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Lizenzkosten in der Hybrid Cloud – Praxis-Empfehlungen für ein optimales Kostenmanagement

„Wozu benötigen wir noch ein Lizenzmanagement für Cloud-Anwendungen? Deren Nutzung ist unkompliziert, flexibel und wird gleich abgerechnet, so dass eine Unterlizensierung gar nicht erst entstehen kann.“ Diese Meinung teilen immer noch viele Unternehmen – und sie ist falsch!

Die effiziente und wirtschaftliche Nutzung von Software ist im Cloud-Zeitalter nicht einfacher geworden. Im Gegenteil. Angesichts der heute meist bestehenden komplexen hybriden Cloud-Umgebungen ist sie wichtiger denn je. Denn größere Organisationen erzielen mit einem aktiven Software Asset Management (SAM) Kostenersparnisse im 7stelligen Bereich. Im Folgenden erläutern wir daher, mit welchen Strategien Sie ein optimales Kostenmanagement realisieren können.

Hybrid Cloud: Public-, Private- und On-Premises-Lizenzmanagement

Betrachten wir den Lizenz-Dschungel in der hybriden IT-Welt: Der wichtigste Aspekt dabei ist, dass die Lizenzregeln und Produktnutzungsrechte unterschiedlich sind, je nachdem, ob es sich um Public Cloud, Private Cloud oder lokale Lizenzumgebungen handelt. Das bedeutet, dass Ihre größte Herausforderung im Cloud-Kostenmanagement darin besteht, dass Sie Ihre Kosten in allen Umgebungen verwalten müssen. Um Kosteneinsparungen durch Cloud-Kostenoptimierung zu identifizieren, benötigen IT-Verantwortliche eine vollständige Übersicht über IaaS-, PaaS- und SaaS-Umgebungen.

Nehmen wir den Azure SQL-Server als Beispiel. Sie haben hier zwei Lizenzierungsoptionen: Pay-As-You-Go (PAYG) und Bring Your Own License (BYOL). Wenn Sie sich für PAYG entscheiden, würde ein Jahresabonnement, das 100% der Nutzung abdeckt, 84.000 Dollar für Infrastruktur und Software kosten. Aber wenn Sie Lizenzen, die Sie bereits für Ihre lokale Umgebung besitzen, in der Cloud anwenden, dann gibt es den versteckten Vorteil einer hybriden BYOL-Nutzung, der Kosteneinsparungen von 10.000 US-Dollar ermöglichen kann, abzüglich Ihrer Software-Assurance-Kosten.

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Die neue Weltordnung: Eine hybride Cloud-Koexistenz

Die meisten von uns leben bereits in einer hybriden Cloud-Welt – mit einer Mischung aus Lizenzen für lokale und Cloud-basierte Services. Nach Gartner-Prognosen wird der globale Hybrid-Cloud-Markt bis 2023 voraussichtlich 138 Milliarden US-Dollar erreichen. Viele Softwareanbieter geben ihre klassischen Lizenzen jedoch nur ungern auf, und die meisten Unternehmen sind noch nicht in der Lage, zu 100% in einer Cloud-basierten Umgebung zu agieren.

Behalten Sie im Hinterkopf, dass auch Softwareanbieter sich bemühen, mit der Cloud-Konvertierung Schritt zu halten. Mit der Umstellung auf die Cloud geht ein verändertes Procedere bei Software-Lizenzprüfungen einher. Da Gebühren für Cloud-Service (z.B. SaaS) möglicherweise den Umsatz verwässern und kurzfristige Gewinne reduzieren, können Sie mit verschärften Softwarelizenz-Audits rechnen, wenn Anbieter versuchen, Verträge auf die Cloud zu übertragen oder verlorene Umsätze auszugleichen.

Mit einem starken Software Asset Management in der Cloud können Sie von dem Druck profitieren, den Anbieter verspüren, um Sie in die Cloud zu schieben. Wenn Sie sich gut auf Verhandlungen vorbereiten, dann kann das Audit für das Ergebnis Ihres Unternehmens von Nutzen sein.

