En 2018, SAP prévoyait d’imposer à ses clients une condition de licence déjà incluse dans la liste des prix et conditions (PKL avril 2017 p.25). D’après les annonces de l’éditeur, il était question d’attribuer les licences d’utilisateur nommé non plus en fonction de « l’utilisation réelle », mais de l’utilisation selon les « autorisations existantes ».
Une stratégie à l'optimisation des licences SAP
En 2017 déjà, SAP avait commencé à préparer ses utilisateurs au changement. L’entreprise avait annoncé qu’en 2018, elle publierait une nouvelle version d’USMM- System Measurement, et présenterait aussi concrètement l’utilisation des licences utilisateur en fonction des autorisations.
Ce qui est certain, c’est que la nouvelle version d’USMM constitue un obstacle supplémentaire pour les clients, qui auront encore plus de difficultés à optimiser la gestion des licences d’utilisateur nommé SAP.
De quoi parle-t-on exactement ?
Généralement, un employé dispose de plus d’autorisations que celles dont il a réellement besoin au quotidien. Les autorisations nécessaires varient selon les tâches, ce qui peut se traduire par une hausse ou une baisse des besoins en licences. Si SAP passe à l’acte, tout utilisateur qui n’utiliserait pas une autorisation dont il dispose devrait se la voir retirer. Les entreprises qui ne s’appuient pas sur une stratégie d’optimisation des autorisations SAP et sur des processus de modification correspondants devront à l’avenir acheter de coûteuses licences supplémentaires. Ainsi, les besoins de licences devraient-ils « exploser » partout dans le monde.
Comment gérer efficacement les autorisations ?
Du point de vue des coûts et de la conformité, l’intégration globale de la gestion des licences dans les systèmes d’autorisation existants est désormais obligatoire. Pour gérer efficacement les autorisations, les entreprises et les groupes doivent fournir toutes les informations qui leur permettent de mettre en correspondance les autorisations.
Des critères supplémentaires, tels que les exigences légales et de protection des données ou les exigences de politique d’entreprise, limitent l’attribution des autorisations. Toute personne effectuant manuellement cette mise en correspondance, se verra rapidement confrontée à un problème, car elle ne dispose pas de l’ensemble des métriques de licence qui ne sont généralement pas associées à la gestion des autorisations internes.
La consolidation des autorisations
La consolidation des autorisations permet d’adapter les autorisations fournies à l’utilisation réelle requise. Les droits effectifs d’un utilisateur provenant de la combinaison de toutes ses autorisations, dans ce cas il n’est pas suffisant de se baser sur les rôles SAP. Dans un environnement de travail en pleine évolution et de plus en plus dynamique, de telles exigences ne peuvent être mises en œuvre qu’avec un outil automatisé.
L’outil idéal prend en compte la dimension supplémentaire de la métrique de licence lors de l’attribution des autorisations et détermine le coût de la transition entre une approche « basée sur l’utilisation » et une approche « basée sur les autorisations ». Il commence par évaluer le besoin réel de licences en fonction de l’utilisation, puis le compare au besoin de licences en fonction des autorisations existantes. Une telle solution peut facilement être intégrée dans les systèmes existants de gestion des autorisations.
Tout se joue maintenant
À ce stade, se contenter de conseils n’apporte rien et le temps joue en votre défaveur. Afin de combler les lacunes existantes, les responsables informatiques doivent maintenant choisir entre mobiliser un grand nombre de personnes ou profiter du changement pour introduire une solution automatisée.
Il sera peut-être plus facile pour eux de se décider, en sachant que les entreprises qui ont mis en place un outil de gestion des licences SAP ont, selon leur taille, réalisé jusqu’à plusieurs millions d’économies, uniquement grâce aux règles dynamiques de leur outil, permettant de refléter plus finement les métriques de licence SAP.
Pour toutes les organisations qui s’appuient encore sur des processus manuels, c’est le moment idéal d’adopter le changement. Et celles qui n’ont pas encore mis en œuvre la gestion des autorisations doivent saisir l’opportunité qui s’offre à elles et combiner ces deux solutions.
