Forrester ROI-Studie: wie man 7 Mio. $ an Software-Lizenzkosten spart

Investieren, um zu sparen und produktiver zu werden? Gerade in Krisenzeiten gilt es, Investitionen besonders werthaltig einzusetzen – zum Beispiel für ein effizientes Software-Lizenzmanagement. Marktanalysten von Forrester haben in einer Total Economic Impact-Studie das ROI-Potenzial untersucht, das Unternehmen mit dem Einsatz eines professionellen Software Asset Managements (SAM) erzielen können. Die Praxis-Analyse bewertet die risikobereinigte Kapitalrendite und den Nutzen am Beispiel eines großen US-Unternehmens. Eingesetzt wurde die Lizenzmanagement-Software des SAM-Spezialisten USU, der die Studie auch beauftragte. Die Ergebnisse der Analysten werden im Folgenden dargestellt und sind bemerkenswert: Die Kostenvorteile betragen über 3 Jahre gut 7 Mio. $ gegenüber Kosten von ca. 3,2 Mio. $. Das entspricht einem Netto-Kapitalwert von fast 4 Mio. $. Die Amortisationszeit beträgt 7,9 Monate.

Abb.1: Zusammenfassung der Wirtschaftlichkeitsberechnung in 3 Jahren

Total Economic Impact (TEI): Die Methodik

TEI ist eine von Forrester Research entwickelte Methode, die Unternehmen dabei unterstützt, den realen Wert von IT-Initiativen zu demonstrieren, zu rechtfertigen und umzusetzen. Die TEI-Methode dient dazu, ein vollständiges Bild der gesamten wirtschaftlichen Auswirkungen von Kaufentscheidungen zu treffen und besteht aus vier Komponenten zur Bewertung des Investitionswertes: Nutzen, Kosten, Flexibilität und Risiken. Der Nutzen stellt den Wert dar, den die Anwenderorganisation durch das vorgeschlagene Produkt erhält. Die Kosten repräsentieren die Investition, die notwendig ist, um den Wert bzw. den Nutzen des vorgeschlagenen Projekts zu erfassen. Innerhalb der TEI-Methodik stellt die Flexibilität den indirekten Nutzen bzw. den strategischen Wert aus einer Investition dar, zum Beispiel eine höhere Mitarbeiter-Produktivität als Folge. Außerdem werden die Risiken betrachtet, welche die Unsicherheit der in der Investition enthaltenen Nutzen- und Kostenschätzungen berücksichtigen.

In einem mehrstufigen Verfahren sammelte Forrester auf Basis von Interviews Daten über SmartTrack. Des Weiteren wurden mit Vertretern des Unternehmens ausführliche strukturierte Interviews im Hinblick auf Kosten, Nutzen und Risiken geführt. Auf dieser Datengrundlage erstellten die Experten ein risikobereinigtes Finanzmodell.

Ausgangssituation

Das untersuchte Unternehmen ist ein multinationaler Konzern mit über 70.000 Mitarbeitenden und Hauptsitz in den Vereinigten Staaten. Verwaltet werden Lizenzen von ca. 2.000 Softwareanbietern.

Vor der Verwendung von License Management der USU verwendete das Unternehmen mehrere unterschiedliche Tools für die Lizenzverwaltung. Diese isoliert voneinander arbeitenden und wenig benutzerfreundlichen Werkzeuge erforderten einen erheblichen manuellen Aufwand, um Software-Lizenzen zu überprüfen und Daten zu konsolidieren. Nicht durchgehende Prozesse, ungenaue Daten sowie die manuelle Aufbereitung und Zusammenführung erforderten viel Zeit. Auch einfache Recherchen waren aufgrund der Bedien-Komplexität der Tools sehr aufwändig, zumal dazu ein externes Reporting benutzt werden musste. Auch war es nicht möglich, mit den bestehenden Systemen die SAM-Abläufe effizient abzubilden. Obwohl die Organisation versuchte, Prozesse zu automatisieren, Aufgaben zu rationalisieren und Fehler zu reduzieren, war dies mit den bisherigen Instrumenten nicht zu erreichen.

