Kostenexplosion bei Atlassian Confluence – wie kann Ihr Ausstiegsszenario aussehen?

Atlassian dreht wieder an der Preisschraube. Wie gehen Sie am besten vor, um Ihr Budget nicht zu sprengen und trotzdem eine valide Lösung zu haben?

Kurz zusammengefasst:

• Mit hohen Erwartungen und vielen Versprechungen wurden Wikis als zentrale Plattform für das Wissensmanagement in Unternehmen eingeführt. Wie so oft bei neuen Technologien können nicht alle Wünsche erfüllt werden – sie folgen dem von Gartner beschriebenen „Hype Cycle“
• Waren die konkreten Anwendungsfälle anfangs diffus, so ist mittlerweile klar, wie Wikis im Unternehmen eingesetzt werden – was die Auswahl von Alternativen erleichtert
• Atlassian nutzt seine zentrale Stellung für Wissensmanagement in Unternehmen aus und dreht an der Preisschraube: Zeit, sich nach Alternativen umzusehen
• Liferay DXP ist eine Plattform, die einige dieser Anwendungsfälle abbilden kann und offene Schnittstellen bietet.
  

Die Einführung von Wikis in Unternehmen

Als zentrale Wissensplattform versprachen Wikis, Unternehmen agiler und flexibler zu machen. Durch eine einfache und zentrale Ablage von Informationen sollten alle Mitarbeitenden in der Lage sein, gemeinsam an Inhalten zu arbeiten. Komplizierte und teure Content-Management-Systeme sollten dadurch überflüssig werden – Einfachheit und Offenheit standen jetzt im Vordergrund. Wikis waren der Grundstein für die Förderung einer offenen Kommunikationskultur.

Die australische Firma Atlassian brachte im Jahr 2003 mit Confluence das bis heute marktführende Enterprise-Wiki auf den Markt. Ziel war es, die Anforderungen an ein Enterprise-Wissensmanagementsystem zu erfüllen, ohne die zugrundeliegende Einfachheit zu verlieren. Dieses Versprechen wurde weitgehend eingehalten und konnte durch zahlreiche Erweiterungen und eine kontinuierliche Weiterentwicklung ausgebaut werden: Confluence ist heute in fast allen Unternehmen zu finden.

„Wissen für alle“ lautete das Versprechen: Durch die zentrale Ablage wichtiger Unternehmensinformationen sind diese für alle Mitarbeitenden direkt zugänglich – und werden durch die schnelle Auffindbarkeit auch optimal genutzt. Weiterhin sind Wikis im Vergleich zu anderen Systemen wie Content- oder Dokumenten-Management-Systemen wesentlich kostengünstiger.

Doch wie gut halten diese Versprechungen in der Praxis?

Wie jede Technologie hat auch die der Wikis den „Gartner Hype Cycle“ durchlaufen. Gestartet wird mit überzogenen Erwartungen, was unweigerlich zur Enttäuschung führt. Erst mit der Zeit findet die Technologie ihre Positionierung und kann produktiv genutzt werden.

Natürlich sind auch Wikis nicht perfekt. Manchmal sind es kulturelle Widerstände, die dazu führen, dass Mitarbeitende die Systeme nicht nutzen. Während zu Beginn alle Mitarbeitenden Feuer und Flamme waren und viele Inhalte erstellt haben, nahm die Energie im Laufe der Zeit ab. Die Folge: Informationen veralten und sind nicht mehr korrekt –Qualität geht verloren. Fehlende redaktionelle Prozesse führen zu Wildwuchs und Doppelungen, die auch die Suche nicht mehr bändigen kann. Anwender werden mit Informationen überflutet – und verlieren die Kontrolle.

