Wie Sie das SAP-Audit nutzen, um die indirekte Nutzung zu beheben

Hier sind zwei Möglichkeiten, um Ihre Herausforderungen bei der indirekten SAP-Nutzung zu bewältigen und diese optimal zu nutzen.

Tipp Nr. 1 – Handeln Sie bei der indirekten SAP-Nutzung vorausschauend

Eine indirekte SAP-Nutzung tritt dann auf, wenn eine Verbindung zwischen Ihren Nicht-SAP-Anwendungen und der SAP-Software vorhanden ist. In den letzten Jahren wurde viel über die indirekte SAP-Nutzung gesprochen – vor allem im Gerichtsfall Diageo gegen SAP mit 60 Millionen Euro Streitwert im Jahr 2017.

Die indirekte SAP-Nutzung ist ein komplizierter Aspekt des SAP-Lizenzmanagements und mit nur wenigen veröffentlichten Richtlinien werden SAP-Kunden häufig aufgefordert, ihre Systemumgebungen zu besprechen. Es liegt an Ihnen, Ihr indirektes Nutzungsrisiko zu analysieren und SAP aufzufordern, die Rechnung zu schicken.

Während USMM und SAP LAW die indirekte SAP-Nutzung nicht erkennen, können die neuesten Updates von SAP Notes alle Dokumente auslesen, die eine indirekte Nutzung für RFC-Benutzer verursachen könnten. Es gibt also einige Anzeichen dafür, dass ein indirekter Zugriff in den Berichten auftauchen könnte, die von der Auditabteilung der SAP anerkannt werden.

Auch sie führen Recherchen durch. Wenn Ihr Unternehmen eine Erfolgsgeschichte über die Verwendung von Salesforce veröffentlicht und Sie nicht lizenziert sind, können Sie einen Anruf von SAP erwarten. Das ist noch nicht alles - SAP auditiert Kunden oft, wenn sie sich für eine Konkurrenzlösung entschieden haben.

Während eines Software-Lizenzaudits konzentriert sich SAP darauf, diese Drittanbieter-Schnittstellen zu finden. Werden sie fündig, führen die Softwarelizenz-Audits zu sehr teuren Abschlüssen für den Kunden oder zu Prozessen in Höhe von mehreren Millionen Dollar, bei denen der Kunde je nach Verhandlung nur einen geringen bis keinen Wert für die zusätzlichen Lizenzen erhält.

Was ist die Lösung für das Risiko einer indirekten SAP-Nutzung?

Eine vollständige Analyse Ihrer Schnittstellen und indirekten Nutzung vor einem Audit. Diese Art von SAP Software Asset Management-Analyse nimmt mehr Zeit in Anspruch, als die Zeit, die SAP Ihnen gibt, um auf ein Audit zu reagieren. Sie erhalten Transparenz über Ihrer Architektur, kennen Ihre Risiken für die indirekte SAP-Nutzung und können eine fundierte Entscheidung treffen, bevor Sie durch ein Softwarelizenz-Audit gezwungen werden, darüber nachzudenken.

Obwohl es möglich ist, Ihre Daten zu durchsuchen und diese Änderungen manuell vorzunehmen, wird dies nicht empfohlen. SAP verlangt von seinen Kunden, eine technische Compliance-Analyse zu erstellen. Dabei gibt es zwei Lizenzmodelle, die verwendet werden können: Legacy-Nutzung oder Digitale Nutzung. Es ist nicht überraschend, dass SAP seine Kunden stark in Richtung digitales Nutzungsmodell drängt. Tatsächlich stellte Christian Klein (COO von SAP) auf der SAP Sapphire-Konferenz im vergangenen Mai das neue „Digital Access Adaption Program“ (DAAP) von SAP vor, das eindeutig darauf ausgelegt ist, Kunden für das digitale Nutzungsmodell zu gewinnen.

Ein SAP-Lizenzmanagement-Tool kann Sie bei einer Analyse der wichtigen und teuren Herausforderungen unterstützen wie z. B. das Prüfen von Benutzerlisten für Systeme von Drittanbietern und Gegenprüfung mit dem aktuellen aktiven SAP-Named User-Pool.

Tipp Nr. 2 – Sollten Sie zum digitalen Nutzungsmodell wechseln?

Schritt für Schritt wird der jährliche Prozess der Systemmessung - oder der Softwarelizenz-Audit-Prozess - von SAP immer weiter automatisiert. Dazu gehört die Entwicklung einer Messfunktion für die indirekte SAP-Nutzung, um diese für Kunden transparenter zu machen. Das ist großartig! Aber komplizierter als es scheint.

Gemäß des neuen SAP-Modells für die indirekte Nutzung oder auch digitale Nutzung sind für alle Schnittstellen von Drittanbietern zusätzliche Lizenzen erforderlich, wenn sie eine von neun Dokumentarten in SAP erstellen, wie z. B. Rechnungen. Jedes Dokument wird basierend auf seiner ursprünglichen Erstellung gezählt – zum Lesen, Ändern oder Löschen ist keine zusätzliche Lizenz erforderlich.

Die neuen Dokumentlizenzen sind simpler als das alte Modell und lassen sich transparent messen. SAP wird Ihnen empfehlen, jetzt zu dem neuen Lizenzierungsmodell zu wechseln. „Das ist einfach und nachvollziehbar“, werden sie sagen. „Alle verwenden es.“

Dokumentlizenzen: Einfacher mit potenziellen Kosten

SAP möchte Ihre indirekte Nutzung im Rahmen des digitalen Nutzungsmodells lizenzieren, da es einfacher ist, diese zu messen, zu verfolgen und bestimmte Lizenzen zu verkaufen. Das neue Modell könnte trotz seiner vermeintlichen Einfachheit teurer sein als das Bisherige.

Auch sorgt das neue Modell für gewisse Komplikationen wie z. B. die Doppellizenzierung. Dies ist der Fall, wenn die indirekte Nutzung eines Mitarbeiters, der aufgrund der direkten Nutzung bereits über eine Named User-Lizenz verfügt, beim Erstellen eines Dokuments mit einer neuen Dokumentlizenz lizenziert wird.

Sind Dokumentlizenzen für Sie geeignet?

Halten Sie sich an die bereits bekannte indirekte SAP-Nutzung und profitieren Sie von den bekannten Risiken. Das alte SAP-Modell für die indirekte Nutzung ist möglicherweise günstiger, da es nach „Ihrem besten Wissen“ selbstauditiert und -lizenziert ist. SAP kennt nicht den vollen Umfang Ihrer indirekten Nutzung.

Wie tun Sie das? Trotz der Schwächen des alten Lizenzmodells können Sie Schritte unternehmen, um den Umfang der Instanzen Ihrer indirekten Nutzung zu kennen. Beginnen Sie mit einer umfassenden Analyse, um alle Instanzen mit indirekter Nutzung und alle mit SAP-Systemen verknüpften Anwendungen von Drittanbietern zu finden. Dies ermöglicht Ihnen eine Einschätzung Ihrer Risiken hinsichtlich der indirekten Nutzung.

Holen Sie sich daraufhin eine Benutzerliste der mit SAP-Systemen verknüpften Anwendungen von Drittanbietern, die mit einer SAP-Lizenzmanagementlösung verwendet wird, um die richtige Lizenz automatisch zuzuweisen und mit vorhandenen SAP-Lizenzen zu konsolidieren.

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