Dans le « multivers SAP », comment maîtriser la migration vers votre environnement S/4HANA ?

Les services de support dont bénéficie le progiciel de gestion intégré ERP/ECC6 x de SAP prendront fin en 2027, date à laquelle les entreprises devront, au plus tard, avoir migré vers S/4HANA — sauf si elles envisagent de changer totalement de système au bénéfice d’un autre éditeur.

Une décision de cette importance n’est pas anodine et, notamment en raison des différents modèles de licence proposés, il convient de prendre en compte certains éléments. Dans cet article, nous allons faire le point sur les écueils que rencontrent les entreprises face à ce choix, avant de fournir quelques conseils sur la façon de rendre cette migration plus fluide.

Comment justifier le passage à SAP S4/HANA ?

La plupart des entreprises qui utilisent l’ERP SAP ECC (R/3) ont passé plusieurs années à peaufiner leur environnement dans le but de créer des « systèmes d’enregistrement » (SoR) aussi efficaces que possible. Résultat, nombre d’entre elles peinent à justifier la migration vers SAP S/4HANA, alors qu’il est loin d’être acquis que les avantages annoncés seront à la hauteur des coûts prévus.

Le passage à S/4HANA marque bien plus qu’une évolution technologique ordinaire, sans commune mesure avec une mise à niveau logicielle ou une migration vers le cloud :

• pour tirer pleinement parti de S/4HANA, les processus doivent être refondus ;
• de nouvelles licences, plus onéreuses, doivent être acquises alors même que certains investissements n’ont pas encore été rentabilisés ;
• les logiciels SAP restent chers en dépit des remises potentiellement conséquentes qu’il est toujours possible de négocier avec l’éditeur ;
  le modèle de licence a radicalement changé, et il est important de bien en comprendre les tenants et les aboutissants ;
• nombre d’entreprises sont confrontées à la pénurie de spécialistes SAP et au manque de savoir-faire spécifique à cet environnement ;
• les fonctions de base que l’ERP ECC couvrait sont aujourd’hui remplacées par de nouveaux modules additionnels (Ariba, SuccessFactors, Concur, Hybris, etc.).
• différents paysages SAP, c’est-à-dire le « multivers SAP », doivent être mesurés, et une vue panoramique conservée.

Toutefois, plusieurs enquêtes récentes indiquent que les utilisateurs de SAP se montrent de plus en plus confiants quant à la migration de leurs processus métier vers le cloud, notamment en raison des nouvelles fonctionnalités enrichies, des nouvelles technologies et de la maturité de S/4HANA en tant que « noyau numérique » de nouvelle génération. Finalement, tout ne va pas si mal dans le monde de SAP.

Ce n’est pas tout à fait le cas… Lorsque les groupes d’utilisateurs de SAP (le DSAG en Allemagne et l’ASUG aux États-Unis) ont demandé aux entreprises du monde entier d’indiquer la version de SAP actuellement en service, moins de la moitié (environ 45 %) ont répondu qu’elles utilisaient, ou procédaient au déploiement de S/4HANA.

La version S/4HANA Cloud joue un rôle relativement modeste, notamment dans les pays germanophones : seulement 6 % des personnes interrogées déclarent utilisent S/4HANA comme solution de cloud privé, et 2 % comme solution de cloud public.

Source: Groupe des utilisateurs américains de SAP (ASUG) 2021

Refondre ou adapter l’environnement : quel modèle de licence SAP adopter ?

Aux nombreux clients SAP qui se demandent, à juste titre, ce que deviendront les coûteuses licences ECC qui bénéficient actuellement d’un contrat de maintenance, la direction de SAP a répondu que S/4HANA est un logiciel entièrement nouveau et qu’à ce titre, il doit faire l’objet d’une nouvelle licence.

Bonne nouvelle, SAP propose deux options à ses clients : 1., conserver le contrat de licence en cours aussi longtemps que possible, tel qu’il existe dans le cadre de SAP ECC (on parle de « conversion de produit » ou de l’approche « Brownfield ») ; 2., entreprendre une nouvelle implémentation officialisée par un nouveau contrat de licence (il s’agit alors d’une « conversion de contrat » selon l’approche « Greenfield »).

Dans le premier cas (conversion de produit), vous pouvez utiliser les produits S/4 à un coût raisonnable. Pour un montant relativement peu élevé de l’ordre de 9 000 € (tarif forfaitaire), les clients existants transféreront vers le monde S/4HANA la totalité des droits d’utilisation acquis précédemment. Seuls les moteurs SAP, tels que LoB (Lines of Business) et Industry Solutions, doivent être achetés sous la forme de modules supplémentaires.

Ce choix laisse aux clients le temps nécessaire pour négocier avec SAP les conditions dans lesquelles une conversion de contrat serait par la suite acceptable. Mais il convient d’être prudent : les logiciels utilisés dans le cadre de l’environnement SAP ECC fonctionneront dans l’environnement SAP S/4HANA jusqu’au 31 décembre 2025, au plus tard.

