du Digital Access antérieure, afin que vous puissiez l'implémenter et l’utiliser. Autant le faire tôt.

2. Les clients peuvent mettre en place des packs d’assistance contenant l'outil SAP Passport puis, avec l'aide de l'équipe GLAC, signaler les documents directement créés à partir du jour de l'installation. Si l'outil compte un accès au système qui n'a pas de Passeport, alors il est considéré comme un accès numérique. C’est là qu’on constate qu’il est plus précis que la Note d'Estimation, comprenant quelques détails supplémentaires.

Pour utiliser l'outil Passport, vous devez actualiser vos systèmes SAP avec la dernière version de SAP, sachant qu’aucune donnée antérieure à cette mise à jour n’est incluse. Vous devez donc patienter 12 mois pour obtenir un aperçu annuel avant de pouvoir effectuer une mesure avec l'outil Passport.

Le Passport Tool est plus précis et plus performant, mais il n'est pas parfait. Sa mise en place n’est pas simple, il ne tient pas compte des documents supprimés (ce qui entraîne un plus grand nombre de documents) et n'inclut pas d’informations détaillées sur l'utilisateur dans son analyse.

Il est important de noter qu'aucun de ces deux outils vous permettra d'avoir une vue d'ensemble de votre demande de licence d'accès numérique, indiquant ce que vous paieriez pour l'accès numérique.

2. Choisissez l'une des deux options financières (A ou B)

A) « La méthode de croissance de 15% » — Selon cette méthode :

• Le client passe sous licence au moins 115% du nombre actuel de documents estimés.
• SAP facture des frais de licence d'accès numérique basés uniquement sur la portion de croissance de 15%.

B) « La méthode discount de 90% » — Selon cette méthode:

• Le client met sous licence au moins 100% du nombre actuel de documents estimés.
• SAP facture des frais de licence basés sur le nombre total de documents.

Quelle est votre meilleure stratégie pour le Digital Access ?

Certes, il y a des avantages à migrer, mais ces avantages ne sont pas universels. Ils peuvent ne pas s'appliquer à votre parc SAP ni aux contrats ou conditions spéciales que vous avez négociés. Le cas échéant, le passage à l'accès numérique pourrait s'avérer être un inconvénient.

La seule possibilité de le savoir est de mesurer la création de votre document correctement et précisément dans vos environnements actuels d'accès indirect et de faire une prévision de vos coûts d'accès numérique.

Comment estimer le coût de l’accès numérique

Il existe une troisième alternative : un outil de gestion des licences SAP qui prend en compte les suppressions de documents et scrute l'activité des utilisateurs peut vous fournir des prévisions plus précises de vos coûts d'accès numérique.

C’est vrai, vous devrez installer le package de support requis pour SAP Passport Tool et l'utiliser pour soumettre vos données d'accès numérique à SAP. Ainsi, Optimization for SAP offre une vue précise de votre demande licence actuelle de document (sans auditeur sur site).

Il vous donne un aperçu de ce à quoi pourrait ressembler la licence de document avant de signer un contrat pour l'accès numérique, vous évitant ainsi à l’avenir des problèmes.

SAP Digital Access : une solution adaptée à vos besoins ?

Bien prévoir est crucial pour payer vos licences SAP au prix juste. Sinon, comment savoir si le DAAP et les licences de documents sont à votre avantage ?

Habituellement, lorsqu'un client SAP couvre son accès indirect avec des licences utilisateur, nous conseillons au client d'analyser ses interfaces techniques avant de prendre une décision sur le traitement de l'accès indirect. Chaque parc logiciel de clients SAP est unique, donc s'en tenir au modèle de legacy licensing pour l'accès indirect pourrait être plus avantageux que de documenter les licences.

USU vous conseille les démarches suivantes :

1. Analysez votre utilisation réelle de l'accès tiers et choisissez le modèle de licence qui convient à votre organisation. Vous devez examiner attentivement quel modèle est le plus favorable pour votre entreprise, tout en vous assurant que vous êtes en conformité.
2. Déterminez avec notre outil de gestion des licences SAP, votre volume réel de preuves numériques sur la base de données et de prévisions objectives qui reflètent les développements historiques et actuels sans l'équipe GLAC sur place. Vous pouvez alors commencer à négocier avec SAP.
3. Si vous décidez de passer au modèle basé sur des documents, vous devez d'abord déterminer votre shelfware (licences qui ne sont plus utilisées) qui peut être échangé. Cela vous permet d'obtenir un coût inférieur.

Bien que le programme DAAP indique clairement qu'il n'y a pas d'autres remises en dehors des deux options financières, vous devez toujours négocier avec SAP pour réduire les risques futurs :

• Vous devez empêcher SAP d'ajouter de nouvelles catégories de documents à l'avenir.
• Vous devez vous assurer que toutes les licences d'accès numérique sont remboursées si SAP est obligé d'abandonner complètement le modèle d'accès numérique dans le cadre de la procédure antitrust intentée par Voice and others.

Prenez le temps d’effectuer une analyse précise. Cela permettra à votre organisation d'économiser énormément de frais.

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