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Der ultimative Leitfaden für Microsoft 365

Zu Beginn dieses Jahres kündigte Microsoft mehrere wichtige Änderungen für Microsoft-Kunden an. Erfahren Sie mehr über die anstehenden Änderungen bei Lizenzierung und Abonnementpreisen für O365, Windows 365 und mehr in unserem Praxishandbuch.

Office 365 und Microsoft 365 machen einen großen Anteil des Umsatzes von Microsoft aus. Dass dieser Anteil weiter zunimmt, bedeutet wahrscheinlich auch, dass Office 365 und Microsoft 365 einen wachsenden Bestandteil Ihrer Softwareausgaben darstellen werden, wenn Microsoft neue Funktionen, Lizenzen und Add-Ons bereitstellt.

Auch wenn Sie bereits seit mehreren Jahren mit Microsoft 365 arbeiten, gibt es immer noch eine Vielzahl von Wegen, wie Sie Ihre Ausgaben für Microsoft 365 zunächst reduzieren und dann unter Kontrolle halten, während sich Ihr Unternehmen verändert und wächst.

SaaS und Cloud treiben Softwareausgaben in die Höhe

Mit der zunehmenden Einführung von SaaS und Cloud-Lösungen in den Unternehmen, befeuert durch den beschleunigten Wechsel zu hybriden und flexiblen Arbeitsformen, steigt das Risiko überhöhter Software-Ausgaben. Das bedeutet aber auch, dass ITAM-Experten ihre Fähigkeiten zunehmend unter Beweis stellen können.

In diesem kurzen Artikel befassen wir uns mit den jüngsten Ankündigungen von Microsoft, die sich auf Ihre Kosten und künftigen Lizenzierungsoptionen auswirken könnten, und stellen Verhandlungsstrategien vor, mit denen Sie Ihre Softwareausgaben optimieren können.


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Mit dem ultimativen Leitfaden für Microsoft 365 bleiben Sie auf dem Laufenden über alle wichtigen Änderungen bei der Microsoft-Lizenzierung!

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Preiserhöhungen für Microsoft 365 2021/2022

Die neuen Preise werden im März 2022 in Kraft treten und sehen so aus:

usu_sam_Microsoft-365-guide_tabelle_preise_deAnmerkung: Es sind keine Preiserhöhungen für Microsoft 365 E5 oder die F SKUs angekündigt.

ITAM: Die Kosteneinsparungsstrategie für Unternehmen

Die Preisänderungen von Microsoft sind eine hervorragende Gelegenheit, Ihre Microsoft-Ausgaben und -Strategie zu überprüfen. Schauen Sie sich an, was Sie kaufen und vergleichen Sie es mit dem, was Sie nutzen. Wenn die Lücke zu groß ist, sollten Sie herausfinden, welche Änderungen Sie wann vornehmen können, je nach Vertrag und internen Geschäftsfaktoren.

Legen Sie eine Verhandlungsstrategie fest. Können Sie sich mit Microsoft einigen, einen stärkeren Preisnachlass zu erhalten, der die Preiserhöhungen (teilweise) ausgleicht? Seien Sie jedoch auf der Hut vor den Verpflichtungen, die Sie eingehen müssen, um einen höheren Rabatt zu erhalten... wahrscheinlich werden Lizenzen auf einem höheren Level wie M365 E5 gefordert. Stellen Sie sicher, dass Sie nur das kaufen, was für Ihr Unternehmen und Ihr Budget sinnvoll erscheint.

Arbeiten Sie mit den Verantwortlichen für die Beschaffung zusammen, um mögliche Vertragsänderungen zu ermitteln, die die Auswirkungen der Preiserhöhungen abmildern. Wenn Ihre Vertragsverlängerung vor März 2022 ansteht, dann können Sie einen Vertrag aushandeln, der länger als die üblichen drei Jahre läuft und Sie so noch länger vor Preiserhöhungen schützt.

Wenn Ihr Verlängerungsdatum nach März 2022 liegt, dann sollten Sie prüfen, ob eine vorzeitige Festlegung sinnvoll ist. Dies bedeutet, dass Sie Ihr Verlängerungsdatum vorverlegen, um sich die aktuell niedrigeren Preise für Microsoft 365 zu sichern. Auch wenn Sie dadurch langfristig Geld sparen, hat das unmittelbare Auswirkungen auf Ihr Budget und Ihren Cashflow, so dass dies nicht immer der richtige Weg ist. Es ist jedoch eine wunderbare Gelegenheit für ITAM, dem Unternehmen zu zeigen, wie Geschäftsentscheidungen und Budgets durch ITAM-Erwägungen beeinflusst werden können.

IT-Visibility für Ihr Microsoft-Portfolio

In der überwiegenden Mehrzahl der Szenarien sind genaue und umfassende Daten der Schlüssel zum Erfolg. Zu wissen, was man hat, wo es ist und wie es genutzt wird, untermauert eine fundierte Entscheidungsfindung. Ein SAM-Tool kann – wenn es zusammen mit den richtigen Leuten und Prozessen eingesetzt wird – dabei helfen, möglichst schnell die besten Entscheidungen zu treffen.

Den Microsoft-365-Lizenzbestand optimiert und kosteneffizient zu halten, ist eine Aufgabe, die alle ITAM-Experten erledigen müssen. Eine Reihe von Prozessen und Kontrollpunkten auf vierteljährlicher und jährlicher Basis trägt dazu bei, einen reibungsloseren und strafferen Prozess zu gewährleisten, wenn die Erneuerung der Microsoft-Agreements und die jährlichen True-Ups näher rücken.

Optimieren Sie Ihre Microsoft-Ausgaben

Angesichts der zahlreichen Änderungen in den Kundenunternehmen und in der Lizenz- und Produktpalette von Microsoft helfen regelmäßige Überprüfungen, die Ausgaben so gut wie möglich zu optimieren:

  • Ermitteln Sie die Fälle, in denen Sie möglicherweise zu viele oder für die Anforderungen der Benutzer überdimensionierte Lizenzen kaufen.
  • Überlegen Sie, wie sich der Zeitpunkt der Vertragsverlängerung auf Ihre Ausgaben auswirkt, insbesondere im Hinblick auf die Preiserhöhungen von Microsoft.
  • Erstellen Sie ein Profil der Benutzer in Ihrem Unternehmen, um festzustellen, ob sich verschiedene Lizenzen wie die F SKUs verwenden lassen, um die Ausgaben für bestimmte Aufgabenbereiche zu reduzieren.

Darüber hinaus kann ein sorgfältig ausgewähltes SAM-Tool als Teil eines ganzheitlichen ITAM-Ansatzes dazu beitragen, die Effizienz und die Genauigkeit zu erhöhen, indem es die manuellen Arbeiten bei der Verwaltung und Pflege des Microsoft-365-Lizenzbestands reduziert.

Durch die Automatisierung von Teilen des Prozesses kann ein Tool es ermöglichen, schneller mehr Einsparungen zu erzielen und mehr Zeit für Planung und Strategie freizusetzen – etwas, das angesichts der rasanten Veränderungen bei der Microsoft-Lizenzierung von unschätzbarem Wert ist!


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Carlos Pereira

Carlos Pereira

Carlos Pereira ist Product Manager für Cloud-Lösungen bei USU. Bevor er 2017 zu USU kam, arbeitete er als Eskalationsmanager für Enterprise Kunden im Office 365 Team, später als Microsoft Licensing Specialist. Er unterstützte interne Microsoft-Mitarbeiter in Bezug auf die Microsoft-Volume-Licensing-Agreement-Regeln und Produktnutzungsrechte.

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