La conversion de contrat (« Greenfield ») détermine dans un premier temps le montant que le client a dépensé pour les logiciels SAP couverts par un contrat de maintenance. Ce montant est crédité pour l’achat de nouveaux produits au tarif S/4HANA, en tenant compte de toutes les ristournes possibles.

Ce système de crédit tient également compte des produits qui sont peu, voire pas du tout utilisés. Il s’agit donc d’une bonne occasion de se séparer des logiciels oubliés (shelfware). Toutefois, cette formule s’applique uniquement en cas d’achat d’un logiciel SAP supplémentaire. En outre, la somme créditée ne peut dépasser 90 % du montant du nouvel achat.

Il n’existe pas de solution miracle, mais la conversion de produit (« Brownfield ») permet dans certains cas de prendre en charge les licences « héritées ». Dans ce cas, vous pouvez uniquement acquérir la licence de produits dont vous avez besoin et qui seront utilisés. Pensez à calculer la différence de coûts et à vérifier quels produits sont couverts !

Source: USU
Fig.:Simulation du coût de licences pour les nouveaux utilisateurs de SAP avec S/4HANA — Optimisation d’USU pour les logiciels SAP®

Au moment de planifier vos futurs investissements SAP, il importe également de savoir quelle approche convient à votre entreprise : conversion de contrat ou conversion de produit ? Autrement dit, vous devez tenir compte des besoins présents tout en anticipant les investissements futurs.

Attention aux modes d’utilisation

Si la nouvelle approche vise à rationaliser le processus de gestion de licences, cette simplification a un prix : dans le nouveau modèle, la plupart des « utilisateurs nommés » (named users) sur lesquels les clients de SAP comptaient pour réduire le coût des licences sont supprimés.

Les utilisateurs nommés fréquemment utilisés, tels que les Limited Professionals, les Worker Users et autres licences correspondant à des utilisateurs spéciaux, n’ont pas été remplacés de manière appropriée dans le nouveau modèle.

Source: USU
Fig:Les nouveaux types d’utilisation correspondant aux licences d’utilisateurs nommés distinguent seulement six scénarios d’application. Les trois principaux sont présentés ici.

Que vous décidiez d’opter pour la conversion de produit ou la conversion de contrat pour vos licences SAP S/4HANA, les types d’utilisation jouent un rôle important dans la mesure où les anciens types d’utilisation et leurs options flexibles disparaissent du paysage S/4HANA.

Six points à vérifier avant de négocier les contrats de licences avec SAP

1. Utiliser un outil de gestion des actifs logiciels (SAM) et dresser l’inventaire de votre parc de licences (shelfware et accords spéciaux compris).
2. Déterminer les licences d’utilisateur dont vous aurez besoin dans le cadre d’un futur contrat S/4HANA. Les types d’utilisateurs SAP ont été entièrement redéfinis — parfois au bénéfice des clients, mais dans la plupart des cas à leur désavantage.
3. Définir l’approche qui convient à votre entreprise : conversion de produit ou conversion de contrat. SAP veut que S/4HANA soit un succès. Autrement dit, les conditions sont favorables pour négocier des remises conséquentes. Toutefois, il convient de s’assurer que ces avantages couvriront également des achats ultérieurs.
4. Profiter du nouveau contrat pour contrôler les éléments qui ont pu soulever des problèmes par le passé : les numéros des unités de gestion des stocks (SKU) doivent être inclus dans les contrats, et les métriques décrites avec précision et sans ambiguïté, de même que leur mesure technique, etc.
5. Disposer d’un droit de configuration complet et à long terme. Dans le cas contraire, vous risquez de vous retrouver avec un contrat qui englobe de nombreux produits dont vous n’avez pas besoin — ou seulement de façon limitée —, mais pour lesquels vous devrez payer des frais de maintenance.
6. Dans le contrat, contrôler ce que deviendront les produits ECC qui ne sont pas encore remplacés dans S/4. En effet, toutes les applications R/3 ne disposent pas d’un équivalent dans S/4HANA. C’est un réel problème s’il s’agit d’applications critiques pour votre entreprise.

Conclusion

Au moment de planifier et de mettre en œuvre votre migration vers S/4HANA, vous devez définir le modèle de licence qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise ou qui est le plus économique. Tout dépend du prix, mais également de la future base contractuelle.

Avec un logiciel de gestion des licences SAP, vous pouvez simuler et calculer rapidement l’utilisation des logiciels, ainsi que l’impact financier des deux modes de conversion (contrat ou produit). Vous connaîtrez alors le coût des deux variantes et pourrez choisir en toute connaissance de cause l’option la plus favorable.

Quelques liens utiles (en anglais) :