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Joiners, Movers, Leavers (JML) – supporter de votre équipe SAM

Dans un précédent blog, nous avions évoqué la nécessité d'augmenter l'agilité des solutions de gestion des actifs logiciels (SAM) afin de rationaliser le déploiement des actifs informatiques.

D'après mon expérience, les entreprises adoptent souvent un agenda complet de gestion des services et sont tout à fait capables de déployer du matériel et des logiciels pour que leurs nouvelles recrues soient immédiatement performantes.

Selon la taille de votre entreprise, vous devrez peut-être conserver les profils de vos services dans votre système CMDB pour que 60 à 70 % des ressources informatiques puissent être configurées le jour de l'arrivée du nouveau membre de votre équipe. Cela permet aux 30 à 40 % restants d’être ajoutés par la suite en libre-service ou via une demande déposée auprès du centre de services.

Les nouvelles recrues (Joiners) : les licences utilisateur et logicielles sont-elles à jour ?

Si la gestion des profils de service dans votre système CMDB vous aide à gagner du temps, elle peut aussi être à l’origine de l'installation de plusieurs logiciels inutiles sur les appareils de vos nouveaux employés. En prévoyant une évaluation régulière de ces profils, vous pouvez vous assurer de leur pertinence lorsque vous appliquez la phase « Joiners » du processus JML.

Cette observation se vérifie surtout au niveau des « logiciels en tant que service » (SaaS). En effet, les petites dépenses qui s'accumulent peuvent rapidement s’avérer onéreuses si vous n'ajustez pas les profils de service aux exigences métier.

Les transférés (Movers) : les licences logicielles sont-elles bien redistribuées ?

Faisons maintenant un bond en avant d'un an et demi : vous devez transférer la recrue précitée dans un autre service. Une fois de plus, si vos profils de service sont à jour, vous n'aurez pas besoin de déployer beaucoup d'efforts pour adapter les appareils de cet employé.

En revanche, si suite à un transfert inter-service, l'un de vos coéquipiers n'a plus besoin d'un certain SaaS, veillez à dissocier la licence de ce logiciel du collègue en question. L'entreprise risque sinon d'acheter inutilement une nouvelle licence pour son remplaçant. Avez-vous conscience de tous les mouvements au sein du personnel de votre entreprise ? Demandez au service RH de vous fournir ce type de données, elles vous aideront à guider votre équipe SAM pour qu'elle puisse simplifier cette transition.

Les démissionnaires (Leavers) : combien de licences inutiles payez-vous ?

Un beau jour, votre employé décide de vous quitter pour explorer de nouveaux horizons. Il doit alors passer par la phase « Leavers » du processus JML. Les nouveaux règlements, comme le RGPD, ainsi que les règlementations existantes sur la sécurité des informations devraient suffire à vous encourager à récupérer les appareils physiques attribués à vos utilisateurs : une fois encore, la désactivation (ou le transfert) des licences SaaS doit rester une priorité pour votre équipe SAM.

En cas de congé avant la fin du contrat, renseignez-vous auprès de votre service RH au sujet de la politique à appliquer, car dans ce cas, vous pourriez avoir à désactiver certains services avant le départ effectif de l'employé. Pour clore le sujet : si vous disposez d'un outil de réseau global, comme Active Directory as a Service, le simple archivage d'un profil d'utilisateur pourrait facilement bloquer votre accès à Azure Services. Nous vous recommandons donc de prendre le temps d'envisager des services non-Azure qui ne nécessitent pas le contrôle du service Active Directory.

Dans l'idéal, le profil personnel d'un employé dans votre système CMDB devrait être mis à jour après chaque demande de changement. Ainsi, vous pouvez obtenir un rapport des logiciels « en tant que service » à transférer ou à désactiver. Pour les entreprises moins complexes, la récupération des demandes de logiciels déposées par l'employé démissionnaire dans l'outil du centre de services devrait aider à identifier les logiciels SaaS utilisés.

Notez enfin que si de nombreux processus de gestion des actifs logiciels sont efficaces lorsqu'ils sont exécutés rapidement, le processus JML d'un employé peut prendre plusieurs années, et ce n'est pas un mal. Les salariés satisfaits sont moins enclins à quitter une entreprise, ce qui implique que c'est la croissance de l'entreprise qui doit déterminer la fréquence d'exécution du processus Joiners, Movers, Leavers.

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Rory Canavan

Rory Canavan

Fort de ses connaissances techniques en analyse des opérations et des systèmes, Rory a acquis une grande expérience de terrain en conseillant bon nombre d’entreprises et d’organisations sur les principes et les pratiques exemplaires en matière de gestion des actifs logiciels. Il a travaillé pour des organisations issues des secteurs civil et militaire, notamment la Royal Navy, Compaq, HP et la FAST (Federation Against Software Theft). C’est en 2012 que Rory crée SAM Charter. Il est également membre du WG21, un groupe de travail chargé d’élaborer la famille ISO 19770 de normes de gestion des actifs logiciels (SAM, Software Asset Management) et a récemment été nommé « Professionnel ITAM de l’année » par l’ITAM Review.

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