4 éléments pour bien acheter des licences SAP® S/4HANA

Bonne nouvelle pour les utilisateurs de SAP qui n’ont pas encore migré vers S/4HANA : le 4 février 2020, SAP a annoncé la prolongation de la maintenance courante des logiciels de la SAP Business Suite 7, tout en s’engageant à assurer la maintenance de SAP S/4HANA jusqu’en 2040. En d’autres termes, SAP entend fournir à ses clients — notamment à ceux qui utilisent des ERP plus anciens — une feuille de route leur permettant de migrer vers S/4HANA dans des délais plus réalistes.

Quoi qu’il en soit, c’est le moment idéal pour commencer à planifier la migration de votre entreprise vers S/4HANA.

Pourquoi se précipiter ? Tout le monde sait qu’une migration est un processus chronophage et coûteux. Il n’est d’ailleurs pas surprenant que le taux d’adoption soit lent.

Afin d’encourager le transfert vers son nouvel environnement S/4HANA, SAP avance des conditions financièrement intéressantes. Il convient toutefois de garder à l’esprit que SAP ne propose pas forcément la meilleure solution pour votre entreprise ni la plus rentable. Pour réussir votre migration vers S/4HANA à un coût raisonnable, il est nécessaire de se poser certaines questions cruciales concernant vos Utilisateurs Nommés (Named Users).

Voici quatre questions pour préparer au mieux votre migration vers SAP S/4HANA.

1) De combien d’utilisateurs SAP ai-je besoin aujourd’hui ?

Non, ce n’est pas une question piège ! De nombreux parcs SAP comptent davantage de licences d’Utilisateurs Nommés (Named Users) que nécessaire. Dans certains cas, les licences sont autorisées pour un nombre de transactions excessif. La première question consiste par conséquent à vérifier si le modèle de licence existant correspond réellement à vos besoins.

Il est à ce titre essentiel d’éplucher vos contrats et de savoir comment vos employés se servent de leur licence afin de cerner au mieux vos besoins dans le futur univers S/4HANA. Vous saurez ce que vous utilisez effectivement, comment vos licences sont exploitées, et peut-être découvrirez-vous des droits oubliés.

Certains clients de SAP se contentent d’utiliser des feuilles de calcul pour suivre leurs licences ou de simplement faire confiance à l’outil LAW (Licence Administration Workbench) de SAP. Cette attitude pour le moins hasardeuse risque de vous coûter cher. En effet, si le coût actuel de votre parc SAP est trop élevé, qu’en sera-t-il avec S/4HANA ? Sans oublier la maintenance : même s’ils passent de 22 à 15 %, les coûts de maintenance seront toujours supérieurs en raison d’un montant initial plus élevé.

Pour répondre à cette question — ainsi qu’à la suivante — de façon à la fois précise et exhaustive, un SAP license management outil de gestion des licences SAP est indispensable.

2) De combien d’utilisateurs SAP aurai-je besoin demain ?

À première vue, la réponse est simple : à un utilisateur professionnel nommé (Professional Named User) de R/3 correspond une licence SAP Professional User dans S/4HANA. Mais compte tenu du processus de gestion des licences , appliqué par SAP, c’est un peu plus compliqué !

En regardant de plus près, vous remarquerez que pour éviter une hausse des coûts, la conversion des licences Utilisateurs Nommés en licences d’utilisation S/4HANA (Use license) ne peut avoir lieu « poste pour poste ». 

Par exemple, si vous devez convertir un grand nombre d’utilisateurs professionnels limités (Limited Professional User), il faudra trouver une alternative, dans la mesure où ce type de licence n’existe tout simplement pas dans S/4HANA. Les licences Functional Use (utilisation fonctionnelle) de S/4HANA peuvent faire l’affaire (sans surcoût), mais elles disposent d’autorisations inférieures aux licences accordées aux utilisateurs professionnels nommés limités (Limited Professional Named User), ce qui les met hors-jeu.

Les licences Professional Use (utilisation professionnelle) permettraient de conférer aux utilisateurs professionnels limités les autorisations requises, voire davantage, mais moyennant un coût supplémentaire de 2 300 euros par licence utilisateur pendant votre migration. 

Malgré tout ce que vous pouvez entendre, migrer vers S/4HANA n’est ni simple ni bon marché. Il est nécessaire de convertir correctement vos licences existantes en licences S/4HANA, ce qui nous amène à la question suivante.

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3) De quel type d’utilisateurs aurai-je besoin demain ?

Déjà, de nombreux Utilisateurs Nommés sont autorisés à effectuer plus de transactions qu’ils n’en utilisent réellement dans ECC. De manière générale, plus le nombre de transactions ou de fonctions accordées aux Utilisateurs Nommés est élevé, plus le coût sera important.