Im Wesentlichen gibt es drei Strategien, um das Cloud-Kostenmanagement für die Hybrid Cloud zu verbessern:

  1. Ungenutzte klassische Lizenzen gegen Cloud Services tauschen. Anbieter sind sehr darauf bedacht, Cloud-Abonnements voranzutreiben. Infolgedessen können Sie in den Auditverhandlungen oftmals ungenutzte „Shelfware“-Lizenzen (Lizenzen, die Sie bereits besitzen, aber nicht wirklich benötigen oder verwenden) und Wartungskosten in neue Cloud-Services überführen. Größere Anbieter haben dafür tatsächlich Programme mit Rabatten und Anreizen eingerichtet. Denken Sie aber daran, die vergünstigten Cloud-Services nur für die Lizenzen zu kaufen, die Sie wirklich nicht benötigen.
  2. Cloud-Services kaufen, um Audit-Gebühren zu vermeiden. Anbieter könnten Sie dazu drängen, Cloud-Services anstelle von zusätzlichen Gebühren während eines Audits zu kaufen, auch wenn Sie diese nicht wirklich benötigen. Der Verkauf von Cloud-Services hat für Anbieter nach wie vor höchste Priorität, obwohl viele Cloud-Abonnements langsam oder vielleicht gar nicht implementiert werden. Obwohl beispielsweise Office 365 ein Umsatzwachstum verzeichnet, sind Unternehmen, die diese Lizenzen erworben haben, möglicherweise gar nicht in der Lage, sie zu verwenden. Seien Sie sich darüber im Klaren, welche Abo-Services Sie jetzt benötigen – und vermeiden Sie es, Ihr Budget für Cloud-Lizenzen auszugeben, die im Großen und Ganzen zur „Regalware“ werden.
  3. Zusammenschluss Ihrer Assets durch Lizenzierung von Cloud-Diensten (alles in einem). Eine weitere Strategie von Anbietern wie Microsoft ist die Vereinfachung! Hier decken die Cloud-Lizenzen Cloud- und On-Premises-Nutzung ab. Tatsächlich enthalten die Office 365-Produkte Doppelzugriffsrechte, die dem Benutzer den Zugriff auf Online-Dienste sowie auf Servern vor Ort ermöglichen. Beispielsweise berechtigt das Exchange Online-Benutzerabonnement seine Benutzer für den Zugriff auf Exchange Online-Dienste sowie auf Exchange Server-Funktionen, was Exchange Server-CAL (Client-Zugriffslizenzen) nutzlos macht. Darüber hinaus decken größere O365-Suiten wie Microsoft 365 auch diese Office Server-Installationen ab. Diese Option vereinfacht nicht nur die Lizenzierung von Microsoft, sie kann auch dazu führen, dass Sie keine Software Assurance für diese On-Prem-Produkte mehr bezahlen müssen, da diese bereits in den Cloud-Abonnements enthalten sind.

Cloud-Compliance: viele Risiken

Wie schon gesagt: Ein verbreiteter Mythos ist, dass sich das Compliance-Risiko mit zunehmender Cloud-Adaption verringert. Die Gartner-Studie „Software Asset Management for the Cloud: Consumption Management and Optimization Take Center Stage zeigt jedoch, dass sich mit zunehmender Verbreitung von SaaS die Compliance-Metriken von einem einfachen zählerbasierten System (pro CPU, pro Kern, pro Installation) zu einem komplexeren verbrauchsbasierten System verschieben (pro CPU-Stunde, pro autorisiertem Benutzer zu einem bestimmten Zeitpunkt).

Wie wirken sich also Änderungen bei den Compliance-Metriken auf Ihr Risiko aus? Verbrauchsgesteuerte Kennzahlen können erhebliche zusätzliche finanzielle Risiken durch ungeplante Kosten mit sich bringen, insbesondere wenn mehr Stunden als erwartet genutzt werden. Eine effektive Lösung ist die Implementierung von verbrauchsbasierten Analysen in Ihrer SAM-Architektur, um ungeplante Kosten und Betriebsunterbrechungen zu vermeiden.

