Les audits logiciels IBM sont de plus en plus fréquents, c’est pourquoi une bonne préparation des audits doit-être votre première ligne de défense. Pour rester en conformité contractuelle et optimiser vos licences IBM, il est essentiel de bien comprendre le fonctionnement de l’utilisation et des droits d’utilisation afin d’éviter les risques de non-conformité.
Les audits IBM diffèrent souvent des autres éditeurs pour plusieurs raisons. Ils sont généralement réalisés tous les quatre ans pour faire monter les frais de maintenance via des tiers (Deloitte, KPMG, etc.).
De nombreux facteurs comme la diversité des contrats, la complexité des produits et des métriques (qui changent de nom en permanence) et le manque de connaissances vis-à-vis des conditions d’utilisation rendent les audits de gestion des licences IBM de plus en plus difficiles à réussir. De plus, ces mêmes facteurs augmentent le risque de non-conformité.
Le contrat le plus utilisé chez IBM est le contrat Passport Advantage (PA). L’entreprise propose parfois le contrat Enterprise Software & Services Offering (ESSO), qui permet de rassembler plusieurs contrats du même groupe.
Dans le cadre d’un contrat, le client peut acheter le droit d’utilisation du produit et/ou sa maintenance optionnelle. Cet abonnement de maintenance doit ensuite être renouvelé chaque année pour toutes les licences achetées. En cas de non-renouvellement de la maintenance, le client sera contraint de payer des frais de rétablissement de licences pour pouvoir utiliser une nouvelle version du produit et bénéficier à nouveau des droits de support. Enfin, les licences de mise à niveau (« trade-up ») permettent de changer de produit au sein d’une gamme, par exemple en passant de Domino Messaging Server à Domino Application Server.
IBM dispose d’une large gamme de métriques appartenant à deux grandes catégories distinctes :
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Classe de stockage |
Technologie |
Cas d'utilisation |
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1 |
Flash et SSD |
Performance maximum |
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2 |
SAS et Fiber Channel |
Performance moyenne, lecture intensive |
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3 |
SATA et Near-Line SAS |
Données, sauvegardes et archives moins actives |
Tous les contrats IBM contiennent une clause d’audit. Il existe deux types d’audits, selon la taille de l’entreprise et les logiciels utilisés :
À la réception de l’avis par courrier, il est judicieux de confier la gestion de l’audit à une organisation interne à l’entreprise. Nous recommandons même de créer une équipe responsable de l’audit pour assurer le bon déroulement. Les parties concernées sont le service achats, l’équipe de déploiement et, si nécessaire, les experts juridiques.
Avant de transmettre vos données à IBM, vous devez avoir une vue complète sur vos installations IBM (sources de données, architecture, produits, utilisateurs, etc.) et vous assurer que vos données sont correctes et complètes. Parallèlement, il est essentiel de collecter toutes les preuves d’acquisition de licences, de conditions d’utilisation et de contrats de maintenance pour garantir le respect des dispositions des modèles de licences.
La plupart des entreprises s’exposent à des risques en appliquant le modèle « sous-capacité » sans nécessairement en avoir le droit. En effet, ce modèle est uniquement applicable si les critères suivants sont respectés :
Les risques de non-conformité découlent principalement du contrôle de l’utilisation et du manque de connaissances concernant les droits d’utilisation. En apprenant notamment à gérer les contrats de licence et de maintenance, à vérifier l’historique des modèles de licence et à contrôler le déploiement d'offres groupées, vous resterez en parfaite conformité contractuelle et serez prêt à faire face à votre prochain audit.
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