7 couches de données essentielles pour maîtriser un audit logiciel

Chaque entreprise fait un jour ou l’autre face à un audit logiciel. Vous recevez une lettre de Microsoft, IBM, VMware ou d'un autre fournisseur majeur, vous demandant de fournir des données détaillées sur vos achats de licences et l'utilisation de vos logiciels. L’auditeur veut juste vérifier les informations que vous lui remettez et s’assurer que vous respectez pleinement les termes du contrat. Avouez-le, vous n’avez jamais autant pensé à un outil de Software Asset Management !

Les demandes d'audit entraînent un travail non planifié. Analyser les données est chronophage, mobilise vos équipes à temps plein et le processus peut s'étaler sur des mois. Souvent, le fournisseur constate un problème de sous-licensing ou une non-conformité. Commencent alors une série de négociations qui, si elles n’aboutissent pas, se transforment en facturation potentiellement élevées. Ce blog vous informe sur les bonnes pratiques et sur la façon de préparer et de répondre à un audit en utilisant des données SAM essentielles.

En route pour la conformité contractuelle

En effet les audits représentent une source de revenus lucrative, ce qui explique pourquoi les vendeurs les mènent avec autant de rigueur. Le processus d'audit commence par la collecte de données sur l'utilisation des logiciels, leur analyse, l'établissement de rapports précis sur l'utilisation et les installations. Ces informations sont ensuite comparées avec vos droits et vos contrats. Grâce à un outil de gestion des actifs logiciels (SAM) ce processus est automatisé et créé une source unique de vérité.

Et si vos données étaient votre atout stratégique lors des négociations avec vos fournisseurs ? En vous appuyant sur l'intégration de données provenant de l'inventaire intégré dans un outil SAM, vous pouvez contrebalancer efficacement les données de conformité présentées par vos auditeurs. Soyez prêt à défendre vos intérêts avec des données fiables et exhaustives de votre propre infrastructure.

7 couches de données essentielles pour déjouer l'audit

Vos données prêtes à l’emploi sont présentées en sept couches, révélant les secrets de vos licences logicielles et vous donnant une longueur d'avance dans votre réponse à l'audit.

1. Données commerciales

Il s'agit des licences achetées par votre entreprise : il est crucial de suivre de près les licences achetées : quand elles ont été acquises, en quelle quantité, et quelles unités commerciales en sont détentrices. Bien que les outils d'acquisition puissent collecter ces informations, il ne suffit pas de simplement compter les licences. Il est essentiel de lire attentivement les contrats, de consigner les licences et leurs paramètres, ainsi que d'enregistrer les droits d'utilisation des produits, les conditions et les dates de maintenance, sans oublier les transferts de licences. L'obtention de ces données commerciales n'est que la première étape d'une gestion optimale de vos actifs logiciels

2. Vos Licences

Pour comprendre la conformité, déterminez votre position de licence effective, c'est-à-dire les licences nécessaires en fonction de l'utilisation réelle. Répondez à ces questions sur les licences :

• S'agit-il d'une licence de base, d'une licence de mise à jour ou d'une licence de maintenance pure ?
• La licence de base ou de mise à jour donne-t-elle droit à la maintenance ?
• Que permettent les droits d'utilisation des produits ?
• Quelle est la métrique de la licence ?

La découverte et l'inventaire sont deux étapes distinctes. La découverte consiste à utiliser votre outil SAM pour identifier les logiciels installés et en cours d'exécution sur tous vos appareils. L'inventaire, en revanche, exploite ces informations de découverte pour comptabiliser les logiciels et le matériel présents. Ne soumettez pas de données brutes de découverte - cela excède les besoins et peut provoquer des incohérences dans le rapport du fournisseur. Privilégiez plutôt des rapports d'inventaire, soigneusement organisés et filtrés par votre outil SAM, pour garantir que vous fournissez uniquement les informations nécessaires.

4. Données relatives à l'architecture informatique

Ces données concernent le lieu d'exécution de votre logiciel, ce qui peut s'avérer obscur du point de vue de la conformité. Vous devriez poser la question :

• À qui appartiennent les machines qui exécutent le logiciel ?
• Comment le matériel est-il configuré ?
• Comment l'architecture informatique est-elle conçue ? Le logiciel se trouve-t-il sur un serveur virtuel partitionné ou dans une grappe ?
• Sur quelle plate-forme le logiciel fonctionne-t-il ?
• Comment le logiciel est-il utilisé ?
• Quelles applications sont exécutées sur quel logiciel serveur ?

Au "Serverland", l'octroi de licences peut s'avérer compliqué et coûteux. Mais ces informations sont pertinentes pour les droits d'utilisation des produits et certains calculs métriques. Utilisez votre outil SAM pour être exhaustif.

5. Mesures et données efficaces sur la demande

Connaître le contenu réel des licences, car c'est lui qui définit la mesure et le calcul du fournisseur. Utilisez la métrique pour calculer les licences nécessaires à l'utilisation de votre logiciel : C'est votre demande effective. Les mesures de licences logicielles de Serverland sont complexes et impliquent des détails sur le matériel, la configuration, la plate-forme, la virtualisation et bien d'autres choses encore. Il peut exister d'autres mesures, dont certaines favorisent le fournisseur.

Par exemple, les mesures d'Oracle nécessitent des données telles que le nom de l'instance de la base de données, l'état du serveur, le logiciel installé, le modèle de processeur, etc. Les calculs manuels prennent du temps et sont source d'erreurs. Un outil SAM simplifie les choses.

6. Utilisation des données de licensing

Attribuez des licences de mise à jour et de maintenance aux licences de base et appliquez les droits d'utilisation des produits. Cela permet de s'assurer que la position de vos licences est exacte et que la demande de licences n'est pas exagérée. Les auditeurs peuvent considérer les "trous" dans la chaîne de mise à jour ou de maintenance comme une non-conformité. Utilisez un outil SAM pour combler ces "trous" et économiser sur les coûts de licence.

7. Bilan de conformité

La couche centrale consiste à appliquer la position effective de la licence (couche 2) à la demande effective (couche 5) - ce que vous possédez réellement par rapport à ce dont vous avez besoin. Cette comparaison aboutit à la conformité contractuelle de votre entreprise. Un outil SAM répond exactement à ces exigences.

Conclusion

Le Software Asset Management est le garant d’un audit facilité et moins long. Il est essentiel de se préparer et de répondre à un audit en utilisant vos propres données SAM. Recueillez à l'avance toutes les données nécessaires sur les licences avec les personnes, les processus et les outils adéquats, en l’occurrence USU Software Asset Management. Utilisez ces données lors d'un audit pour préserver votre budget et maximiser les économies. Une gestion efficace de vos actifs logiciels vous permet d'acheter le bon nombre de licences qui assure votre conformité, que ce soit sur site ou dans le Cloud.

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