Nicht zuständig? Wie Verantwortung in Organisationen „diffundiert“

Stellen Sie sich einmal vor, dass Sie ein großes Problem in Ihrer Organisation erkennen und auch allen „Verantwortlichen“ davon erzählen. Nun stellen Sie sich bitte weiter vor, dass jeder dieser Personen dieses Problem lösen könnte, aber trotzdem seine Verantwortung nicht wahrnimmt. Ist das denkbar? Ich würde sagen: ganz sicher, und diesen Umstand kann man dann z.B. Verantwortungsdiffusion nennen. 

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Problem erkannt – Entscheidung vertagt

Zum ersten Mal bin ich auf das Phänomen Verantwortungsdiffusion gestoßen, als ich noch im Studium war. Ich fand das spannend, aber es war mir auch irgendwie egal. Ein paar Jahre später habe ich aber erfahren, welche Auswirkungen damit einhergehen können. 
Ich habe früher für eine Zeitung gearbeitet und entdeckt, dass wir über Wochen, jeden Samstag, an einer Stelle in der Zeitung, immer dasselbe Foto und denselben Text abgedruckt haben. Ich fand das schon etwas peinlich und bin zum damaligen Chef vom Dienst gegangen. Der empfand das Problem auch als relevant, teilte mir aber mit, dass auf dieser speziellen Seite unserer Anzeigenleiter verantwortlich ist. Gut, dann besuche ich diesen netten Menschen auch. Nur leider teilte er mir mit, dass dafür die Redaktion verantwortlich ist. Natürlich war die Redaktion nicht verantwortlich, denn die Kollegen teilten mir mit, dass das doch bitte der Chef vom Dienst übernehmen sollte. Ein ewiger Kreislauf und ich habe daraufhin unseren Geschäftsführer informiert. Er sicherte mir zu, nachdem er sich total geärgert hat, dass das Problem behoben wird. 
Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass der Text und das Bild noch Wochen danach immer wieder an derselben Stelle publiziert wurde. Wie ich das Problem gelöst habe, können Sie am Ende dieses Artikels lesen.   

Gründe, warum Verantwortung diffundiert 

An dieser Stelle werden wir aber konkret, und ich erkläre, was es mit der Verantwortungsdiffusion in Firmen oder Organisationen auf sich hat. Verantwortungsdiffusion in einer Organisation bezieht sich auf eine Situation, in der die individuelle Verantwortung für Entscheidungen und Handlungen aufgrund der Komplexität der Organisationsstruktur und der Anzahl der beteiligten Personen verwässert oder verschleiert wird. Es tritt auf, wenn niemand in einer Organisation oder einem Team sich vollständig für eine bestimmte Aufgabe oder Initiative verantwortlich fühlt, da die Verantwortung auf viele verschiedene Personen oder Abteilungen verteilt ist. Dieses Phänomen kann mehrere negative Auswirkungen haben. Erstens kann es zu einer unklaren Kommunikation führen, da niemand eindeutig dafür zuständig ist, Informationen oder Anweisungen zu übermitteln. Dies kann zu Missverständnissen, ineffizienten Prozessen und Verzögerungen führen. Zweitens kann die Verantwortungsdiffusion zu einem Mangel an Rechenschaftspflicht führen. Wenn niemand sich als Hauptverantwortlicher fühlt, besteht die Gefahr, dass wichtige Aufgaben oder Entscheidungen vernachlässigt werden oder dass niemand zur Verantwortung gezogen werden kann, wenn etwas schiefgeht. Dies kann die Effektivität und Effizienz einer Organisation erheblich beeinträchtigen. Darüber hinaus kann Verantwortungsdiffusion auch zu einem Verlust an individuellem Engagement führen. Wenn jeder annimmt, dass jemand anderes für eine bestimmte Aufgabe zuständig ist, führt dies oft dazu, dass sich niemand wirklich verantwortlich fühlt. Dies kann zu einem Mangel an Motivation, Initiative und Innovation führen.

Klingt logisch finden Sie? Aber es gibt noch viele Phänomene und Faktoren, die in diesem Zusammenhang relevant sind. Einige dieser Faktoren können Sie in meinem Artikel „why no one cares about change – even when everyone intends to change“ in „Transformationsanspruch in Forschung und Bildung“ von Blank, Bergmüller & Sälzle, beim Verlag Waxmann (ISBN 978-3-8309-4677-9) nachlesen. Es gibt das ganze Buch sogar zum freien Download bei Waxmann. 

Klare Rollen und klare Kommunikation  

Aber Sie können gegen Verantwortungsdiffusion etwas tun – ganz viel sogar. Um zum Beispiel die negativen Auswirkungen der Verantwortungsdiffusion zu minimieren, ist es wichtig, klare Rollen und Zuständigkeiten in einer Organisation festzulegen. Individuen sollten genau wissen, wofür sie verantwortlich sind, wer ihre Ansprechpartner sind und wie ihre Aufgaben in den Gesamtkontext passen. Regelmäßige Kommunikation, klare Berichtswege und Rechenschaftspflicht können dazu beitragen, die Verantwortungsdiffusion einzudämmen und die Effektivität und Effizienz einer Firma zu verbessern. Ich habe für den wiederkehrenden Text und das Bild in der Zeitung, einfach Verantwortung übernommen und einen Kollegen, der nicht Führungskraft war, gefragt, ob er sich dem Problem annehmen kann und schon eine Woche später gab es kein Problem mehr. 

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