Neue SAM-Lösung & Investitionskosten

Die Organisation entschied sich für das License Management der USU aufgrund der Fähigkeit, Daten zu konsolidieren und eine aktuelle Nachverfolgung zu ermöglichen. Das System ist ergonomisch und intuitiv bedienbar und verfügt über professionelle Berichts- und Suchfunktionen. SAM-Prozesse lassen sich damit sehr gut abbilden und automatisieren.

Die externen Investitionskosten bezogen sich vor allem auf die Lizenz- und jährlichen Wartungskosten der Software sowie umfangreichere externe Beratungs- und Implementierungs-Aufwände, welche risikobereinigt etwa 1,5 Mio. $ betrugen. Dazu kamen interne Kosten für die sukzessive Anbindung der Softwareanbieter, für die weitere Implementierung und Datenbankverwaltung sowie sonstige Projekt- und Management-Kosten. Die Aufwände für Projektmanager, technische Experten, SAM-Fachexperten und Datenbankmanager summierten sich im ersten Schritt auf 11.300 FTE-Stunden. Des Weiteren fielen fortlaufende Kosten für kleinere Erweiterungen, die laufende Verwaltung etc. an. In Summe beliefen sich die risikobereinigten internen Kosten für die Implementierung und die Verwaltungszeit über drei Jahre auf 1,68 Mio $.

Quantifizierbare Vorteile durch professionelles SAM

Mit der implementierten USU-Lösung ist das Unternehmen in der Lage, viele SAM-Prozesse zu automatisieren und damit den Zeitaufwand für diese Aufgaben zu reduzieren und sicherzustellen, dass die Daten auf dem neuesten Stand sind. Benutzerfreundliche Schnittstellen verbessern die Report-Erstellung, liefern Daten in Echtzeit und ermöglichen die schnelle Ad-hoc-Suche nach jeder Art von Information. Zusammen mit der Prozesseffizienz kann das Unternehmen jederzeit auf Knopfdruck die Einhaltung von Compliance gewährleisten. Dazu kommen signifikante Einsparungen durch automatisiertes Lizenz-Harvesting, also Echtzeit-Scans der verfügbaren Lizenzen, um sicherzustellen, dass die Organisation nur für die Lizenzen bezahlt, die sie benötigt.

Im Einzelnen lassen sich drei Bereiche für den quantifizierbaren Nutzen durch SAM fixieren:

Effizienz des IT-Unterstützungsteams

Die Organisation konnte durch die Automatisierung mit SmartTrack Effizienzgewinne für das IT-Support-Team erzielen. Die Organisation automatisierte etwa 50% ihrer etwa 100.000 Software-Anfragen pro Jahr und minimierte damit die Anzahl der Tickets. Damit zusammenhängend konnte die durchschnittliche Auslieferung bzw. Installationszeit von Software ebenfalls um etwa 50% reduziert werden. Der Gesamtnutzen über drei Jahre belief sich in diesem Bereich auf 4,4 Mio. $.

Effizienz des Compliance-Teams

Das Compliance-Team konnte mit SmartTrack die Vorbereitungsaufwände für Audits aufgrund der präzisen Lizenzdaten in Echtzeit um 50 % reduzieren und im Rahmen von Audits auftretende Fragen schneller beantworten. Durchschnittlich gibt es 20 Audits bzw. True-ups pro Jahr. Der risikobereinigte Gesamtnutzen daraus beträgt gut 440.000 $.

Kosteneinsparungen bei Software-Lizenzen

Die USU-Lösung ermöglicht außerdem Einsparungen bei den Lizenzkosten durch ein automatisches Lizenz-Harvesting-System. Durch das Wiederverwenden vorhandener (brachliegender) Lizenzen lassen sich so die Ausgaben für Neuanschaffungen beträchtlich senken. Bezüglich der Software-Kosteneinsparungen aus diesen Initiativen wählte Forrester einen konservativen Betrag und berechnete einen Gesamtnutzen über drei Jahre von 2,3 Mio. $.

Abb. 2: Risiko-bereinigte Cash-Flow-Übersicht