Gestion des connaissances vs Gestion de documents - Pourquoi la première sort gagnante ?

Dans un monde où le rythme du changement est particulièrement soutenu et où la connaissance est un facteur essentiel du succès de l’entreprise, la gestion des connaissances (GC) est devenue une priorité stratégique.

La connaissance peut être considérée comme la clé de l'avantage concurrentiel ; par ailleurs force est de constater qu'il est plus efficace de gérer les connaissances que de gérer des documents. Gérer efficacement des connaissances c’est les capturer, les stocker, les partager et les utiliser efficacement, pour ensuite prendre des décisions éclairées, innover et avoir une longueur d’avance sur ses concurrents.

Dans l'article de blog suivant, nous examinons de plus près ce sujet et expliquons pourquoi la gestion des connaissances est plus efficace que la gestion de documents :

Qu'est-ce que la gestion des connaissances ?

Qu'est-ce que la gestion de documents ?

En revanche la gestion de document repose sur l’exploitation des flux de documents en vue de leur partage. Cela comprend leur stockage, l’apport de commentaires et au besoin la gestion de leur droit d’accès. Une autre difficulté est la base documentaire elle-même, dont le développement exponentiel ne permet pas toujours d’en garder la maitrise. Il est essentiel de structurer les contenus en modules de texte combinables et d'être en mesure de les créer facilement, de les classer par thème et de les actualiser grâce à des workflows éditoriaux.

Pourquoi la gestion des connaissances est plus efficace que la gestion des documents ?

Les connaissances vont au-delà des documents
La gestion des connaissances encourage la collaboration en veillant à ce que les connaissances soient partagées. En échangeant des connaissances, les employés peuvent apprendre les uns des autres, échanger des idées et développer des solutions innovantes. Bien que la gestion des documents puisse contribuer à une diffusion efficace des documents, elle ne favorise pas nécessairement la collaboration et l'innovation.

La gestion des connaissances soutient la prise de décision
La gestion des connaissances soutient la prise de décision rapide et efficace en veillant à ce que le savoir communiqué repose sur des informations fondées. En revanche, la gestion des documents seule ne garantit pas que les bonnes informations seront disponibles au moment où elles seront nécessaires. La prise de décision s’en trouve alors différée.

La gestion des connaissances crée un avantage concurrentiel
L’idée est de toujours avoir et garder une longueur d’avance sur ses concurrents. En accédant vite aux connaissances de l'organisation, les employés peuvent travailler plus rapidement et efficacement, Les organisations qui se concentrent uniquement sur la gestion des documents risquent de ne pas exploiter leur savoir-faire.

La gestion des connaissances se distingue par son efficacité par rapport à celle des documents car elle met l'accent sur l'ensemble des connaissances de l'organisation, pas seulement sur les documents. La gestion des connaissances encourage la collaboration, l'innovation et soutient la prise de décision, ce qui engendre un avantage concurrentiel. Il est important que les organisations examinent et améliorent continuellement leur stratégie de gestion des connaissances pour s'assurer que leur savoir-faire est utilisé de manière pertinente et qu'elles peuvent suivre le rythme de l’évolution des marchés en lien avec la relation client.

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