La migration vers S/4HANA est pour votre entreprise l’occasion unique de « rétrograder » des Utilisateurs Nommés disposant d’autorisations excessives en leur accordant des licences S/4HANA (potentiellement) moins chères et assorties d’autorisations davantage adaptées à leurs besoins. En examinant les transactions de vos Utilisateurs Nommés dans ECC et en attribuant des licences correspondantes dans S/4HANA, vous pouvez réduire le coût de la migration.

Reprenons l’exemple des Utilisateurs Professionnels Nommés Limités (Limited Professional Named User). Si vous analysez l’utilisation qu’ils font de leur licence, vous constaterez peut-être que ces utilisateurs n’ont pas besoin d’autant d’autorisations et qu’une licence fonctionnelle fera l’affaire. Si c’est le cas, vous abaissez le prix de votre migration vers S/4HANA. 

En d’autres termes, vous optimisez les licences de vos Utilisateurs Nommés, puis bouclez la boucle avec les autorisations de licence et leur utilisation. Reste ensuite à prendre une décision rentable : échanger les anciennes licences que vous n’utilisez plus contre un crédit.

Une solution de gestion des licences SAP permet de « cartographier » les transactions actives des utilisateurs SAP pour savoir ce qu’ils utilisent effectivement. Vous pouvez alors comparer cet usage aux autorisations accordées par les licences S/4HANA, préparer sur cette base votre modèle d’autorisation S/4HANA, et savoir de quelles licences vous aurez besoin à l’avenir.

Ces informations en poche, vous pouvez répondre à la question qui vous trotte probablement dans la tête depuis le début de cet article.

4) Comment payer S/4HANA au juste prix ?

La migration vers S/4HANA représente une belle occasion de rééquilibrer les relations commerciales que vous entretenez avec SAP. Primo, en achetant les licences dont vous avez besoin, et non en versant des sommes excessives pour des licences dont vous n’avez pas l’utilité. 

Petite piqûre de rappel : vos licences d’utilisation S/4HANA coûtent plus cher que les licences de vos Utilisateurs Nommés et ce, même après avoir optimisé votre parc de licences actuel. Voici un exemple :

À 300 euros, la licence d’utilisation S/4HANA la moins chère (Productivity Use) est plus onéreuse qu’une licence Utilisateur Nommé. Il est par conséquent important de maintenir les coûts de migration au plus bas. Voici comment. Optimization for SAP permet d’associer les transactions des Utilisateurs Nommés à un ensemble de règles et de bonnes pratiques utilisant les types de licences d’utilisation S/4HANA. Ce qui ressemble au graphique suivant :

Comme le montre ce graphique, une licence d’utilisation S/4HANA coûte plus cher que la licence d’un Utilisateur Nommé — et ce n’est qu’un aspect de la migration vers S/4HANA auquel s’ajoutent le coût du moteur SAP et les licences sur autorisations, sans oublier les éventuels produits cloud qui seront nécessaires dans le cadre de votre projet de migration SAP.

Pour de nombreux clients de SAP, de telles dépenses sont a priori rédhibitoires. Elles deviennent carrément effrayantes si les choses ne sont pas faites correctement. C’est pourquoi nous conseillons de suivre ces étapes avant d’entamer tout processus de conversion. Il est essentiel d’automatiser l’analyse des licences de votre parc d’Utilisateurs Nommés SAP pour bien comprendre l’impact financier des licences d’utilisation S/4HANA.

Demandez l’avis d’un expert et surtout, prenez votre temps avant de convertir vos licences actuelles en licences S/4HANA. En procédant à une analyse à court terme, vous éviterez sur le long terme des coûts plus élevés dans S/4HANA.

Le succès de la migration des licences S/4HANA repose sur un concept d’autorisation optimisé qui tient également compte des métriques de vos licences. Entre l’apparition de nouvelles transactions et l’obsolescence des anciennes, le concept de droits doit également être techniquement revu et adapté. Nous vous conseillons de faire les deux à la fois.

Prochaines étapes de votre migration S/4HANA

Migrer vers S/4HANA représente une entreprise gigantesque. Pourtant, en vous y prenant dès maintenant et en optimisant votre environnement de licences SAP, vous simplifierez le processus.

Envisagez une solution de gestion des licences Optimization for SAP capable d’intégrer le modèle traditionnel d’octroi de licences SAP déployées sur site, tout en utilisant les différentes options liées aux droits d’utilisation prévus dans la Liste des prix et conditions pour simuler des scénarios qui feront ressortir les économies potentielles.

L’utilisation de l’outil approprié vous aidera à migrer au juste prix vos licences vers S/4HANA.

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