Wie Unternehmen es schaffen, Wissen im Unternehmen zu sammeln, zu organisieren und zu nutzen? Wir verraten es in diesem Blogartikel.
Wissen begleitet uns täglich. Wir nutzen unser Wissen ohne intensiv darüber nachzudenken und manchmal kommt doch der Punkt, an dem man sagt: „Gute Frage! Mhh, das weiß ich ad hoc nicht.“ Dann wird sich nochmal schlau gemacht - es wird probiert, nachgefragt, recherchiert oder nachgelesen. Schon Albert Einstein sagte: „Wissen heißt wissen, wo es geschrieben steht.“ Und gerade in Zeiten von Google hat das mehr Wahrheits-gehalt als uns vielleicht lieb ist.
Sei es nun privat oder beruflich: Wissen, aber auch Nicht-Wissen, bestimmt unser tägliches Leben. Und nicht umsonst sagt der Volksmund: „Wissen ist Macht.“ Wobei bei genauerer Betrachtung Macht eigentlich mit Erfolg gleichzusetzen ist.
Und genau dies erkennen immer mehr Unternehmen: Nicht nur, wie wichtig Wissen und dessen Ansammlung für den Erfolg ist, sondern auch dessen Erhalt und die Pflege dieses Wissens. Wissen sollte gesammelt, weitergegeben und verteilt, aufbereitet, kategorisiert, gepflegt, überprüft sowie auch regelmäßig aktualisiert werden. Dabei ist es wichtig, eine zentrale Stelle für das Wissen zu etablieren und stets mit diesem zu arbeiten. Und genau an diesem Punkt sind wir bei dem Thema „Wissensmanagement“.
Der Nutzen eines Wissensmanagements
Ein gutes Wissensmanagement bringt meist kostenrelevante Vorteile mit sich, die den Erfolg eines Unternehmens erhöhen können. Als konkreter Nutzen sind beispielsweise folgende Aspekte in Zeit und Kosten messbar:
- Schnelleres Onboarding neuer Mitarbeiter
- Geringerer Zeitaufwand bei der Suche nach Wissen
- Vorhandenes Wissen wird effektiver genutzt, Prozesse und Abläufe dadurch beschleunigt
- Wissenslücken werden identifiziert und können behoben werden
- Wissen ist stets vorhanden und muss nicht vom versierten Kollegen abgefragt werden. Es bleibt mehr Zeit für die „wirkliche“ Arbeit
- Verbesserte Projekt- und Kommunikationsabläufe
Der erste Schritt: Wissen verstehen
Bevor wir Wissen managen können und im Unternehmen als Erfolgsfaktor etablieren, müssen wir nochmal einen Schritt zurückgehen und betrachten, was Wissen überhaupt ist. Grundsätzlich wird Wissen in die beiden folgenden Arten unterteilt:
- Explizites Wissen
Explizites Wissen bezeichnet sogenanntes Faktenwissen, das gut in Worte zu fassen und damit gut und relativ eindeutig kommunizier- oder dokumentierbar ist. Explizites Wissen kann logisch nachvollzogen werden und stellt deshalb spezifisches oder methodisches Wissen dar.
- Implizites Wissen
Ein großer Anteil unseres Wissens ist laut M. Polanyi aber implizit, d.h. intuitives Wissen oder auch Erfahrungswissen sowie Handlungswissen (Fertigkeiten), das wir kaum in Worten ausdrücken können und das uns selbst oft nicht bewusst ist. Dieses Wissen zu dokumentieren ist erheblich schwerer, gerade aber für das Onboarding neuer Mitarbeiter oft von großer Bedeutung.
Operatives Wissensmanagement in Unternehmen
Jetzt wo wir wissen was Wissen bedeutet, können wir einen Schritt weitergehen und uns fragen: Wie kann ich die Vorteile eines Wissensmanagements nutzen?
Sobald die Entscheidung für die Einführung eines Wissensmanagements gefallen ist, sollte zunächst die Ausgangslage sondiert und das Zielbild festgehalten werden.
Hier kann das Wissensmanagement-Konzept frei nach Probst, Raub und Romhardt unterstützen und bietet eine einfache Lösung, indem man sich an den folgenden Fragestellungen orientiert:
- Wissensidentifikation: Auf welches Wissen kann im Unternehmen zurückgegriffen werden und welches Wissen ist vorhanden?
