Vous envisagez de lancer un programme de gestion des actifs logiciels (SAM), ou souhaitez acquérir un nouvel outil SAM ? Voici cinq erreurs que nombre d’acheteurs commettent lorsqu’ils déploient une solution de gestion des actifs logiciels.
J’ai découvert la gestion des actifs logiciels voici plusieurs années. Un ami m’a expliqué ce concept comme suit : « La gestion des actifs logiciels est un processus particulièrement compliqué. Généralement, les personnes suffisamment intelligentes pour s’y intéresser le sont également pour éviter de s’en mêler ! »
Grâce à plus de dix ans d'expérience dans ce domaine, je peux affirmer sans sourciller que la gestion des actifs logiciels est un domaine où même les gestionnaires d'actifs informatiques les plus expérimentés continuent d'apprendre jour après jour.
Peut-être l’ignoriez-vous, mais il existe des outils de gestion des actifs logiciels qui s’occupent de tout, de A à Z. En faisant l’acquisition d’une telle solution, votre mission est pratiquement accomplie : achetez le logiciel, associez-le à certaines sources de données internes, saisissez les contrats et les droits, et le tour est joué. En deux mots, c’est un jeu d’enfant. Pas si vite !
Voici cinq erreurs que nombre d’acheteurs commettent lors de la mise en œuvre de leur outil SAM.
En fait, rien ne sert de posséder un bon outil si l’on ne sait pas s’en servir. En d’autres termes, TOUTES les solutions de gestion des actifs logiciels sont — par nature — des systèmes de type « garbage in / garbage out » : elles ingurgitent les données envoyées, les normalisent (si possible) et fournissent des informations claires et transparentes en fonction des données importées. Mais si le contenu est médiocre, vous pouvez difficilement espérer que le résultat soit exact. C’est pourquoi un outil SAM ne doit pas être considéré comme une solution miracle, à moins de lui fournir des données parfaites. Ne surestimez pas les avantages qu’un outil SAM peut apporter à votre entreprise, au-delà de l’automatisation, de la normalisation, de l’application des règles de licence et, dans le meilleur des cas, de l’optimisation. La qualité des données initiale est essentielle au succès de tout programme SAM.
Les conversations portent trop souvent sur la meilleure source pour obtenir tel ou tel type de données matérielles, les logiciels installés, voire les utilisateurs autorisés à accéder à différentes applications par le biais de solutions comme Citrix. Sans oublier le cloud, bien sûr ! Mais ce n’est que la moitié de la réflexion.
La gestion des licences logicielles implique un subtil équilibre entre l’utilisation des logiciels et les données relatives à leurs droits. Est-il possible de s’intéresser exclusivement aux licences disponibles ? Je ne pense pas. De même, devez-vous vous intéresser exclusivement aux licences dont vous avez besoin ? Les deux approches sont nécessaires pour prendre des décisions éclairées.
Vous est-il déjà arrivé de gravir un escalier pour vous rendre compte qu’il reste encore un étage à franchir ? C’est la même chose lorsque vous créez l’historique de vos droits de licences. Aujourd’hui, les licences par abonnement fonctionnent différemment, mais nous n’en sommes pas encore au stade où toutes les licences sont fournies sous cette forme.
N’oubliez pas que vous pouvez être amené à justifier l’achat d’une licence Windows NT 3.5 en 1995 dont vous avez payé la maintenance sans sourciller pendant plus de 20 ans. C’est pour cette raison que vous avez aujourd’hui le droit d’utiliser une toute nouvelle édition de Windows Server 2019. En cas d’audit de conformité logicielle, les auditeurs ne vous obligeront bien évidemment pas à vous rendre au sous-sol pour exhumer des boîtes d’origine à moitié moisies sur lesquelles sont scotchés des certificats de licence. Mais le risque existe. C’est pourquoi il est important de conserver la liste précise de vos achats de licences.
Vous connaissez le dicton : faire d’une pierre deux coups. En revanche, il est difficile de gérer une centaine d’éditeurs avec un seul projet SAM. Pour commencer, définissez le périmètre d’application de votre projet et n’ayez pas les yeux plus gros que le ventre. L’objectif est de réussir et de prouver à vos partenaires que vous êtes sur la bonne voie.
Étudiez attentivement vos dépenses logicielles, identifiez les éditeurs qui vous coûtent le plus cher et, dans un premier temps, ciblez deux d’entre eux. Puis cinq, puis dix, etc. Chacun possède des avantages et des inconvénients. Par exemple, les données SAM ne sont pas collectées pour Microsoft que pour Oracle ou IBM. Une bonne stratégie consiste à viser un unique éditeur et à écarter les autres progressivement. Vous saurez ainsi ce que vous voulez accomplir et suivrez ce plan étape par étape.
Perdre patience et s’écarter du plan initial représente la meilleure façon d’empêcher toute amélioration. Il n’est bien sûr pas interdit de rectifier le tir, mais sans dévier des objectifs fixés ! Pour ce faire, dressez une feuille de route à moyen et à long terme. Car c’est seulement en mesurant régulièrement vos actions par rapport à une vision et une stratégie clairement établies que vous atteindrez votre but.