Atlassian erhöht Preise: Zeit für Alternativen

Jetzt wird es auch noch richtig teuer. Denn Atlassian nutzt seine zentrale Stellung aus und erhöht die Preise. Viele Unternehmen stehen nun vor der Frage: Mehr bezahlen oder das Geld besser in die Suche nach Alternativen investieren? 
Die Antwort muss hier differenziert ausfallen. Die Inhalte im Confluence sind über die Jahre gewachsen und es haben sich konkrete Anwendungsfälle herauskristallisiert. Durch die Vielfältigkeit der Plattform gibt es auch unterschiedlichste Einsatzszenarien, die sich je Space unterscheiden.

Wie geht man also am besten an die Sache ran? Um ein ganzheitliches Verständnis zu erlangen, empfehlen wir, die jeweiligen Anwendungsfälle pro Space zu prüfen: Geht es vorrangig um die Informationsbereitstellung, also bspw. die Erstellung von Arbeitsanweisungen mit einem Redaktionsteam? Oder steht die Zusammenarbeit/Projektdokumentation im Vordergrund, also der Arbeitsbereich für ein Projektteam?

Weiterhin empfehlen wir, die Aktualität der einzelnen Spaces zu prüfen und die Liste der Spaces zu priorisieren. Anhand eines Kriterienkatalogs kann dann eine Entscheidungsmatrix erstellt werden, die für jeden Space Ablöseszenarien beschreibt. 
Auf dieser Basis können dann die möglichen Zielplattformen ermittelt werden. Dabei können Wiki-Lösungen zum Einsatz kommen (bspw. Sharepoint) oder aber content-bezogene Systeme. Als langjähriger Liferay-Partner sehen wir Liferay DXP als eine Zielplattform, die Sie auf jeden Fall in Betracht ziehen sollten.

Dabei kann die folgende Tabelle als Vorlage genutzt werden

Auf der Suche nach einer Confluence Alternative?

Warum empfehlen wir Liferay für die Ablösung von Confluence?

Aus unserer Erfahrung steht in vielen Situationen die „echte“ Wiki-Funktionalität nicht im Vordergrund. Vielmehr wird ein flexibles und erweiterbares Content-Management-System benötigt, das mit wichtigen Zusatzfunktionen ausgestattet ist:

• Berechtigungen für die individuelle Anzeige und Bearbeitung von Inhalten
• Sites für themenspezifische zugriffsgeschützte Bereiche
• Redaktionelle Workflows zur Freigabe, zeitgesteuerten Veröffentlichung und dem Review von Inhalten
• Strukturiertes Content- und Dokumenten Management mit integrierter Vorschau bspw. von PDF-Dateien oder Bildern und Metadaten-Management
• Abgerundet durch eine übergreifende, facettierte Suche.

Liferay DXP ist eine integrierte Plattform für Zusammenarbeit, Content-Management und Unternehmensportale. Das heißt, Unternehmen können weitere Funktionen nahtlos integrieren. Dadurch wird eine umfassende und konsistente Lösung für das gesamte Unternehmen geschaffen.

Die Skalierbarkeit von Liferay DXP ermöglicht es Unternehmen, mit ihrem Wachstum Schritt zu halten. Unternehmen erhalten eine stabile Plattform, die mit ihren sich ändernden Anforderungen wachsen kann.

Fazit

Atlassian Confluence ist das führende Wiki und wird weltweit in Unternehmen eingesetzt. Durch die Kostensteigerungen lohnt sich jedoch ein Blick auf Alternativen. Abhängig vom Anwendungsfall kommt die Digital Experience Platform (DXP) Liferay als Zielplattform in Frage, da sie redaktionelle Prozesse mit Rechte- und Rollen-Management optimal kombiniert und durch viele Standardfunktionen auch für weitere Anforderungen optimal geeignet ist.

USU ist langjähriger Partner von Liferay und wurde im Februar 2024 als Partner of the Year (EMEA) ausgezeichnet. Gerne unterstützen wir Sie bei der Analyse und Konzeption Ihrer Anforderungen, der technischen Umsetzung und der Datenmigration.