Neben einer Verschiebung bei den Metriken gibt es noch einige andere Bereiche, in denen die Cloud ein erhöhtes Compliance-Risiko für Ihr Unternehmen mit sich bringt. Indem Sie umfassende Maßnahmen zur Absicherung der folgenden Risikobereiche definieren, können Sie Ihr Software Asset Management weiter Cloud-sicher machen:

  • Nicht genehmigte und unbemerkte Dienste: Cloud-Services werden auch außerhalb der IT-Abteilung erworben.
  • Hybride Nutzung: Ihre Cloud-Benutzer verwenden neben der Cloud auch lokale Dienste.
  • Teilen von Berechtigungen: Ist Ihr Benutzer wirklich der autorisierte Benutzer?
  • Geografie: Gibt es eine Nutzung außerhalb des Lizenzgebiets?
  • Juristische Personen: Gibt es eine Nutzung außerhalb der lizenzierten Unternehmen?
  • Multiplexing/Systemintegration: Erhöhtes Potenzial für „indirekte Nutzung“.
  • Zugriff durch Dritte: Zusätzliches Compliance-Risiko.

Cloud Discovery: Stürmische Zeiten

Es ist kein Geheimnis, dass das Rückgrat eines erfolgreichen Software Asset Managements von akkuraten und aktuellen Daten zu Ihrem Softwarebestand abhängt. Cloud Services könnten jedoch die Fähigkeiten Ihrer aktuellen Discovery-Tools unterlaufen.

Da sich Ihre SAM-Umgebung mit jeder neuen Cloud-Implementierung dynamisch verändert, werden Erkennungswerkzeuge schnell obsolet. In einem Bericht aus dem Jahr 2016 stellte Gartner fest, dass bestehende Discovery-Tools bis 2019 für 90% der SAM-Anforderungen nutzlos sein werden.

Ein Tool beispielsweise, das in Ihrer physischen Windows-Umgebung läuft, ist nicht dasselbe Tool, wenn es in mobilen oder Cloud-Umgebungen läuft. Sie können Risiken minimieren, indem Sie Ihre SAM-Architektur um zusätzliche Datenquellen und Cloud-Kostenmanagement-Tools erweitern, die Veränderungen in den Lizenzmodellen abbilden.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, den umfangreichen Einsatz von Cloud-Services zu bewältigen. Stellen Sie sicher, dass Sie über potenziell nicht erfasste Services auf dem Laufenden bleiben. Eine aufmerksame Kontrolle ist sehr wichtig, da die Cloud immer schneller wächst und nicht verwaltete Assets häufig zu zunehmenden Audit-Aktivitäten führen. Viele Anbieter konzentrieren sich immer noch darauf, Sie in die Cloud zu schieben, und haben mit der nächsten unvermeidlichen Welle von Audit-Aktivitäten noch nicht angefangen. Nutzen Sie diese Zeit, um Ihre Systeme in Ordnung zu bringen, und überwachen Sie Veränderungen in den Lizenzmodellen.

SAM strategisch einsetzen

Ihr Unternehmen kann immer einen Schritt voraus sein, indem es dafür sorgt, dass Ihr Software Asset Management zielgenau auf die Herausforderungen der Cloud ausgerichtet ist. Wenn Sie strategisch über Cloud-Kostenmanagement nachdenken, dann sind Sie bei anstehenden Vertragsverhandlungen darauf vorbereitet, kostensparende Entscheidungen zu treffen.

Am wichtigsten ist, denken Sie strategisch! Softwareanbieter sind derzeit verzweifelt auf der Suche nach Cloud-Umsätzen. Nutzen Sie dies zu Ihrem Vorteil. Stellen Sie sicher, dass Ihr Software Asset Management dynamisch bleibt und sich weiterentwickelt, während Sie die Cloud meistern.

Carlos Pereira

Carlos Pereira

Carlos Pereira ist Vendor Competence Manager für Cloud-Lösungen bei Aspera. Bevor er 2017 zu Aspera kam, arbeitete er als Eskalationsmanager für Enterprise Kunden im Office 365 Team, später als Microsoft Licensing Specialist. Er unterstützte interne Microsoft-Mitarbeiter in Bezug auf die Microsoft Volume Licensing Agreement Regeln und Produktnutzungsrechte.

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