- Wissenserwerb: Wie kann neues Wissen von außerhalb gewonnen werden?
- Wissensentwicklung: Welche internen Kompetenzen und Fähigkeiten werden noch benötigt? Wie kann man sie erwerben oder weiterentwickeln?
- Wissensverteilung: Wer muss was, wann, wie, wo wissen? Wie kann das Wissen im Unternehmen organisiert und effizient verteilt werden?
- Wissensnutzung: Wie und wo wird das Wissen eingesetzt?
- Wissensbewahrung: Wie kann Wissensfluktuation vermieden werden?
- Wissensbewertung: War der Einsatz des Wissens erfolgreich?
Der „AHA“-Moment – Wissensidentifikation im Unternehmen
Unternehmen, die auf Wissensmanagement setzen oder planen dieses einzuführen, haben das Wissen als eine wertvolle Ressource ihrer Wettbewerbsfähigkeit identifiziert. Spätestens bei der Wissensidentifikation stellen sie dann fest, dass schon viel mehr dokumentiertes Wissen vorhanden ist als ihnen bewusst war. Wissen ist häufig schon in folgenden Formen im Unternehmen vorhanden:
- Richtlinien
- Handlungsanweisungen
- Prozesswissen
- Arbeitsstände
- Versionen
- Interne Hinweise / Anmerkungen
- Ablage
- Erfahrungswissen der Mitarbeiter
- Mitschriebe der Mitarbeiter, z.B. bei Onboardings
- uvm…
Wie also können all diese Wissenstypen konsolidiert und zentral für alle innerhalb des Unternehmens verfügbar gemacht werden?
Je nachdem was bei der Arbeit mit Wissen im Fokus steht, eignen sich hierfür unterschiedliche Systeme:
- Wissensmanagement Tools / Wissensdatenbank
Sowohl explizites als auch implizites Wissen können wichtig für die Ablage in einer Wissensdatenbank sein. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass alle Richtlinien, Handlungsanweisungen und gültiges Prozesswissen relevantes Wissen sind, sofern die Zielgruppe, die dieses benötigt und die Nutzungsfrequenz ausreichend hoch sind. Das Wissen in einer Wissensdatenbank sollte grundsätzlich gültig und qualitätsgesichert sein. Auch eine schnelle Auffindbarkeit spielt hier eine zentrale Rolle.
- Kollaborationstools / Confluence oder Sharepoint
Arbeitsstände sind kollaboratives Wissen und in Confluence und Sharepoint am besten aufgehoben. Arbeitsstände sollten nur in einer Wissensdatenbank wie bspw. Knowledge Center abgelegt werden, sofern auch die älteren Versionen relevant sind. Übrigens ist z.B. eine kollaborative Tätigkeit in Confluence oft die Vorstufe, in der Handlungsanweisungen und Richtlinien erarbeitet werden, die dann nach Fertigstellung zu explizitem Wissen werden.
- Archiv- und Ablagetools / Fileshare oder Sharepoint
In diesen Archiv- und Ablagefunktionen wird Wissen gefunden, bei dem unklar ist, ob es noch benötigt wird. Auch gültige Richtlinien, Handlungsanweisungen oder Prozesswissen kann ein Fall fürs Archiv sein, wenn ihr Nutzungsgrad extrem gering ist, so dass die ständige Verfügbarkeit keinen erkennbaren Nutzen stiftet.
Grundsätzlich können alle genannten Systeme als Dokumentenmanagement im weiteren Sinne bezeichnet werden. Die wichtigen Unterscheidungen ermöglichen aber erst eine sinnvolle Klassifizierung und damit eine sinnvolle Entscheidung darüber, was für Ihr Wissensmanagement die richtige Lösung ist.
Egal an welcher Stelle im Unternehmen Wissen auftaucht, ein zentraler und etablierter Sammelpunkt des Wissens kann den Unternehmenserfolg steigern. Wichtig dabei ist nicht nur das Wissen zu sammeln, sondern auch die Pflege, Weitergabe sowie die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung dieses Wissens.
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